旧事揭秘：故宫博物院固定资产信息化管理与应用

张丽芳

[摘 要]随着博物馆文物保护与宣传教育工作的不断深入，固定资产作为资金转化的一種物质形态资产，在博物馆财务核算中所占比重呈逐年上升趋势，已成为博物馆各项工作快速、高效开展的重要保障。在固定资产采购需求日益增长的条件下，固定资产科学、有效的管理需求越来越迫切，为了提高资产规范化管理，提升使用效率，确保资产价值的最大化利用，故宫博物院在实际应用管理中进行了大量的摸索，并取得了一定的成果。本文将从故宫博物院固定资产信息化管理现状入手，深入分析和探讨如何利用信息化手段，加强固定资产的动态长效监管。

[关键词]故宫博物院；固定资产；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.029

[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）16-00-04

固定资产管理工作一直是备受行政事业单位关注和深入探讨的基础性管理工作。在信息技术飞速发展的今天，无线网络、数据库、物联网技术为固定资产管理与决策提供了非常重要的技术手段，不仅完善了财务管理制度的实施细节，而且逐步解决了以往手工管理存在的实际问题，大幅度提升了固定资产的管理水平。但由于固定资产种类繁杂、流动性大，信息技术手段并未达到管理工作的全覆盖，在这样的条件下，如何做好固定资产动态长效的监督管理，如何发挥固定资产的最大效能，成为固定资产管理者急待解决的问题。本文将以故宫博物院（以下简称为“故宫”）固定资产管理系统为例进行应用研究与探讨。

1 故宫固定资产信息化管理的发展历程与现状

20世纪90年代，故宫引入单机版“行政事业单位固定资产管理系统”，该软件运用数据库技术，实现了固定资产登账、报废以及便捷的数据查询与统计等功能，并采用一维条码的资产标签对固定资产实物进行离线管理。由于该软件仅支持财务专人使用，从而造成固定资产使用部门无法及时获取准确的账目信息，且存在严重的账物脱节现象。2006年，为了解决固定资产账目存在的信息孤岛问题，故宫在现用系统基础上，建立起基于C/S结构的系统，实现了管理与使用部门资产信息查询与修改的功能。2009年，文化部为统一规范、监管直属单位固定资产数据，面向所管辖单位下发了“文化部资产管理信息系统”，该系统主要侧重于文化部对管辖直属单位资产的监督管理需求，所以故宫更换系统后，有效解决了故宫与上级单位两套账的问题，实现了资产数据实时、准确的同步功能。但因系统缺少针对直属单位的个性化管理设计，所以故宫内部固定资产日常动态管理与业务审批流程的问题仍未解决。

2009年底，故宫为了提高内部固定资产精细化管理水平，定制开发了基于B/S结构的“故宫博物院固定资产管理系统”，该系统从投入使用至今，以然成为固定资产不可或缺的管理工具，为故宫固定资产管理带来了很大的提升空间。

2 故宫固定资产管理信息系统的建设与应用

2.1 固定资产元数据规范化建设

固定资产元数据是用于定义和描述固定资产数据和对象的数据。我国固定资产元数据标准化建设于1994年，首次发布了《固定资产分类与代码标准》（GB/T 14885-1994），经过10多年的广泛应用，对于门类、中类、小类及相关资产代码进行了内容更新，并于2011年发布了修订版《固定资产分类与代码标准》（GB/T 14885-2010）。而对于固定资产描述性和管理性的元数据，是在总结长期固定资产信息化建设管理的经验下，于2015年发布了《固定资产核心元数据》（GB/T 31360-2015）。目前，故宫固定资产管理信息系统在2009年创建之时，还未形成《固定资产核心元数据》（GB/T 31360-2015）标准，因此它是基于文化部资产管理系统资产卡片元数据设计原则，并结合故宫固定资产工作的管理需求进行了元数据设定与扩展。故宫固定资产元数据包括资产卡片和资产业务管理两部分。资产卡片元数据按照《行政单位会计制度》（财库[2013]218号）将固定资产划分为6大类，分别设计了12个卡片模板。每个模板设有公共元素和个性化元素，其中资产分类元素是按照《固定资产分类与代码标准》（GB/T 14885-2010）设定的，其他元素是在文化部资产管理系统资产卡信息的基础上，并结合故宫实际管理特点扩展了会计凭证号、领用部处、领用科室和领用人等元素，每个元素都制定了相应的著录规则和部分相连元素的逻辑关系。资产业务管理元数据是基于业务单据的特点而制定的元素，它也设有公共元素和个性化元素（见表1）。固定资产元数据的规范化建设是系统建设的根基，它不仅为本系统提供检索、统计以及数据交互的支撑服务，而且也为整个“数字故宫”中的各相关业务系统或未来综合性决策平台的数据挖掘、大数据分析提供数据服务。

2.2 故宫固定资产管理系统建设架构

故宫固定资产管理系统架构设计是以固定资产卡片数据为核心，通过资产业务功能以及相关系统功能的集成，实现对固定资产生命周期全程记录追踪的闭环管理。该系统分为基础层、业务层和决策层（见图1），基础层涉及固定资产卡片信息管理、综合查询、权限控制及系统管理等功能；业务层是针对资产在生命周期中以资产处置、资产盘查、资产收益、接受捐献等开展的相关业务；决策层为财务部门、院领导提供统计报表等功能。整体的系统架构的优势主要表现在以下4个方面。

2.2.1 固定资产数据公开、透明

故宫固定资产管理系统基于B/S结构，采用数据库技术，使固定资产管理者可以随时随地查询、浏览分管固定资产的最新或历史数据，彻底解决了管理部门与使用部门之间账物脱节的问题，将固定资产全生命周期过程中开展的各项业务处理记录向固定资产管理者和使用者开放，做到摸清家底、责任到人。

2.2.2 业务流程管理的可视化与协同处理

业务流程管理主要通过对固定资产新增、变动、处置、盘点等业务审批环节进行规范化设计，固化各业务审批流程，明确使用部门、职能部门、主管院领导等各级审批职责，实现跨部门协同工作，避免越级或违规审批等问题。此外，在业务流程管理中主要采用了“工作流”技术，通过系统自动推送方式，将待处理公文分配给指定审批人员，大大提高了业务单据的传送速度和审批效率，经办人也能通过流程图、操作日志功能随时追踪审批进度，实现流程的可视化（见图2）。

2.2.3 移动终端的辅助管理

定期的账物核对工作是固定资产管理最为重要的环节之一。移动数据终端可以嵌入资产盘点程序，运用无线网络和条码识别技术，在不同时间和不同空间对固定资产进行账物盘查。盘查结果信息可以通过终端设备与数据库进行数据交互，以此辅助资产管理者快速、便捷地掌握各类资产的使用和管理状态。

2.2.4 与其他财务系统的集成

故宫固定资产管理系统是财务管理系统中的一个子系统，它将与故宫已建成的预算管理系统、采购管理系统、设备维修流程紧密衔接，形成一整套项目资金、资产的管理体系。

预算编报、审批人员能够实时查看固定资产系统的各个部门各类型资产的配备数量及使用状态，从而决定资产预算的采购金额。采购管理系统可以明确显示采购资产的名称、数量、规格型号、品牌和价格等信息，直接为资产系统的登记提供有效的信息。设备维修流程全程记录了资产维修的历史记录、更换配件等信息，维修单据直接与固定资产卡片信息关联，为固定资产全流程查看固定资产使用状态提供服务。通过与固定资产相关的系统和功能模块进行集成，使固定资产整个生命周期更加完整，同时也为管理者分析、调配提供全面、科学、有效的服务。

2.3 故宫固定资产的长效监督管理机制

2.3.1 建立有效的监管机制

固定资产管理在信息技术发展的当下，仍是以人为主，以信息化技术手段为辅的阶段，做好二者之间的紧密衔接、形成常态化的管理模式是全面提升固定资产管理水平的有效方式。故宫在固定资产管理方面，将制度与系统建设进行了紧密衔接，系统成为制度落地的有效工具，为制度执行提供有效的保障。目前，故宫建立起四级管理机制，设置院、部门、科组、领用人4个层级的管理角色。院级管理员由财务处人员承担，负责固定资产登记、数据监管以及数据上报等工作；部门管理员、科组管理员分别负责部门和科组范围内所有固定资产使用情况的信息维护、处置和监管等工作；领用人是直接负责本人管辖范围内固定资产使用信息维护、处置工作。四级管理角色的职责分工明确，责任到人，通过从小到大扩大监管职责范围，将固定资产在实际工作中的监控落实到位。

此外，故宫还在固定资产生命周期的管理中，设置了资产归口职能管理机构，赋予相应的资产管理职责（见图3）。通过对特定类型固定资产从预算、采购、维修、资产报废报损技术鉴定、资产处置等方面进行统筹管理，不仅能够优化故宫整体资产配置、加速资产使用运转效率，而且还可以控制资产采购批次、品牌，为全面掌握资产使用期限、资产维修保养等管理工作带来便利。

2.3.2 固定资产盘查工作的常态化管理

固定资产盘查工作是固定资产管理层和使用层对整个固定资产所处的状态进行全盘了解与掌握的重要途径，同时也是对平时工作疏忽、遗漏进行弥补和更新的一种方式。固定资产种类繁杂、价值不等，为了确保固有资产的安全、完整，盘查工作必不可少。故宫按照四级管理角色，逐级盘点，上级管理员有权对下级管理员分管固定资产进行抽查，并规定每年度必须开展1次全院的资产盘查工作，各部处的资产可以在本年度内进行不定期的自盘自查工作。在盘查中，一旦发现存在賬目信息与固定资产使用信息不一致、账实报废处理不同步等问题，必须立即整改。因此资产盘点的常态化管理至关重要，在较短的时间内，各级管理员可以快速追溯事情发展的全过程，一旦时间久远，追查不到事情发生的源头，资产脱离了管理的跟踪，就会出现资产盘亏的现象，给单位及国家财产带来不同程度的损失。故宫在资产抽查中，是对资产监管的一种管理行为，充分发挥了四级监管的优势，增强各级管理人员的管理意识，结合各部门资产使用与变化的特点，不定期抽查，可以大大降低固定资产脱离管理的概率。

2.3.3 多系统集成形成精细化管理

固定资产管理系统是从资产价值管理的角度，对固定资产账目、业务处置等工作需求进行信息化管理的软件。由于故宫固定资产包含了数量庞大的文物和图书资产，这两类资产在各自领域都具有不同的管理要求，而这些要求并非固定资产管理系统所关注的，因此故宫通过建立专业的信息管理系统，如故宫文物管理信息系统和书目数据检索系统，来实现对文物和图书进行科学、专业化的管理。其中“书目数据检索系统”，为提供书目编目、查询、借阅等功能。“文物管理信息系统”，是通过文物账目管理子系统实现了180多万件文物数据的查询、编目、在库/销号管理、伤况管理等功能；通过文物流通与出入库子系统规范文物参展、拍照、外借等文物利用业务的审批及出入库验放流程，实现对文物动态信息的管理；通过文物修复系统对文物修复前后所采取的修复方案及修复技术等内容进行全程数据化记录。这些系统都是从专业角度，结合各自特点，实现了对每件文物和每册图书的账目和业务动态的管理，全面记录了历次流转与保护的痕迹。多业务系统的建设除在确保固定资产价值、账物一致之外，使固定资产整体管理更加完善、更加精细化。

3 故宫固定资产信息化应用中存在的问题

故宫在近10年的系统应用中，一直在密切结合财务制度、自身固定资产管理特点及要求，不断探讨固定资产行之有效的管理方式，但目前在信息技术的局限下，仍然存在一些无法跨越的问题，值得做更深层次的探讨。

3.1 特殊固定资产不适用贴签管理

每件固定资产必须有1个属于自己的资产名片，即固定资产标签。目前，社会上常用的是纸质、PVC、金属等材质的标签，采用的多为一维条码、二维条码识别技术和射频识别技术，但是它们共性都是需要附着于实物上，这对于某些特殊物品就带来了很大的难度。

故宫固定资产标签粘贴采用的是二维条码PVC材料的标签，在实际的管理中，固定资产标签并不能全部贴于实物上，主要表现在以下3个方面。第一，对于小型设备或器材，如镜头、录音笔等，因资产规格小巧，设备外表不平整，没有足够空间粘贴资产标签，极易在资产使用中出现翘边、脱落等现象。第二，1个固定资产编号对应多件实物，如图书类资产，一般以“部”为单位，给予1个资产编号签标，无法在每1册书上张贴资产标签。第三，对于房屋土地、汽车等类固定资产。以上这些情况就造成部分特殊资产因无法粘贴标签，而极易脱离资产管理，成为信息化管理的盲区。

3.2 固定资产变动信息无法实现实时更新

在固定资产信息化管理工作中，资产当前位置、使用状态、主责管理人员等动态信息的更新尤为重要，这些信息直接反映了资产的隶属关系、管理状态，是资产管理人员能够全面掌握并落实账物一致最直接的方式。目前，在信息化技术领域，已经实现了对物体指定区域定位的技术，但在资产实物全空间动态监管的方面，还没有形成一套成熟、普及率高、低成本、全智能的物联网管理解决方案。所以资产在使用过程中的全程管理，大部分仍需依靠人工进行管理和信息维护，而目前大多数资产管理人员责任意识不强，往往忽略了资产变动信息的更新，造成在追查资产下落和管理责任时，无从下手。

3.3 固定资产数据分析与挖掘程度不足

目前，信息技术在固定资产领域的应用还仅限于实现固定资产账目数据、业务单据流程化管理、财务核算相关的统计报表功能，对于固定资产在购置、使用、维修保养、评估等方面的数据综合分析，以及数据深度挖掘还尚未形成服务、决策支持的管理需求和技术实现。例如，从项目角度出发，纵向分析项目实施各个阶段的固定资产购置比例、增长趋势、使用率与项目成果的绩效评估、资产维修保养频率等，为项目管理团队对项目预期发展和优化提供了准确、可靠的数据服务。横向分析可以对多个项目中涉及同类型固定资产购置品牌、规格、数量、价值、使用状态和维修率等方面进行统计分析，为资产质量评估、资产购置提供参考服务。

4 结 语

固定资产管理系统的应用是今后企事业单位必备的财务管理软件，随着网络技术、追踪技术以及植入技术的飞速发展，固定资产信息化管理理念和管理技术将会上升到一个新的高度，解决目前所存在的各类问题，未来固定资产管理软件不再仅仅局限于固定资产数据管理，而更多地侧重于对固定资产的科学、合理利用，为领导决策提供数据分析服务，为各层级固定资产管理人员提供智能化管理手段。在固定资产管理工作中，将以信息化管理手段为主，以人工管理为辅，固定资产管理者也将从琐碎的人工管理工作中解放出来，将更多的精力投入固定资产智能化管理工作中。

主要参考文献

[1]高昂，程越，朱虹，等.固定资产核心元数据支撑资产管理信息化建设[J].中国标准化，2015（3）

旧事不沧桑，向着你的心灵深处出发。

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