领先企业是如何组织和理解数据的

如果你想让你的数据为你服务,你就需要了解哪些目标设定方法、工具和法律参数可以帮助你达到目标。

二三十年前,收集数据是企业所面临的较大挑战。领导者们渴望得到更多的信息和机会。如今,这些公司都淹没在了数据当中。今天的挑战是如何组织和理解数据。

帮助你理解数据的4个技巧

在如此强调收集和访问数据的情况下,很容易因为信息而导致瘫痪,以致于无法对其采取任何措施。这一切都需要改变。这里有一些提示可以帮助你理解你的数据。

1.建立明确的目标

大多数企业所面临的问题是缺乏清晰性。他们不确定他们收集数据的目的,这限制了他们收集正确数据并以有利于获得结果的方式应用数据的能力。

你需要一个更好的方法--一个明确原因的方法。例如,你的目标是创新你的产品以满足更多客户的需求吗?或者你正在努力提高组织的效率以降低成本?你的目标是建立一个更强大的职场文化,让你能够获得优秀人才吗?

“你需要知道,这将如何为你的客户和公司创造价值,”Omnicom较大部门之一的退休主席Tom Harrison说。“如今的CEO们已经没有机会去做徒劳无益的事情了。华尔街也不允许这样。所以,一切都需要关注公司为什么想要这样做。”

这一步可能会需要一些时间。这不是一件可以掩饰或仓促完成的事情。公司所有的领导和决策者都需要参与进来。

2.建立一个组织体系

在非常实用的层面上,你需要一个组织数据的计划。这个计划需要非常详细--包括如何命名和组织文件。以下是一些有用的建议:

无论数据存储在哪里--桌面、云驱动器还是特定的软件平台--你都应该有一个文件夹的层次结构,以便整齐地组织文件。

正确地命名文件和文件夹是极其重要的。应该有一种文档化的文件命名方法,一旦你锁定了一个方法,就必须严格遵循它。如果没有遵循正确的命名方法,文件就会被忽略。(一种有用的命名方法是一致的、有意义的,并且可以方便直观地找到数据。)

数据带来的压力很大程度上来自于对相关性的困惑。归档和删除不再需要的文件,这样你的团队就可以更轻松地完成任务。

当与正确的总体目标相结合时,像这样的一个详细的系统就可以帮助你保持条理,避免由于杂乱无章的数据而带来压力。

3.使用正确的工具

市场上有很多不同的工具可以帮助你组织和系统化你的数据。挑战在于如何找到一种方法来利用合适的工具来满足你的需求。

你必须判断什么才是正确的工具,至少应该考虑一个内联网的解决方案。可以使用像Happeo这样的内部网络来充当一个集中式的门户,用于存储各种信息,包括表单、入职文件、会议记录、公司分析、人力资源政策等。通过内置的协作工具,你将可以很容易地将所有内容集中在一个地方。

4.明确数据治理

数据治理在今天是一件大事。越来越多的法规意味着你必须非常清楚的知道你在收集什么数据,它是如何被使用的,以及它是如何被存储/访问的。

“收集和存储数据,尤其是个人数据,带来了严重的法律和监管义务，”Bernard Marr & Co.解释说。“因此,对于任何组织来说,将数据所有权、隐私和安全问题纳入其数据战略都是至关重要的。”忽视这些问题,或未能妥善解决这些问题,都可能会导致数据从一项巨大的资产变成一项巨大的负债。”

如果你缺乏处理数据治理的内部资源,就请雇佣能够提供帮助的人。这不是你可以掩饰的事情。

确定明确的方向

从来没有一个优秀的收集和管理数据的系统。这个过程是不断发展的,新技术也会经常出现,而且你也不可能随便插入一个系统并让它处于自动驾驶状态。你需要评估正在发生的事情,确定哪些是有效的,哪些是无效的,并随着时间的推移不断进行迭代。这就是你该如何处理你混乱的数据，并开始从你所拥有的信息中获得洞察力的方法。