搞定GTD－掌控流程之一：捕捉（2）

GTD流程的第一步是捕捉，来一次全面捕捉（收集）只是开始，要把收集变为日常的一种习惯，如果你看到一个人在闲聊的过程中不经意地掏出一个小本子，写了几笔之后又放入口袋，他很可能是一名GTDer（使用GTD系统的人）。

（1）小本子和笔

随身携带一个小本子（里面随时夹着一支笔），用它来记录下任何任务、想法、报告或者任何闪入你大脑的其他信息。千万别相信你的大脑，想好了一件事，1分钟之后马上就忘了，这样的事肯定发生了无数次。想起了李笑来常说的一句话“相信我，你并不孤独”。唯一的办法就是：你必须马上记下来，马上记，马上，重要的事情说三遍！之后可以把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中（这是GTD的下一个流程）。

这个小本子，在GTD中叫做收集箱(Inbox)，初学者最好就用纸质的本子（A6大小就差不多）和笔，因为它最简单、高效，容易上手。

（2）邮箱

用纸本子记上几天后，发现生活在IT时代，不用手机记录这些东西是不是有点浪费？对了，电子化的收集箱还有许多种，记得这个Inbox是不是与邮件系统中的Inbox是一个意思？没错，邮箱中的Inbox也是一种收集工具，只不过很多人把这个地方当成了垃圾箱来管理，上班后打开邮件系统后，整整一屏的邮件出现在眼前，分不清哪些处理过了，哪些只是参考资料，哪些是需要采取行动的，有关邮件处理的办法将在以后准备用一节来专门叙述。

（3）电脑上的Inbox文件夹

对我这样的IT人士来说，日常接触的材料大多是电子文档，所以我的电子收集箱使用的频率更高，排在首位的是Windows桌面上的“Inbox快捷方式”（对应着实际硬盘的D:\shenlb\Inbox文件夹），为了有直觉的收集箱的感觉，从网上找了一个inbox.ico的图标文件，以后有什么内容直接丢到这个文件夹中就可以了。

只做了这个设置还远远不够，你是不是经常用浏览器下载文件？用QQ接收好友发来的文件？从邮箱中下载附件到PC上？办公用的即时通IM软件中也会收到同事的文件？花点时间，分别在这些软件中设置一下，把它们的临时目录都指向D:\shenlb\Inbox，只麻烦这一次，以后你只要点下载、接收之类的，这些文件全部安全地放到你早已设置好的文件夹中，绝对不会丢失。你是不是经常遇到这样的情况：一个QQ上发来的文件死活找不到它存在哪了？一个刚刚下载的文档就是找不到它藏在了电脑了哪个神奇目录中？只用上面说的小技巧，这些问题就永远不会发生。（当然，还有一种替代办法，用everything小软件，只需要知道文件名，也能快速找到那个文件）

（4）实体收集筐

我还有另外一个实体的收集工具，就是放在办公桌面显示器左侧的空盒子。常见的办公文档主要都是A4纸大小，所以准备了一个能够放下A4纸的空盒子，实际上就是一个茶叶盒的盖子。当同事送来一份需要处理的文件，先扔到这里待命，也可以把便笺纸扔在这里面（我在显示器下面永远备着一打A6大小的废纸）。由于电子化办公的普及，这个纸盒子中的内容有逐渐变少的趋势。

（5）OmniFocus的Inbox

这个收集箱是随身携带的软件工具，OmniFocus（以后简称OF）是按照GTD理念打造的功能强大、并且稳定的大牌软件，初学者和Android爱好者慎购。这软件多年来，只有Mac版和iOS版，就是没有Windows版和Android版！还从不降价，最新的OmniFocus 2 for iOS卖258元人民币，我仍没舍得更新。

在iPhone4时代，我就买下了这款软件，按照收集工具最好在5秒钟内就位（1秒钟就位最好）的原则，iPhone显示出强大的威力，我把OmniFocus放在iPhone主屏幕的右下角，OmniFocus中的Inbox图标一直处于底部的右数第2个，随时可以在Inbox中输入内容。拿出iPhone、按HOME、Slide开机、点OF图标、点Inbox按钮，一般3秒内就搞定，怀念一下当时在iPhone4上使用OmniFocus的截屏：

后来更新为iPhone6，因为有指纹识别，操作又快了一点点：拿出iPhone、按HOME、点OmniFocus图标、点Inbox按钮。如果能够双击Home直接进Inbox就更好了，这时Omnifocus的版本是1.16.3，好像2版本可以直接在锁屏界面里进行收集工作。在iPhone上输入汉字太麻烦，OF也支持录音、照相等其它收集功能。当前iPhone6手机上运行OmniFocus 1.16.3的截图：

（6）其它收集工具

除了上面这些常用的工具外，还有几个不太常用的几个工具：工作记录本，iPhone上的扫描全能王、相机、录音机、金山快盘......这些都是当天马上整理到OmniFocus中，初学者尽量别让收集箱超过5个。我为了防止遗漏，是在每周回顾的时候，有一个回顾清单，把这些inbox统统清空！

养成了收集这个习惯之后，当工作被别人打断时，如果事情不是紧急的，快速地把事情写在纸上，仍按自己的计划行事，告一段落后再把Inbox中的内容整理到OmniFocus中管理。这样手头的工作也没耽误，突发的事情也不会忘。

《搞定1》里的“收集”在《搞定3》中改为了“捕捉”，收集感觉有点被动的意味，而捕捉好像就多了一些主动的含义。一些年轻人以事情不太多为由拒绝GTD，但实际上经过深度捕捉后，工作和生活方面的事情还是相当多的，每个人都会有一大堆，必须要捕捉并记录在系统里。

上面这些收集工具中收集到的事项，最终都会汇集到OmniFocus中，然后准备进入GTD的下一个流程：明确意义。