不会查找和替换数据的这4个技巧，就是“坑”自己

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在使用Excel的过程中，有时候工作表或工作簿的内容很多，仅凭记忆和肉眼，很难查找数据，而且需要更改多处相同的数据时，一个一个地更改也很麻烦。此时就可以使用Excel提供的 “查找”和“替换”功能，快速定位内容位置或批量替换数据。

1．精确查找和替换数据

下图所示为制作好的“员工信息统计表”。

现需要对表格中属于“财务部”的数据信息进行查看，并将“学历”信息中的“大专”替换为“专科”，具体的操作步骤如下。

第 1 步 打开“员工信息统计表 1.xlsx”文件，按“Ctrl+F”组合键，打开“查找和替换”对话框，在“查找”选项卡下的“查找内容”文本框中输入“财务部”，单击“查找全部”按钮，如下图所示。

第 2 步 此时在对话框的下方可看到查找数据所在的单元格，以及左下角中说明的查找结果有 5个，如下图所示。

第 3 步 切换至“替换”选项卡下，在“查找内容”和“替换为”文本框中分别输入“大专”和“专科”，单击“全部替换”按钮，弹出提示框，提示用户完成了 8 处替换，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 4 步 完成替换后，关闭对话框，返回到工作表中，即可看到工作表“学历”一栏中的多个“大专”都替换为了“专科”，如下图所示。

2．使用通配符模糊查找数据

如果需要查找某个文本数据，但是忘掉了该文本的完整文字，而只是记得部分字符，则可以使用“通配符”来进行模糊查找，具体操作步骤如下。

第 1 步 打开“员工信息统计表 2.xlsx”文件，按“Ctrl+F”组合键，打开“查找和替换”对话框，在“查找”选项卡下的“查找内容”文本框中输入“* 科”，单击“查找全部”按钮，如下图所示。

第 2 步 此时在对话框的下方可看到模糊查找数据后，含有“科”字符所在的单元格，单击要查看的数据记录即可，如下图所示。

第 3 步 关闭对话框，返回工作表中，系统会自动定位至该单元格中，如下图所示。

3．替换单元格中的格式

如果要批量替换某个或某部分单元格的格式，可通过“替换”功能中的“替换格式”来实现。

如下图所示，可在“员工信息统计表”中看到“所属部门”列中的“财务部”数据设置了绿色的字体颜色，该字体颜色一是不明显，二是不方便用户识别。此时可以使用Excel中的“格式替换”功能将绿色的文本内容替换为加粗的红色文本。

具体操作步骤如下。

第 1 步 打开“员工信息统计表 3.xlsx”文件，按“Ctrl+H”组合键，打开“查找和替换”对话框，在“替换”选项卡下单击“查找内容”后的“格式”按钮，如下图所示。

第 2 步 打开“查找格式”对话框，切换至“字体”选项卡，设置“颜色”为“绿色”，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 3 步 返回“查找和替换”对话框，单击“替换为”后的“格式”按钮，打开“替换格式”对话框，设置“字形”为“加粗”、“颜色”为“红色”，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 4 步 返回“查找和替换”对话框，单击“全部替换”按钮，弹出提示框，提示用户完成了 5处替换，单击“确定”按钮，如下图所示。

第 5 步 关闭对话框，返回工作表中，即可看到绿色的文本格式被替换为加粗、红色的文本，如下图所示。

4．使用查找和替换删除零值

如下图所示， 1月份的“支出明细表”中含有多个零值数据。

现要同时删除工作表“1月”、“2月”和 “3月”中的零值，具体的操作步骤如下。

第1步 打开“支出明细表1.xlsx”文件，在工作表“1 月”中按“Ctrl+H”组合键，打开“查找和替换”对话框，在“替换”选项卡下的“查找内容”文本框中输入“0”，“替换为”文本框中什么都不输入，设置“范围”为“工作簿”，选中“单元格匹配”复选框，单击“全部替换”按钮，如下图所示。随后会弹出提示框，提示用户完成了 25 处替换，直接单击“确定”按钮即可。

第 2 步 返回工作簿中，在工作表“1 月”中可看到含有零值的单元格将被空白的单元格所代替，如下图所示。

第 3 步 切换至工作表“2 月”中，可看到该工作表中的零值单元格也将被空白的单元格所代替，如下图所示。当然，工作表“3 月”中的零值单元格也是一样会被替换为空白的单元格。

温馨提示

在使用查找和替换功能删除零值时，一定要在“查找和替换”对话框中选中“单元格匹配”复选框，否则会将表格中含有零值的数值数据也删除，如某个单元格中的值为“50”，进行此操作时，如果不选中“单元格匹配”复选框，则该单元格中的值会变为“5”。

本文内容摘自

北京大学出版社出版

《为什么财务精英都是Excel控》

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