数字档案之档案条形码编码方案

档案库房管理的最大难点就是管理了很多年就是搞不清楚我所管理的库房到底有多少档案，如何解决这个问题一直是困扰档案人的心病。现代信息技术的发展，也提供了很多解决的途径，一维码（条形码）、二维码、电子标签（RFID）就是代表技术。下面讲述档案条形码的应用。

为什么要选择条形码？笔者个人觉得，条形码编码方式简单、易用、应用广泛，目前各行各业都有条形码的应用，特别是书籍、商品零售业。另一个方面，作为贴在档案上的编码，在样式上条形码要比二维码美观，档案纸张大多是矩形纸张，配上矩形的条形码比正方形的二维码要美观很多。

如何确定档案管理中条形码的编码方式？首先要弄清楚条形码支持哪些字符，条形码大多支持数字和字母，英文状态下的符号也支持，但是汉字和汉字的符号大多不支持识别。如果我们使用档案的档号来作为条形码编码方式，有两个问题需要引起大家注意，一个是规范的档号，它所包含的字符位数比较长，如我们常用的档号格式为：全宗号-实体分类号·归档年度-保管期限-件号，即A001-WS·2020-Y-0001共有19位，字符越长条码越长。还有一个问题，就是条码不支持汉字，上述档号中分隔符“·”就不能正常识别，有些档案馆、室档号设置规则不统一，档号设置里有汉字，如：A001-WS·2020年-永久-0001或A001-WS·2020-30年-0001，在生成条码、扫描条码也会出问题。

在这里提供一个解决思路，通常情况下档案条形码不是随意产生的，它是配合着档案管理系统来使用的，或者说是档案管理系统为了管理的需要而生成条形码，这个条形码只要系统能认识，不重复，那么越简单越实用。本着“简”“易”“不重复”的原则，笔者认为时间+序号既可以胜任档案条码的重任。鉴于档案工作实际情况，生成条码和粘贴条码一天的工作量是有限的，时间使用“年月日”即可，即“年月日+序号”，其中“年月日”为8位阿拉伯数字，为当前条码生成日期，仅作为条码生成批次含义，“序号”为5位阿拉伯数字依次有序生成，如：2020010100001

最后就是粘贴条形码了。以件为单位的档案，在档案页的首页，档号章的旁边粘贴，如果觉得和档号章有冲突可以选择在最后一页上顶边或者下顶边。以卷为单位的档案，最好在案卷封面的某个位置。