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项目管理碎碎念系列之二:采购管理

对于做技术研发的人来说,很少有机会从事严格、规范、较大规模的项目采购和合同管理工作,而且人们依靠平时的直觉和经验积累起来的采购和合同知识,很有可能是错误的。笔者就因此踩过一个大坑,直到学习了采购管理,才恍然大悟。

什么是采购管理?

项目采购管理是指项目的执行组织从外部获取产品、服务或成果来最优满足项目需求。很多时候因为项目的复杂性,执行组织往往不能完全依靠自己的力量完成全部项目工作,这个时候就需要将一些项目工作“外包”出去,而“外包”通常是以合同的形式进行的。

从上面的定义可以知道,采购,离不开合同。

什么是合同?

合同是用来明确当事人双方权利义务关系的,对双方都具有法律约束力的协议。在项目的所有文件中,合同是最正式的。合同的各种变更都应该得到双方同意并以书面形式进行,合同当事人处于完全平等的地位。

很多人对合同有一个误区,就是双方在合同文件上签字之后,合同就生效了。然而合同是否生效,其实取决于是否已经完成了要约和承诺。那么什么又是要约和承诺呢?

  • 要约(Offer):又称发盘或报价,是一方当事人向另一方所做的、邀请订立合同的意思表示;
  • 承诺(Accepance):是被要约人无条件、完全同意要约人的要约,愿意按此成立合同的意思表示。

单看上面的概念有些是不是有些糊涂,我们拿常见的招投标来举个例子。

某公司需要开发一套CRM系统,发布了招标说明书,邀请有能力的厂商来投标。这个过程是不是要约呢?答案是否定的。招标的过程,只是要约邀请,也就是邀请各开发商订立要约的过程,各开发商的投标过程,才是要约

合同类型

按照PMBOK指南,有三种基本的合同类型:

  • 总价合同
  • 成本补偿合同
  • 工料合同

总价合同

总价合同很好理解,就是一口价的意思。既然是一口价,那么业主的成本风险最低,因为不过项目执行过程中遇到什么问题增加了多少成本,业主是不用考虑的。所以要签总价合同,买方必须准确定义工作的范围,如果工作范围发生变化,就会允许调整总价。总价合同又可以衍生出三种类型的合同:

  • 固定总价合同(FFP):即价格是绝对固定的。
  • 总价加经济价格调整合同(FPEPA):即在总价的基础上考虑了通货膨胀的因素,通常用于项目周期较长的合同。
  • 总价加激励费用合同(FPIF):即在总价的基础上规定相应的激励费用。

笔者多年前因为不懂合同知识,接了个外包使用了固定总价合同,后来赔的秋裤都没了,就是因为工作范围不确定,无限蔓延,所有的成本增加都由我承担了(哭死)

成本补偿合同

成本补偿合同的意思就是实报实销,是以卖方从事项目工作的实际成本作为付款的基础。这种合同下,买方的风险最大。如果买方仅知道要一个什么产品但不知道具体工作范围,一般就选则这种合同。按照不同的利润计算方法,成本补偿合同又可分为:

  • 成本加固定费用(CPFF):即成本实报实销,再给一笔固定金额的利润。
  • 成本加激励费用(CPIF):相比成本加固定费用,又增加了一项:对固定费用的调整数。即成本超支则扣款,成本节约则奖励。
  • 成本加奖励费用(CPAF):成本实报实销,利润凭买方自我感觉,想给你多少给多少,卖方无权申诉。

现在回想起来,当初接的外包如果选择成本补偿合同,或许笔者早就不用在这里写公众号了(YY),无论选择哪一种,最起码不会赔。

有人会问了,CPFF和CPIF能理解,CPAF是什么鬼,哪个卖方愿意选择这个合同?举个例子大家就明白了。

蒙牛掌门人牛根生在企业发展过程中也遇到过瓶颈,他没有选择专业的咨询公司帮助自己来分析企业状况,而是邀请了一位中国台湾的企业管理专家陪自己聊天。如果通过聊天我能有所启发,我会给你相应的报酬,如果没有,那就当交个朋友。两天之后,教授收到了一张18万元的支票。这其实就是典型的陈本加奖励费用合同,你的吃、住、行陈本我都包了,我觉得你给我的帮助值18万,那我就给你这个数。

工料合同

工料合同简单来说就是实现定好工时、材料的单价,最后乘以实际发生的工时数和材料数。工料合同一般用在金额小、工期短、不复杂的项目上,比如聘请咨询专家,紧急招聘人员填补空缺等。如果刚才例子中的专家事先就跟牛根生谈好,我一天咨询的费用是10万,那么这就成了工料合同了。

项目采购管理过程

说完了合同,又要说回项目采购管理的过程:

  • 规划采购管理。
  • 实施采购。
  • 控制采购。
  • 结束采购。

下面对上面四个过程中的重点进行一下介绍:

规划采购管理

规划采购管理要做的事情就是编制采购计划,做出自制或外购决策,编制采购工作说明书,采购文件和供方选择标准。

其中采购工作说明书相当于即将外包出去的工作的范围说明书。

采购文件用于邀请潜在卖方提交投标书、建议书或报价。

采购文件根据卖方选择的标准不同可分为以下三类:

  • 建议邀请书:主要根据技术方案来选择卖方
  • 报价邀请书:主要依据价格来选择卖方
  • 投标邀请书:同时考虑技术方案和报价

实施采购

实施采购就是按采购管理计划进行实际的采购过程,相当于招标、投标、评标、授标这四个环节。

采购方法包含如下几类:

  • 直接采购,没有竞争性。
  • 邀请招标,有一定竞争性。
  • 竞争招标,具有很大的竞争性。

应该尽可能采用竞争招标的方式。

控制采购

简单来说,控制采购就是随合同执行进行合同管理。

在合同管理的过程中,合同解释是合同管理的重点和难点之一。

主要遵循以下几个原则:

  • 主导语言原则。如果合同存在两种语言的版本,必须确定以哪种语言为主导。举个不恰当的例子,PM考试中如果中文和英文题目出现不符,以英文为标准。
  • 适用法律原则。合同遵循哪个国家的法律。
  • 整体解释原则。合同是一个整体,不能断章取义。
  • 公平诚信原则。让我想起《那年花开月正圆》的一句台词:”一个是诚,一个是信!“合同管理,也有集中合同管理和分散合同管理之分。公司通过合同开展的业务越多,就越需要采用集中合同管理的方式。

结束采购

结束采购有两种常见的收尾:

  • 行政收尾:不仅整个项目需要,每个项目阶段结束也需要,是项目发起人签发
  • 合同收尾:每个合同需要且只需要一次合同收尾,是买方向卖方签发

合同收尾在行政收尾之前进行。

本文分享自微信公众号 - 司想君(sxjsaylife),作者:司想君

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原始发表时间:2017-10-22

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