内审案例——仓库管理审计中最常见的问题,没有记录的盘盈!
ID:内审师修行与实战
进行过仓库盘点审计的同行们都知道:仓库管理中总会存在的盘亏、盘盈。
一旦发现盘亏,我们就十分重视,追查原因和确定责任。
但是,对于盘盈的资产就不怎么在意了,甚至不当回事儿!
因为有行业的区别,小编只说地产行业相关的,对于那些有完善的仓储内控的大型制造企业和物流企业,估计不会有这么严重的问题!
其实,很多时候,因为仓库里面的物料较多,盘点起来困难,我们很难发现仓库里多了东西,也就不存在“盘盈”之事。
一、仓库里多了东西,为什么没人知道?
这其实只是一个盘点程序和审计程序的问题,如果仓库里面的物料较少,我们很好盘,一项一项过,不容易出现异常。
但如果物料较多呢?
比如:我们公司名下的一个门窗加工厂的仓库,摆满了原材料、半成品和产成品,林林总总数百项,且数量极大。
再加上,仓管的能力和素质不高,现场管理非常混乱。
因为工地上出现了早几年就不再使用的材料型号和材质,我们审计部就拉上集团运营、工厂管理人员和项目公司,共约十个人,对仓库盘点了近10天才弄完。
发现了多个问题,其中有最大一笔材料:近20万元造价的历史积压材料,没有任何记录,包括仓库系统记录,包括每月的仓库盘点记录。
所有记录都很完美,历史的出入记录中也没有任何关于这类材料的盈余。
那问题在哪呢?
二、之所以盘点不出来,是盘点程序有问题
大家可以想想我们常用的盘点程序是什么?
是不是拿着库存表或物料清单表,直接去仓库现场,照着表格一项一项找,盘点一项没问题,就在表上打个勾!
但是,这样的审计程序只能发现物料会不会少?却发现不了物料多了。
这也是为什么,公司多年中,无论是工厂自个盘点、财务部门盘点,还是审计人员盘点,那么多的盘点记录,却从来没人发现有这么一批材料。
重要原因是审计程序的问题:你是拿着表格去找物,而不是对着“物”来登记“表”。
程序反了,就查不出来多了什么东西。
三、仓库管理系统和出入库记录问题
按道理来说,就算盘点不出来,但通过出入库的明细也能找出来吧?
毕竟,盘点麻烦,但数据复核比较容易啊!
有那么多人复核,为什么没有发现这个问题?
这就存在另一个管理漏洞:仓管、管理人员和财务为了好报账、好对账、好做账,在进行出入库管理时,经常是做了入库之后就直接做出库。
哪怕物料没有实际出库,也给开出了《出库单》,即:有一笔入库单,就照着《入库单》开《领用单》。
不止是公司名下的加工厂有这个问题!
小编之前审计地产项目的“甲供材”仓库时,就发现了这个问题。
只要入库,就直接开票领取走,事实上仓库里还堆放着物料,这样做的目的主要有3个:
(1)手续简便。因为出入库都要有人审批,入库时是一批一批的入,但领用时可是一点儿一点儿出,如果每一笔出库都签单子走手续就太麻烦了,干脆一块出库;
(2)集团有仓管部门,需要和项目对账和查账,直接入库却出库,一进一出多干净?
(3)因为出库快,系统和库存里没有材料了!就可以再申请资金购买!
这中间也会有很大的舞弊风险。
还有一个问题:有不知情的人或单位想领用材料时,发现系统内已经没有库存了,怎么办?
只得再申请购买,这就造成了重复购入。
虽然他们有线下的领用单,但也只有现场的几个人在用,其他人很难知情,审计人员去查也只会看系统内的数据!
就这样,大批的、已经办理了出库的材料,慢慢就堆积在仓库里了,且越来越多。
四、结语
仓库盘盈有很多原因,除了上文所述外,还有其他原因。
比如出库后没有使用完又返还回来,但没有做入库手续;
再比如有人暂存的材料被遗忘;
或者实际出库数量错误等等。
不过,这些原因只是小问题,量不会太大,也不容易引起大面积材料积压。
从管理控制角度来看,上文所述的管理问题和漏洞,其实很低级,也很简单,管控措施和审计程序也不复杂!
最大的问题是,容易被我们忽略和无视!
所以,建议大家在进行同样的审计业务时,可以多打开一个不同的视角。
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