7种业务自动化升级您的员工会感谢您

每个企业都有它们:那些看似微不足道的低效率,直到你把它们加起来并开始意识到它们真正的成本。

看起来很难,你几乎可以在任何地方发现这些低效率:例如,每次你搜索一个很长的电子邮件链来破译项目的状态或来回发送几个表格来引导一个新员工或批准一个简单的采购。

这些时刻令人沮丧,但它们通常也很小,看起来微不足道。不要被愚弄:随着时间的推移,他们加起来。而且你可以打赌,你和你的员工将在失去机会,增加挫折感和停滞的势头方面为低效率付出代价。

幸运的是,您可以使用正确的业务自动化工具来解决许多这些低效问题。一些简单的业务自动化升级可以为您的员工带来巨大的变化,因为它们可以简化冗余任务,并为您的业务真正重要的高价值工作腾出更多时间。

毫无疑问,30%的员工认为自动化可以使他们的工作做得更好,并且近一半的高管表示已经将业务转变为更好。

要了解哪些业务自动化工具适合您的业务,请仔细查看您和您的员工目前如何每天花费您的时间。如果您发现一个不必要的重复过程或需要不成比例的时间来获得少量回报,那么您就有机会实现自动化。

每个企业都不同,但这里有一些您可能想要考虑的常见自动化升级:

1.通过自动员工入职给人留下良好的第一印象

您是否知道,结构良好的入职流程可以使您的员工坚持超过三年的可能性提高58%?这是一个很好的目标,特别是因为22%的员工流失发生在就业的几周内!

成功的员工入职不仅可以简化招聘流程中的所有文书工作,而且可以为员工对组织的期望 - 以及您对他们的期望。

一个伟大的入职自动化系统应该让新员工无需填写和签署重要表格,如合同和豁免。但它也应该使您能够以一种优雅,彻底和专业的方式分享有关您的工作场所,文化和期望的重要信息,并使您的新员工感觉自己是团队中值得欢迎的一部分。

2.通过简化沟通和协作,Zap浪费了时间

如果您的业务依赖于多个人或团队共同努力使事情发生 - 无论是计划重大事件还是实施大型项目 - 那么您就不能依赖于老式电子邮件来回,特别是因为更好的工具是现在可用。

一个出色的项目管理系统或协作工具可以简化小组项目和任务,并防止停滞不前。像Slack这样的协作工具可以帮助员工摆脱那些永无止境的电子邮件链,使他们能够实时简单有效地协同工作。

更强大的项目管理工具,如Asana,Basecamp和Trello,可以在一个地方组织每个人的工作,因此很容易看到事物的位置一目了然。他们还可以跟踪正在进行的任务以及仍需要完成的任务 - 以及谁负责这些任务。

3.让客户付钱给您更简单 - 不会让您的生活变得复杂

如今,无论是通过您的在线商店结账,通过信用卡付款,设置定期每月付款,设置ACH付款,甚至是写一个,您都可以通过无数方式向客户支付产品或服务费用。老式检查。

当然,您希望能够以最适合他们的方式与您的客户会面并接受付款 - 但这并不意味着您必须为自己和您的员工创造更多的工作。

这就是PaySimple等支付自动化工具可以提供帮助的地方。这些工具可以帮助您灵活地在一个地方满足客户的支付需求。无论是一次性付款还是每月订阅,信用卡或电子支票,在线购买或移动交易,它都有助于拥有一个可以处理所有这一切的系统。

4.通过自动约会和会议安排预订更多业务

您的员工可能乐意帮助客户通过电话预约,但如果他们可以选择在线自行预订,您的客户可能会更高兴。

为自己和您的团队简化生活,并让客户有权自行预约,如果他们愿意的话。在线预订系统可以填补您的日历,同时释放团队的时间。

有很多很好的日程安排选项,所以你必须寻找一个适合你业务的选项。一个很好的选择可能是BookSimple,它使您能够从几乎任何地方 - 您的网站,电子邮件或社交媒体页面 - 使用可嵌入的“立即预订”按钮生成约会。Calendly也非常适合安排客户会议,这可以消除大量的来回,并简单地让您了解彼此的日历。

5.让客户参与自动电子邮件

如果您依靠电子邮件与客户保持联系,那么自动发送电子邮件可以节省您的时间,同时让客户保持参与。有各种各样的服务可以帮助您设置自动电子邮件活动,包括更常用的选项。

您可能已经在营销活动中使用这些电子邮件自动化服务,但您也可以利用它们来保持对客户需求的响应,并消除员工可能一次又一次地发送的大量电子邮件。

首先,与您的员工核实他们倾向于一遍又一遍地发送哪些消息。您可能会发现他们花费太多时间单独确认客户的订单或预订,提供其他产品或服务信息,或回答相同的常见问题,特别是如果自动电子邮件在这些情况下同样有效。

许多这些常见的重复性电子邮件任务可以委派给电子邮件自动化工具。也许您可以创建一组可自定义的模板供公司范围内使用,或者开发一个小规模的电子邮件活动,当客户询问特定问题或提出特定请求时会触发该活动。例如,“if,then”自动广告系列可以触发一系列相关的电子邮件,这些电子邮件只有在最容易接受时才会联系到客户。

电子邮件自动化工具可以根据您的需求进行定制,因此这是一个您可以真正发挥创意的领域,同时也可以为您自己和员工节省大量时间。

6.通过采购订单自动化节省时间并消除错误

根据您的业务,您可以从各种供应商订购实物商品或将工作外包给许多服务提供商。如果是这种情况,您的运营或财务团队很可能会花费大量时间来创建,监控和处理采购订单。不幸的是,对于很多企业来说,这仍然是一个手动,容易出错且效率低下的过程。

自动化软件可以帮助简化大量重复性工作,并为您的员工提供他们可以在高价值业务活动上花费的时间。

7.通过简单的在线员工安排来增强问责制

为什么要花费数小时来创建员工日程安排,当你可以使用像我工作时的解决方案在很短的时间内为你做这个?您可以为重复计划创建模板,轻松复制班次,并在一个位置查看员工可用性。当我工作可以帮助您在几分钟内建立完美的工作时间表,这一壮举每周平均节省8小时!

从头开始创建一个计划需要花费很多时间,特别是如果你自己做的话。当你把所有的部件都放到位时,随机的时间关闭或换班请求会使一切失去平衡并迫使你重新开始。

但是如果你使用像我工作的选项,那些小改动和特殊要求就不必破坏一切。一个员工排班应用意味着你可以审查和批准实时请求,并派员工的即时更新,让他们知道什么时候露面工作。

您的员工将希望能够从他们的电话访问日程安排信息,以及可以轻松满足请求和特殊更改的时间。同时,您将享受更高的员工责任感和减少错过班次。

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