百格活动深度解析:如何利用工具轻松管理万人展会?

相比于其它行业,会展行业对新技术和互联网的应用还存在滞后现象,使得展会的运营管理模式稍显迟钝,这与展会本身数据信息的复杂性有关:每一次办展都要处理大量的人员数据、物资数据和商业活动信息,每一行业的展会又在参展角色、展览设备、推广渠道上各具特殊性。

如果没有一套方便易用的智慧管理工具,主办方很难对前期需求准备、展会后台数据和现场商务互动进行有序的管理,也难以把握推广营销的精准度,更无法借助展会大数据深度挖掘其商业价值和社会价值。

那么,

一场展会究竟有哪些错综复杂的数据?

一个展商系统究竟要如何解决这些难题?

展会主办方又该如何恰当使用展商管理系统?

(主办方、参展商与观众三方联动)

我们知道,一个展会最重要的人群大致可分为三类:主办方、参展商和观众。三方密切合作、互利共赢,共同建设良好的B2B贸易平台和B2C互动平台。

于是,主办方与参展商之间的信息沟通、主办方与观众之间的数据往来、参展商与观众的交流互动这三大板块的联动,构成了展会信息管理系统的设计基础。

第1则

— 主办方自身需要做好这些 —

为了保证展会顺利进行,主办方自身不仅需要把控展会的整体流程、总体调性,还需要保障展会现场的签到、展览、互动等秩序,更需要做好展后调研、数据分析,以充分挖掘会展大数据背后的价值。

百格活动展商服务系统充分考虑办展需求,从基本信息管理、现场签到、数据统计三方面强力保障展会基本框架的建立和稳固。

1、什么是一站式创建和发布?

(东西部展会官网)

通过填写展会基本信息、详情介绍,并设置门票销售方式和报名表单,即可在百格活动官网发布此展会,并可以免费生成展会活动官网(网页端和移动端均可设置),主办方自由调整官网内容和格调,还可以将活动报名表单和购票链接的代码嵌入主办方官网,因此,参会者可以直接在主办方官网报名和购票,减少了用户跳转和流量分散。

2、百格极速签到与现场互动有多强大?

(东西部展会-15000人签到现场)

在传统的展会签到现场,频繁的个人名片、公司工作证出示及入场胸牌换取,让入场手续显得十分低效复杂。百格活动的现场签到功能充足,拥有扫码签到、身份证签到、人脸识别、RFID、微光盒子等11种签到方式,PC与移动端两大客户端联动,可进行多场景信息管理,还能线上设计胸卡,并在现场自助打印,让参会人员体验极速签到的快感。

(微信墙抽奖案例)

在现场,百格活动还可以提供微信互动功能,通过建立微信墙进行微信签到和抽奖等大屏幕互动,并在管理系统后台监控和操作,让观众更具强烈的现场参与感,体现活跃的商业气氛。

3、如何实现数据的调查、统计和挖掘?

百格活动可以为主办方提供展会数据报告,囊括9大数据指标,如报名、签到、收款、渠道推广、流量来源等。

另外,百格活动具有免费的调查问卷设计与发放功能,并且可以跨越不同的展会对联系人发放、收集,为主办方按需求收集更多展会数据、挖掘数据信息的价值提供了便利。

第2则

—主办方有效管理参展商信息—

一次商展活动少则几十个展商参与,多则有上千家参展商,主办方对各个展商的信息收集、权益设计、通知管理和财务往来等数据汇集在一起,常常令主办方感到混乱。

百格活动展商服务系统为主办方管理参展商信息梳理出了清晰的数据管理逻辑,从展会信息、展会推广、展会通知、展会人员和签到等板块拆分出全面的展会信息管理功能,并对应推出“展商库”功能,可对主办方账号下所有展商进行统一管理。

1、如何高效管理数量众多的展商?

在展会建立之初,主办方通过百格活动设计好一份展商申请表单,展商报名参加展会后,系统将该展商的报名信息导入展商列表中。

(东西部展会展商报名表单案例)

在百格展商服务系统中,主办方可以随时查看展商状态,进行审核、确认和拒绝等操作,也可以批量或单个导出/导入展商信息。既可以进行单独操作,也可以实现批量管理,真正做到高效、准确、便捷。

2、展位、赞助和权益,困难隐藏在哪里?

主办方对参展商的管理远不止基本信息和审核信息,光地展位和标准展位怎样分开售卖?单价和起售面积、标准面积该如何规定?展位数量如何控制?每个赞助商属于什么赞助等级?分别对应什么权益?

在参展设置中,百格活动一站式解决了这些疑难,让主办方对展位的面积、价格、类型等信息一目了然,一键进行赞助权益设置操作,直击展会管理痛点,进行深度治疗。

3、百格展商库能为主办方做什么?

对于一个经常办展的主办方而言,仅某一场展会的参展商不可能囊括所有的商业伙伴。对此,百格活动展商库可以为主办方汇集该账号下所有可联系的展商。通过展商信息的集中管理,主办方可以便捷地联系各个展商,轻松助力展会商业营销。

第3则

— 主办方高效管理参展人员 —

百格活动独具匠心,将浩大复杂的工作压缩在简单狭小的区域里,门票销售、订单管理、活动日程、营销推广、展会通知、发票管理等功能一目了然。

1、如何轻松管理上万张门票和订单?

(门票设置案例)

主办方通过百格活动一键创建展会后,参观报名表单也随之产生了,伴随报名表单进行设置的还有门票销售:利用百格活动,主办方可以设置门票数量、线上/线下收款方式,还可以设计VIP门票、折扣票和阶梯票价。

主办方发布展会后,百格活动实时统计所有订单,并按报名数据采集购票者信息,还可以设置具体的开发票方式,方便主办方对人员和财务进行审核管理。

2、营销推广和通知如何一键抵达?

针对展会推广,百格活动可以为主办方提供邀请函、邀请码及优惠码设计功能,通过短信、邮件、微信等方式抵达参展人员,并统计各个渠道的推广效果。在展会发布后的不同阶段,主办方还可以设置参展人员通知模板,百格活动将通过短信、邮件、微信自动发送,让展会通知精准、及时地抵达参会人员手中。

3、怎样让参展人员随时了解展会现场信息?

(东西部展会官方H5微站案例)

当展会现场人数众多时,仅仅依靠主办方收集参展人员信息或单方面发通知难以保障高效的信息交流。此时,一个功能齐全的官方H5微站成了主办方与参展人员沟通的利器。登录H5微站,参展人员不仅能够随时报名、随地找回电子票,还可以随时浏览展会信息,了解展会活动日程和进度。此外,将H5网站转发至朋友圈等社交平台,也是拓宽宣传渠道的便捷方式。

第4则

— 销售线索在哪里?信息采集告诉你 —

促进商业贸易往来、促成交易互动是展会的天职,因此,主办方和展商最关心的就是如何瞄准专业观众、接触潜在客户和巩固与老客户的合作关系。

为此,百格活动展商服务系统不仅能通过强大的问卷发放和数据统计功能充分挖掘展会数据,还可以通过现场信息采集点的线索收集工作获取更精确的销售线索。

为了信息采集有条不紊,百格活动还可以提供现场技术指导服务,实地保障每一个采集点的采集工作高效、有序进行。

采集点:主办方在展会的各个展厅、展馆或其它场所设置采集点,每当有感兴趣的参展人员前往,便扫描该人员胸卡上的二维码,获取人员信息并存入管理系统后台。展会结束后,将采集点信息批量导出,主办方和参展商可据此分析、挖掘销售线索。

百格展商服务系统【免费试用】

(后台管理测试数据)

选择并使用一个强大的展商管理系统,是提高主办方核心竞争力的有效途径。

不单是主办方,参展商和观众也可以从中受益。有序的签到服务和现场互动可以烘托出良好的商业气氛,彰显企业形象;精准的销售推广和线索采集可以深入挖掘会展大数据背后的价值,切实发挥展会的作用。

百格展商服务系统立足展会主办方的需求,整体上把握展会节奏,精准无误地收集展商和观众信息,并可进行批量管理、批量通知;细节上跟踪单方信息,对每份订单、门票、发票的管理了如指掌,对每个展位的管理、每种权益的设置井然有序;另外,强大的数据统计、信息采集功能成为展会数据挖掘的有力工具。

【百格活动:专业的一站式活动管理平台】

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20190819A0941400?refer=cp_1026
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