如何构建一个高效的个人知识管理系统

我相信,努力建立个人的“知识管理系统”对每个人都是有益的。 如今,我们所有人都面临太多的“碎片化信息”。 我们必须学习如何通过将高质量的内容转换为知识并丢弃瞬时的和无用的内容来控制我们所接受的信息。

每天早晨,当我醒来时,打开手机或笔记本电脑,大量的信息扑面而来。 起初,我感到非常兴奋,因为我可以随时随地访问有关任何主题的信息。 看起来似乎我可以在任何领域获得任何知识并解决世界上的任何问题。

我阅读了很多的文章,帖子等,也将很多文章和帖子保存到了我的硬盘上。 不幸的是,我逐渐意识到,尽管我花了大量时间在各种信息上,但是我并没有变得更加博学。 有时,即使我已经在计算机上存储了许多有关某主题的文章,我甚至都不记得我曾经学习和研究过这个主题。

一个可悲的事实是,我所获得的信息只是存储在计算机上,而不是存储在我的大脑中从而成为我的“知识”,这意味着我仍然无法在任何时候任何地点自由地回忆,组织和使用它们。 因此,我必须构建一个可以帮助我将信息转化为知识的系统,我做到了。

什么是知识管理

目前已经有一百多种已经发布的定义,也许最广为接受的定义是由Gartner集团和Bryant Duhon发布的:

“知识管理是一门学科,它提倡一种集成的方法来识别,捕获,评估,检索和共享企业的所有信息资产。 这些资产可能包括数据库,文档,政策,流程以及以前未获得的各个工人的专业知识和经验。” (Duhon,1998年)

为什么我们需要构建一个知识管理系统

虽然知识管理通常指实现“组织”目标或“商业”结果,但在这个文章中,我主要关注“个人”知识管理,用以帮助我们进一步发展自己并获得更多的知识。

构建完知识管理系统后,我不断对其进行改进,这使我工作和学习变得更有效率,并帮助我彻底解决了以下问题:

1. 只收集信息而不是创造有价值的内容。

正如我之前提到的,每天我都会阅读来自网站,社交媒体和Google搜索的大量文章或帖子。 当我发现优秀的文章时,我会立即将其保存到我以前使用过的笔记软件Evernote中,以作进一步参考。 经过多年的积累,我的Evernote笔记本中有成千上万条的笔记。 但是,在保存它们之后,我几乎没有再阅读过它们。

2. 没有输出,没有分享。

例如,当我处理一个问题时,我总是参考多个资料,甚至进行了某些实验以得出最终解决方案。 任务完成后,我没有整理有关该解决方案的所有信息,也没有写下我如何找到这些信息。 另外,我也没有与其他人分享解决问题的过程。 一段时间之后,我将忘记所有这些内容:参考资料,实验和解决方案。 我所有的努力都没有达到他们的最大价值。

良好的知识管理系统的关键点

上图是David McCandless的DIKW(数据,信息,知识,智慧的缩写)金字塔模型,它说明了数据,信息,知识和智慧的层次结构。 重要的是要注意,金字塔中间有一个明确的边界:数据和信息是我们所收集的,知识和智慧则是我们所创造的。

一个良好的知识管理系统的根本要素是输出。 阅读书籍,观看视频和参加讲座都是获取信息的活动。 即使书籍和讲座属于DIKW模型中的智慧或知识,但它们是作者的智慧和讲师的知识,而不是我们自己的。 将信息转化为我们自己的知识的最好方法是用我们自己的语言去重述我们所学到的新的内容并将重述的结果分享出去。

重述会帮助我们组织和消化信息。 从而将信息转化为我们内嵌的知识。 而分享,不仅是对信息时代的贡献,也是是我们不断输出更好作品的动力,这就是我认为信息是通过组织和分享而成为知识的原因。

工作流

基本流程

上图说明了我的KMS的主要工作流程,即“收集,组织处理和输出”。这三个阶段分别对应于DIKW模型。 组织处理之后,我们收集的信息将转化为我们的知识。 然后,如果我们在实践中应用知识,例如撰写文章或解决问题,那么它最终将成为我们的智慧。

该图还显示了我当前在每个阶段中使用的APP。 尽管在将来任何一个App都可能会被更适合的App替代,至少现在这些是我在测试了许多同类的APP之后的最佳选择。

资料库

DEVONthink是我的知识管理系统中最重要的软件。 它是我的中央存储,是一个完善的文档库及笔记解决方案。 我处理过的所有信息均已分类并保存在DEVONthink中。

Evernote目前仅仅充当一个名片、原材料(尤其是Web剪辑)的临时存储的容器和稍后读的客户端。 这是因为Ervernote的剪藏功能仍然是目前市场上效果最好的。 所谓原材料,是指我没有仔细阅读和做过笔记的内容,我仅保留它们以用作后续的参考。

收集

我们面对着两种信息:主动信息和被动信息。 主动信息是我们有意识地获取的信息,例如用谷歌搜索关键字。 相比之下,被动信息是通过其信息源(例如Twitter,微博等)推送给我们的。

在收集阶段,主要任务是“判断应保留哪些信息以供进一步阅读”。 同样重要的是,我们不要花太多时间去浏览被动信息。

每天,我花大约30分钟快速浏览来自微信、Medium和Feedly的文章。 如果发现有兴趣的内容,则将其剪切到DEVONthink或Evernote中以便以后阅读。

我通过Scanner Pro将纸质文档数字化,并将其保存到iCloud,以便可以将文档自动导入DEVONthink。

完成此阶段后,将要在下一阶段中处理的所有信息都存储在我的“收件箱”中,该收件箱由DEVONthink,Evernote和Things组成。

组织与处理

理论

在规划我们的知识管理系统之前,建立一个理论体系非常重要,因为它将指导我们如何定义标签以及如何组织笔记等。否则,我们将迷失在森林中,因为我们唯一能看到的就是树木。 例如,有一次我觉得我的笔记本太乱了,无法很好地整理我的所有文档。 因此,我搜索了很多如何对笔记本进行分类的文章,并最终被一篇文章所说服,我根据那篇文章对我的笔记本进行了整理。 不幸的是,几周后,我的笔记本又再次陷入混乱。 这不是因为那篇文章的错,而是因为我从那篇文章中只学到了“如何做”,却不知道“为什么”。 建立我们自己的理论体系将使我们清楚为什么要这样做以及为什么要那样做。

当我上小学时,老师告诉我一种读书的方法:读书应该首先是“从薄到厚”,然后是“从厚到薄”,这出自著名数学家华罗庚。

“从薄到厚”意味着学习一本书还应该通过补充和注解来扩展其内容。 例如,如果碰到我们无法理解的术语或概念,则可以对其进行搜索或从相关书籍中进行研究,然后写下我们的理解。 因此,这本书将会变得越来越厚。

经过一段时间的研究,我们已经理解了每个词语,每个句子和每一章。 但这并不意味着我们理解了这本书。 因为:

“最后还有一个“由厚到薄”的过程,必须把已经学过的东西咀嚼、消化,组织整理,反复推敲,融会贯通,提炼出关键性的问题来,看出了来龙去脉,抓住了要点,再和以往学过的比较,弄清楚究竟添了些什么新内容、新方法。这样以后,就会发现,书,似乎“由厚变薄”了。” —华罗庚

从薄到厚,然后从厚到薄”成为我整个知识管理系统的基石。 它不仅适用于阅读书籍,还适用于技术研究和碎片化阅读。

处理

对于每种收集的材料,我们需要决定是应该仔细研究还是保留以备将来参考。如何决定取决于我们当前所关注的主题。 例如,如果我目前专注于Web开发,则绝对值得仔细阅读一篇名为“构建快速HTML 5应用程序的10条技巧”的文章。 至于“健康晚餐食谱”,虽然我现在对烹饪不感兴趣,但是这些食谱看起来很漂亮,也许有一天我需要准备一场宴请,所以最好将其保存在我的“参考”笔记本中。

组织主要包括分类和补充。除了高亮标记和记录文章的要点之外,还需要扩展某些内容或词语以帮助我们更深入地理解。 例如,如果某个文章包含“ DES”一词,但我不知道其含义,我将在网上搜索并记录下该术语的解释。

处理完材料后,我会将其保存到适当的位置并标记它,换句话说,将其分类为正确的类别。 在DEVONthink中,使用两个级别进行分类:组和标签。 关于如何构建个人笔记系统,这是另一个主题,值得制作另一个视频对其进行详细描述。 简而言之,我的笔记系统的原理就是:在需要的时候,应该能够轻松获取到相关的笔记。

最重要的步骤是定期“回顾”组织处理过的材料。 如果不进行回顾,我们的硬盘将变成垃圾场,而不是知识的宝库。

此阶段不需要太多的应用程序。 以下是我经常使用的应用程序:

DEVONthink

MarginNote Pro

XMind Zen

Workflowy

除了这些应用程序,我还使用SONY DPT RP1作为我的阅读设备。 这是一款出色的电子纸,您的眼睛最终将感谢您选择了它。

在处理和组织阶段之后,所有组织和处理过的信息都保存在DEVONthink,MarginNote和Workflowy中。

输出

正如我之前提到的,“输出”是知识管理的重要阶段。 诸如撰写文章,讲故事或发表演讲之类的输出方式迫使我们构造和重组我们所学到的知识,并以其他人可以轻松理解的清晰的方式对其进行描述。 在此阶段之后,我们将会真正地掌握这些知识,因为我们已经理解并使用了它们。

我的大多数写作任务都使用Typora。 Typora是一款不错的Markdown编辑器,它可以让我专注于打字并喜欢上写作的感觉。 我以前使用过Ulysses,虽然我仍然喜欢Ulysses的自由组合工作表的功能。 但是,高昂的价格以及对表格和图形的支持的缺乏使我最终放弃了它。

总结

收集,组织和输出构成了知识管理的整个系统。 缺少这三个部分中的任何一个,将导致我们在学习的道路上事倍功半。

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