如何通过云数据管理系统实现企业文件管理

近期,有媒体对国内近百家企业的管理者做了深入的采访和调查,将其在文件管理上遇到的问题加以总结,在受调查的企业管理者中,一半以上人表示,他们认为自己企业的文件没有得到良好的管理,且并未找到简单有效的解决办法。

这些问题主要体现在:

·文件分散,丧失价值

·存储方法不科学,文件易丢失

·缺乏有效的访问方法

·文档难以流通和共享

·机密文件泄露,企业蒙受损失

实际上,在接受调查的企业中,大多数已经尝试过一些文件管理办法,但都没有得到最终的推行。我们将他们尝试过的办法总结为3类,并分析各种方案的利弊。

1.自建共享服务器

传统FTP服务器

这种方式的好处非常明显:部署简单,成本低。

但这种方法几乎无一成功,原因主要有服务不稳定、缺乏保障操作复杂、难以推行、无法远程访问以及欠缺查询功能等等。

2.按需求定制系统

客户定制的文档系统

与中小企业相比,大型企业更习惯寻找软件集成商,在经过长时间的需求分析和开发测试后,运行定制化的企业文件管理系统,但最终的结果往往不尽如人意。

调查中发现一个惊人的数字:将近73%的客户对新系统并不满意,有34%的系统由于无法胜任需求而被搁置,主要原因包括:需求理解偏差、系统过于复杂(用户操作困难)以及系统不稳定等。

3.使用SaaS服务

常见的SaaS服务如在线的OA系统等。

这种方式比自建服务器专业,又比定制系统所耗费的资金和时间资源小得多。但仍有管理者在试用了一段时间SaaS服务后,选择了放弃,主要的原因是:

·对数据安全和隐私的担忧:企业管理者往往不能接受将企业内部数据托管在第三方服务器上。

·功能缺乏针对性:SaaS服务系统更具有普适性,很难灵活地应用于不同企业的业务流程。

此外,众多企业管理者纷纷提出了自身所在企业文档管理现今所面临的需求,我们总结了一下,大概有以下6点:

·自动收集文件,统一规范

收集和分类是文件管理的前提,云存需要支持自动从企业员工那里收集文件,并按照规定进行分类。

·文件可检索,跨平台接入

让员工以最方便的方式检索所需文件,即便是出差或见客户时,也能用手机、平板电脑或网页接入。

·实时备份,保留历史

保证企业文件不会被轻易损坏,即便是误删除、误修改、也能通过数据备份找回。

·提供便捷的共享和发布渠道

保证员工内部,员工和客户之间可以很方便的共享文件,实时访问。

·严格控制文件权限

为不同类型的文件设置不同的权限,有助于防止文件外泄。云存储提供的权限等级越多,权限管理越灵活。

·私有化部署,保证可扩展性

新型云存储私有部署方案解决了SaaS服务不安全、可扩展性弱等缺点,且无需二次开发,部署风险小。

新型奥赛数据管理服务完美解决以上问题,

奥赛云夹的功能点

集中存储

为企业、高校、团体搭建功能强大的文件数据存储共享云平台,一站式解决文件存储与管理、协同办公、移动办公等不同的业务需求,打造安全可靠的企业网盘、企业知识库,统一企业的文件下发与汇集,为企业组织优化管理流程,提高办公效率。

权限管控

文件只能被有权限的用户使用,10种权限类型,支持权限类型组合和拆分满足企业权限管理需求,支持多个超级管理员/多个二级管理员,支持权限继承/不继承机制,满足各种特殊场景,清晰罗列文件夹或文件上的用户权限,让企业权限一目了然。

文档流转

多样化的文档传递方式,可通过链接分享、空间共享、文件共享等方式,实现文件传递更便捷,办公协同更高效。基于传输加密、权限管控措施,使文档流转安全可控。

版本管理

默认显示文件最新版本,不限制文件历史版本数量,且文件历史版本永久保存,可以随时预览、下载、恢复,可以添加版本描述,版本信息清晰明确,科学的锁定/解锁机制,避免修改冲突且不影响其他用户使用。

全文搜索

企业级搜索引擎,支持关键词全文检索,毫秒级查找所需文件,并且支持二次检索,可以根据文件路径、创建者、修改者、创建时间、修改时间等条件进行二次筛选,更便捷更精准定位所需文件。

消息提醒

具有定时提醒与文件变动提醒功能,会准时弹出提示框,并显示在用户的消息中心面板,极大方便企业内部的文件协作,提高用户之间的协作效率。

在线编辑

支持调用本地程序预览,并且可以选择所需要的本地程序编辑文件,真正的本地化操作体验;编辑完成后,文件可以自动上传更新到服务器,生成新版本,用户可以添加版本描述。

在线预览

支持插件预览和本地电脑程序预览两种预览方式,可以灵活设置满足企业文件预览需求,插件预览支持常见办公文件格式,本地程序预览模式可以做到快速便捷预览本地电脑程序支持打开的文件格式,并且可以选择本地程序,满足用户不同文件预览场景。

日志报表

系统内所有用户的文件操作记录和权限管理日志都会被详细记录,管理者可以迅速定位特定用户和特定时间内的文件操作记录,便于企业内部的规范监督和追溯。

二级回收站

系统内所有删除的文件都可以在回收站内找回,有效防止误删除和恶意删除等风险,确保系统内文件不会丢失。

后台管理

管理员可以在系统后台进行个性化设置以及查看当前系统运行状态,让文件管理系统当前状况一目了然,满足企业管理者的系统管控需求。

移动办公

移动端全平台覆盖,支持拍照上传,文件上传,下载,预览,新建文件夹,重命名等移动端常用操作,方便用户移动办公,随时随地地文件访问、共享和协作,工作不间断,商机无遗漏。

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