搞定GTD-掌控流程之一:捕捉(2)

GTD流程的第一步是捕捉,来一次全面捕捉(收集)只是开始,要把收集变为日常的一种习惯,如果你看到一个人在闲聊的过程中不经意地掏出一个小本子,写了几笔之后又放入口袋,他很可能是一名GTDer(使用GTD系统的人)。

(1)小本子和笔

随身携带一个小本子(里面随时夹着一支笔),用它来记录下任何任务、想法、报告或者任何闪入你大脑的其他信息。千万别相信你的大脑,想好了一件事,1分钟之后马上就忘了,这样的事肯定发生了无数次。想起了李笑来常说的一句话“相信我,你并不孤独”。唯一的办法就是:你必须马上记下来,马上记,马上,重要的事情说三遍!之后可以把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中(这是GTD的下一个流程)。

这个小本子,在GTD中叫做收集箱(Inbox),初学者最好就用纸质的本子(A6大小就差不多)和笔,因为它最简单、高效,容易上手。

(2)邮箱

用纸本子记上几天后,发现生活在IT时代,不用手机记录这些东西是不是有点浪费?对了,电子化的收集箱还有许多种,记得这个Inbox是不是与邮件系统中的Inbox是一个意思?没错,邮箱中的Inbox也是一种收集工具,只不过很多人把这个地方当成了垃圾箱来管理,上班后打开邮件系统后,整整一屏的邮件出现在眼前,分不清哪些处理过了,哪些只是参考资料,哪些是需要采取行动的,有关邮件处理的办法将在以后准备用一节来专门叙述。

(3)电脑上的Inbox文件夹

对我这样的IT人士来说,日常接触的材料大多是电子文档,所以我的电子收集箱使用的频率更高,排在首位的是Windows桌面上的“Inbox快捷方式”(对应着实际硬盘的D:\shenlb\Inbox文件夹),为了有直觉的收集箱的感觉,从网上找了一个inbox.ico的图标文件,以后有什么内容直接丢到这个文件夹中就可以了。

只做了这个设置还远远不够,你是不是经常用浏览器下载文件?用QQ接收好友发来的文件?从邮箱中下载附件到PC上?办公用的即时通IM软件中也会收到同事的文件?花点时间,分别在这些软件中设置一下,把它们的临时目录都指向D:\shenlb\Inbox,只麻烦这一次,以后你只要点下载、接收之类的,这些文件全部安全地放到你早已设置好的文件夹中,绝对不会丢失。你是不是经常遇到这样的情况:一个QQ上发来的文件死活找不到它存在哪了?一个刚刚下载的文档就是找不到它藏在了电脑了哪个神奇目录中?只用上面说的小技巧,这些问题就永远不会发生。(当然,还有一种替代办法,用everything小软件,只需要知道文件名,也能快速找到那个文件)

(4)实体收集筐

我还有另外一个实体的收集工具,就是放在办公桌面显示器左侧的空盒子。常见的办公文档主要都是A4纸大小,所以准备了一个能够放下A4纸的空盒子,实际上就是一个茶叶盒的盖子。当同事送来一份需要处理的文件,先扔到这里待命,也可以把便笺纸扔在这里面(我在显示器下面永远备着一打A6大小的废纸)。由于电子化办公的普及,这个纸盒子中的内容有逐渐变少的趋势。

(5)OmniFocus的Inbox

这个收集箱是随身携带的软件工具,OmniFocus(以后简称OF)是按照GTD理念打造的功能强大、并且稳定的大牌软件,初学者和Android爱好者慎购。这软件多年来,只有Mac版和iOS版,就是没有Windows版和Android版!还从不降价,最新的OmniFocus 2 for iOS卖258元人民币,我仍没舍得更新。

在iPhone4时代,我就买下了这款软件,按照收集工具最好在5秒钟内就位(1秒钟就位最好)的原则,iPhone显示出强大的威力,我把OmniFocus放在iPhone主屏幕的右下角,OmniFocus中的Inbox图标一直处于底部的右数第2个,随时可以在Inbox中输入内容。拿出iPhone、按HOME、Slide开机、点OF图标、点Inbox按钮,一般3秒内就搞定,怀念一下当时在iPhone4上使用OmniFocus的截屏:

后来更新为iPhone6,因为有指纹识别,操作又快了一点点:拿出iPhone、按HOME、点OmniFocus图标、点Inbox按钮。如果能够双击Home直接进Inbox就更好了,这时Omnifocus的版本是1.16.3,好像2版本可以直接在锁屏界面里进行收集工作。在iPhone上输入汉字太麻烦,OF也支持录音、照相等其它收集功能。当前iPhone6手机上运行OmniFocus 1.16.3的截图:

(6)其它收集工具

除了上面这些常用的工具外,还有几个不太常用的几个工具:工作记录本,iPhone上的扫描全能王、相机、录音机、金山快盘......这些都是当天马上整理到OmniFocus中,初学者尽量别让收集箱超过5个。我为了防止遗漏,是在每周回顾的时候,有一个回顾清单,把这些inbox统统清空!

养成了收集这个习惯之后,当工作被别人打断时,如果事情不是紧急的,快速地把事情写在纸上,仍按自己的计划行事,告一段落后再把Inbox中的内容整理到OmniFocus中管理。这样手头的工作也没耽误,突发的事情也不会忘。

《搞定1》里的“收集”在《搞定3》中改为了“捕捉”,收集感觉有点被动的意味,而捕捉好像就多了一些主动的含义。一些年轻人以事情不太多为由拒绝GTD,但实际上经过深度捕捉后,工作和生活方面的事情还是相当多的,每个人都会有一大堆,必须要捕捉并记录在系统里。

上面这些收集工具中收集到的事项,最终都会汇集到OmniFocus中,然后准备进入GTD的下一个流程:明确意义。

原文发布于微信公众号 - 申龙斌的程序人生(slbGTD)

原文发表时间:2016-08-06

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