融合印象笔记和 DEVONthink,知识管理新选择:Keep It

说起知识管理类 app,大家对Evernote(印象笔记)和 DEVONthink 会比较熟悉,这两款产品也代表了这个领域入门和进阶的最佳选择,但是它们显然也不能满足所有用户的需求。这个时候,很多处于中间地带的产品就孕育而生了,Keep It 就是其中之一。和 DEVONthink 一样,Keep It 也是一款 iOS 和 macOS 平台上的文档管理 app,但是拥有更明朗清晰的功能、更现代美观的界面和更统一的多平台体验。

如果你和我一样,没有特别冗杂繁重的知识管理需求,又不满足于 Evernote 孱弱的文件格式支持和结构层级,那么你也应该试试 Keep It,也许它正好能击中你的痛点。

资料搜集

一般来说,「资料搜集」是文档管理的第一步,我们需要将各种各样的资料从不同的来源搜集到同一个 app 中,而其中最重要的两个部分是搜集方式和格式支持。

与 DEVONthink for Mac 和 Evernote 的桌面端相比,Keep It 的搜集方式有点简陋,不像前两者拥有各自的浏览器插件,Keep It 只在应用内提供了一个「添加」的功能,你可以通过这个按钮添加本地文件和网页链接。值得一提的是,Keep It 的「添加」功能在 iOS 客户端和 macOS 客户端上功能和体验几乎一致,不会带来使用上的割裂感。

「添加本地文件」很好理解,你可以将所有类型的文件都添加到 Keep It,都可以通过 iCloud 在多平台之间同步,不过只支持对文本、图片等类型的文件进行预览或者编辑。

「添加网页链接」则支持了 3 种格式,分别为 Web Link(后缀为 webloc)、web archive、PDF(分为单页和分页两种),其中 Web Link 是一种在线格式,打开时需要联网重新加载,而 web archive 和 PDF 是离线格式,可以在离线情况下正常使用。

除了添加现成的文件和网页链接,Keep It 还支持新建 Markdown、富文本、纯文本等格式的笔记,并且可以通过模版来快速添加。

显而易见,Keep It 在桌面端上的搜集方式肯定没有 DEVONthink 和 Evernote 的浏览器插件来得方便,不过也勉强够用了,而在 iOS 平台上,这三者就几乎没什么区别了,都可以通过分享表单或者 app 本身来添加。至于格式支持,Keep It 可以说是完爆 Evernote 了,它对文件格式的覆盖程度甚至可以媲美 DEVONthink。

资料整理

将资料搜集进来后,接下来的一步就是整理了。

Evernote 采用的是「笔记本组-笔记本」的结构,所以只能实现二级层级;而 DEVONthink 就复杂了很多,它通过「Sync Store-Database-文件夹 / 标签」来构成自己的层级。DEVONthink 和 Evernote 的标签都是可以无限嵌套的,但只有 DEVONthink 的文件夹支持无限嵌套,Evernote 并不支持。

是不是已经看晕了?我们再来看一看 Keep It 的结构层级。Keep It 的文件整理形式主要有两种:Folder(文件夹)和 Bundle(捆绑包)。文件夹可以嵌套文件夹和捆绑包,其中文件夹可以无限嵌套,而捆绑包不行,捆绑包只能单独存在或者包含于一个文件夹之下。

文件夹与捆绑包的另一个区别是文件只能放置在一个文件夹下,但是能放置于多个不同的捆绑包下。这样一来,我们就能利用捆绑包来整合不同文件夹中的文件。如下图所示,我将「ufunc 函数」这个文件放到不同的捆绑包后,我可以在「Show in」菜单下看到它的不同位置。

除了文件夹和捆绑包,Keep It 还加入了 Tag(标签)和 Label(标记)。对于标签,大家应该都很熟悉了,在大多数的知识管理 / 文本编辑器 app 中都有这个功能,你可以使用标签来为文件添加分类信息,同时一个文件可以添加多个标签。不过需要注意的是,在 Keep It 中标签是不可以嵌套的,所有的标签都属于同一层级。

标记这个功能对于 Evernote 用户可能有点陌生,不过 DEVONthink 也是有这个功能的。虽然意思上 Label 和 Tag 很接近,但是两者在用法上有很大的区别。针对一个文件,你可以为它打上多个不同的标签,但是你只能将它打上一个标记。除此之外,Tag 只能在文件夹 / 标记的详情列表以及文件详情页看到,而标记直接出现在侧边栏中,通过分配的颜色可以非常方便地找到对应的文件。

除了基础的分类和归纳,Keep It 也提供了过滤的功能。你可以通过文件名、文件类型、来源、标签、标记、创建时间等条件进行筛选,匹配的所有文件都可以通过保存在侧边栏的「已保存的搜索」来快速调取。Keep It 的筛选条件虽然不及 DEVONthink 来得及那么丰富,但也远远超过了 Evernote 的数量。

资料搜索

当搜集的资料都已经整理好之后,我们就需要通过合理的方式来调用它们。除了用按图索骥的方式从文件夹或者捆绑包中去找文件,我们更倾向于用搜索的方式更快地找到目标文件。

Keep It 除了支持对文本文件进行搜索,还支持对 PDF 和图片中的文字进行搜索。除了系统默认支持的英文,你还可以在设置中为索引选择不同的语言或者字母体系,甚至还可以自己手动导入语言文件。

根据我这段时间的测试,Keep It 对文本文件、离线网页文件(web archive)和 PDF 都有较好的中文 / 英文支持,但是对在线网页文件(webloc)和图片中的中文 / 英文都有点无可奈何。不过我想这对大多数人来说,已经可以满足基本的需求了。以下图为例,我对同一个文件(web archive 格式)中的中 / 英文内容进行了搜索,结果都可以成功获取到结果。

为什么选择 Keep It?

花钱的事,不谈需求都是扯淡。虽然本文的目的是向大家推荐 Keep It 这款 app,但是我还是希望大家能先理清自己的需求。

如果你是一名热衷于搞学术的学生,或者科研工作者,那么我更加推荐你去购买 DEVONthink。首先,DEVONthink 拥有更多的结构层级和更丰富的过滤参数,这也就意味着它可以满足你更深层的知识管理需求;其次,DEVONthink 拥有更强大的搜索功能,可以对搜索结果按相关性排序,并且在更新 3.0 版本后更好地支持了中文搜索;最后,DEVONthink 除了 macOS 和 iOS 版本,还提供了网页版,对于日常学习或者工作中要频繁使用 Windows 电脑的人来说无疑更加友好。

如果你不想花钱,又极度依赖 Evernote 的网页剪藏工具,以及它与第三方工具/服务的联动性,那么不妨安心地留在 Evernote。至于印象笔记(Evernote 中国特供版),在它完成整合一连串的新功能之前,个人并不推荐新用户入坑。

剩下的人,那么应该就和我一样了,既用不上 DEVONthink 如此强大又复杂的功能(当然还有高昂的价格),又不满足于 Evernote 多年的碌碌无为,Keep It 就是为我们准备的,功能开箱即用,上手门槛极低,多端体验一致,iCloud 无缝同步……

尾巴

在这篇文章中,我从资料搜集、资料整理和资料搜索三大方面对 Keep It 做了一个初步的介绍,希望能让之前不了解 Keep it 的朋友对它有一个大致的印象。在接下去的文章中,我将具体介绍 Keep It 的应用场景和配置方式,通过这个方式来深挖这个 app 的细节,敬请期待。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20190823A0EZ0R00?refer=cp_1026
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