职场必看-20年经验总结，高效管理电子邮箱秘诀

先来做一个小测试，看看对于“高效管理电子邮箱”你能得多少分？

请选择：

1. 每周至少登陆1次邮箱

是（5分） 否

2. 经常通过移动设备如智能手机、平板电脑等收取邮件

是（5分） 否

3. 每周对无用邮件进行清理，使用邮箱自定义文件夹对重要内容进行归档

是（10分） 否

4. 常使用邮箱记录重要议程，并能及时处理

是（10分） 否

5. 处理邮件时，会遵循一定的规则，对联系人进行分组或建立文件夹管理

是（20分） 否

6. 每天固定1个时间处理邮件

是（20分） 否

满分70分，看看你得了多少？通过这个小测试，相信对自己办公能力已有了一个基础定位，往下看， 本人20年经验总结，教你如何正确提高办公效率一. 优化邮箱设置

密保手机：为了账号安全，密保手机定要设置好

文件夹管理：对于日常重要文件建立不同分类文件夹，便于处理文件

邮件签名：设置一个或商务或个性的邮件签名

日常使用设置：此操作根据个人习惯，显示封数、信头、已读回执、历史登陆详情等。想具体了解可以自行体验。

来信规则设置：此处需要用到黑名单、白名单及来信分类功能，设置后也是好处多多，可以有效过滤你不希望看到的邮件，很实用的功能

SSL加密功能：普及一下，SSL又称安全接层，是为网络通信提供安全及数据的安全协议，利用了数据加密技术，可确保数据在网络传输过程中不会被截取及窃听。此功能的开通对加密安全起到了双重保障，强烈建议开通一下。

以上描述是TOM VIP邮箱的相关设置功能，各家品牌有所不同，个人觉得@163.net的邮箱功能比较实用，且安全性高。有需求可以去注册试用下

二. 定期清理收件箱

定期做减法清理无用文件，若不想删除可单独设置“不常用邮件”文件夹

三. 给邮件一个“家”

设置与工作相匹配的分类文件夹层级，可以参考以下建议：

已处理邮件”

“待处理邮件”

“临时邮件”

无须浪费时间思考，快速找到文件夹

四. 集中时间处理邮件

根据个人工作情况每天规划30-60分钟，专门处理邮件的时间。已被证实是最有效率的规划方法