【office】Excel服务器 建立组织机构

建立组织机构

4.2.1 建立部门

在系统管理栏目中，左侧分类树上选中“组织机构 — 本单位”，右击鼠标，选择弹出菜单【新建】，或者直接点击列表工具栏上的【新建】按钮。

弹出“部门信息设置”对话框，输入部门编号、部门名称。

图4‑3输入部门信息

按【确定】。窗口关闭，单位名称之下增加了“总经办”节点。

可对部门进行排序按要求顺序显示部门。

练习：用同样方法建立部门“财务部”、“销售部”、“一分厂”。

若需要对系统中的部门增加一些自定义的附加属性，如管理部门、附属中心、基层单位等等。应如何增加呢？

1. 客户端的【系统管理】栏目下，选中“A公司”节点右键，点击【设置部门附加属性】菜单。

图4‑4

2. 在打开的窗口中输入附加属性。

图4‑5设置部门附加属性

注意：

a.数据类型，可选择已有的数据类型，但是要注意某些数据类型不可选，如二维码、附件、文字识别等。

b.数据规范：可选择“下拉列表”、“树型选择”、“列表选择 ”数据规范。

3. 完成附加属性设置后，部门（外部机构部门、应用中的全局部门）的属性窗口中会增加一个 “附加属性”选项卡。可输入对应部门的附加属性内容。

图4‑6编辑部门附加属性

说明：定义了附加属性之后，系统表"sys_部门"中，会增加每个附加属性对应的字段，可在表间公式等处应用

4.2.2 在部门之下划分子部门

在系统栏目的分类树中，展开“组织机构”，选中某个部门，右击鼠标，选择弹出菜单“新建”，可建立该部门的下级部门。请读者自行练习，在“一分厂”之下建立子部门“设备科”、“生产科”。

4.2.3 特殊的部门—分支机构

下面来修改一下部门“一分厂”的信息，同时学习部门信息中“是分支机构”这个选项的含义。

在系统管理栏目的分类树中，展开“组织机构”节点，选中“一分厂”

点击鼠标右键，选择弹出菜单“属性”

图4‑7修改已经建立的部门信息

调出“部门信息设置”窗口，勾选“是分支机构”，按【确定】

图4‑8把部门设置为分支机构

4.2.4 批量导入部门

如果觉得一个个输入部门太麻烦，我们可以事先把所有要输入的部门信息整理到一个Excel文件中，一次性导入。Excel文件按如下格式整理，其前三列的内容为部门编号、部门名称、上级部门编号,下级部门要排在其上级部门之下。

图4‑9将需要导入的部门信息事先整理到Excel文件中

部门信息的Excel文件整理好之后，就可以批量导入到系统，操作方法是：

登录系统，进入系统管理栏目。

展开组织机构节点，在顶级部门节点上右击鼠标，选择弹出菜单【批量导入】，弹出如下的“批量导入部门”窗口

点击【浏览】按钮，选择事先整理好的部门信息 Excel 文件，文件中包含的部门信息被自动读取到“将要导入的部门信息”表格中

点击【检查数据】，如果表格中部门信息有不合理的地方，会在“检查错误”那一列列出。如果有不想导入的部门，可以选中那些行，然后点击【删除】按钮从表格中删掉。可能检出来的数据错误包括：

部门编号有重复

部门名称有重复

上级部门找不到，即指定了一个部门的上级部门编号是x，但是无论是已有的部门，还是这次要导入的部门，都没有编号为x的

说明：

未勾选“如果部门在系统中已存在，更新系统中的部门信息”，则因已存在而检查未通过的部门信息无法导入到系统。

勾选“如果部门在系统中已存在，更新系统中的部门信息”，则因为已存在而检查未通过的部门可导入成功，覆盖原有部门信息。

图4‑10批量导入部门

4.2.5 导出部门

批量导入部门时需要将输入的部门信息整理到一个Excel文件中，手动整理的话效率和准确率都不高。若其它应用系统中存在一样或类似的部门结构，我们可以通过导出来快速生成需要的文件。具体操作如下：

1、 系统管理栏目中选中组织机构—A公司根节点，右键点击 【导出】。

图4‑11导出部门

2、 输入生成文件名称，选择保存目录，点击 【保存】。

图4‑12

3、 点击【确定】，生成可用于批量导入部门使用的excel文件，可将此文件直接应用于批量导入部门或整理数据后导入。