使用GTD(Getting Things Done)打造整洁高效的办公环境

估计办公室混乱是我们男人的专利，整个办公室里没有落脚的空隙时才能体现出大忙人的状态，彰显男人的价值。下面这张图是我前几天从同事的办公室随手照的，已经把关键信息进行了马赛克处理。可以想像在这样的办公环境中，能否清晰地进行思考。

问起有些人为什么桌面如何之乱？他们振振有词地说一些大科学家、大艺术家的桌面都是混乱的。网上就流传着这样据说是爱因斯坦的办公桌：

我没有这些伟人们的水平，当办公室一片混乱时，头脑也是混乱的，永远不知道今天要忙些什么，永远不知道做完了什么，永远也不知道有什么突发状况需要自己去应付。

2011年我初次学习GTD后（什么是GTD？可以看看我以前写的“搞定GTD”系列文章，也可以我的公众号后台的自定义菜单中找到），发现GTD不仅仅减轻压力，让做事更有效率的系统性方法，还是一个自我管理的强大工具，让我从多个的视角对所做的项目进行反思。

在2012年6月时，当时学GTD近1年，还没听说过GTD Style Desktop，把办公桌简单整理一番后，自我感觉还不错，拍照一张留念。

当时对面办公桌坐着老SUN，自我感觉比他的桌面整洁不少。但在2012年年底的时候，看到张永锡博客中《我的GTD Style 工作区 实务分享篇》一文，感觉自己对于数字式的信息管理得逐渐清晰，但对于实物类的事务管理还是有点混乱。

特别是看到国外牛人Bill Meade的GTD desk后，发现问题还是比较多，先看他的桌面，除了显示器、键盘、鼠标，以及显示器旁的置物架之外，再无他物。

再从网上找了一些GTD Style桌面的照片对比之后，发现我的桌面存在的主要问题有：

（1）没有明显的实物的Inbox，其它同事拿来的办公资料没地方收集，原来是用中间的一叠A4纸来做Inbox的，但一个action写在面前的一叠纸中，不应该总出现在眼前，这些不需要立即处理的事会起到一些干扰作用。

（2）桌上堆得太满，没有创意思考的空间，当进行一个项目的分解，比较自然式计划法的思考时，应该留出一块较空的桌面，可以任意乱写乱画，键盘和鼠标都很碍事。

（3）USB线缆有点乱，甩得到处都是。

（4）机箱放在桌面上占去不少地方。

（5）大音箱放在窗台上，小音箱也放在桌面上，多人合用的办公室基本不可能听音乐，2.1音箱只能添乱。

（6）机箱后面更乱，虽然从正面看不到，但后面是一个沙发，来的客人的左右视线全是一堆杂乱的线缆，当然对面老SUN的线缆更多更乱，还好也没留下他以前桌面的照片。

GTD Style Desk 1.0

正好年底刚搬了办公室，桌面堆得东西到处都是，柜子里也胡乱地堆着有用没用的东西，很多东西没有分门别类的存放，国企年底都是忙乱的时候，开题、结题、技术交流、写总结、签合同、检查验收等等，如果没有GTD，可能真会疯掉。在忙乱的空隙里开始慢慢打造我自己的GTD办公桌面，在2012年时称为1.0版本。

先看看我当时整理之后的效果图：

当时的第一步是从桌面的整理开始，把一些东西移出办公桌面，无用的扔掉，还有一些需要归档的东西暂时先移到柜子里了，桌面显得整洁了许多，当然2个资料柜又有些乱了，留在后面再整理。

我的桌面整理过程：

（1）两台19英寸的显示器太占地方，把其它屋的一台24英寸的显示器换了过来，这样少了一台显示器，也少了1根电源线和1根信号线。

（2）换用无线键盘和无线鼠标，这样少了2根线。

（3）USB线太乱，现在常用iPhone连接线、Mini USB线，为了要插U盘，还要备一根延长线，为了防止接几个USB设备或接入大容量硬盘后电压不够，买了一个USB HUB（从amzon买的SSK飚王、积木、七孔、带电源USB2.0集线器），把它粘在桌子靠墙的一侧，这样谁也看不见，用的时候把线甩上来，平常的桌面就不会有线缆了。

（4）Inbox还是要有一个实物的，因为常会收到A4纸大小的文件，所以盒子一定要比A4大，翻了翻柜子，发现一个茶叶盒的盖子大小正合适，放在显示器的左边，这样信息从左边进入Inbox，然后加工处理后归档到右边的资料柜。

（5）以前的2.1音箱接线太乱，平常办公用不着一个硕大的低音音箱，把音箱减掉吧，还可以省掉许多连接线，从网上淘了一个coox小音箱，还能经常给我的iPhone 4充电。当iPhone放在上面充电时，我的蓝牙耳机就发挥作用了，一键接听，既减少辐射，还腾出了双手。

（6）项目参考材料我用以前的小文件柜，只能存放A4纸大小的材料，材料也不能太厚，但对我的日常工作一般就够了。从网上买了一些透明L型文件夹，这种文件夹的好处是不需要打开就可以知道这是什么材料，即使从上到下翻一遍，也不需要太多的时间。

根据平常的工作职责，把几个小格都分配互相独立的功能，最上一层是放一些空的文件夹，当某些文件需要做为项目参考资料时，就从这里拿出空文件夹，把它装进去，然后归档到下面的格子中。中间的格子分为培训文档、合同手续材料、报销的发票等，最底下一层是最近常用到的杂类资料。

（7）在小资料柜上面放一个记录本，一般开会时抓着就走，随便记上的东西回来后就整理到Inbox中，所以这个记录本只是开会时用，平常不看。

（8）电话放在右侧的桌子上，接听和拨打都非常方便。看twshi的图片里电话上放个耳机，可以在打电话时腾出双手，我这个电话太普通，还没有这个功能，当想记下一些东西时，只能把电话夹在头和肩膀中间了。

（9）在桌面底下还有一个可以滑出的小抽屉，放上一些创意思考的白纸，这里弄了一份创意思考的文档模板（点击文末左下角的“阅读原文”，可以下载这个PDF文件模版。），用这种办法来启发思路。参考这篇文章：搞定GTD － 合乎自然的项目规划法。

（10）显示器底座以前没发现有什么用，没想到这款HP显示器正好分为了三栏，左右栏放几支笔，随时保证有笔可用。中间放我自制的A6即时贴（把一张反而没有字的A4废纸撕成四份），需要收集某件事情时，在这个A6纸上快速写下，扔到左侧的Inbox中收集起来。

（11）垃圾筒放在桌子底下，应该找个大点的，方便把一整张的A4纸直接扔进去，不用的纸直接塞到碎纸机中。

（12）桌子底下右侧的资料柜放些参考资料，这个资料柜有三个抽屉。中间一层放一些小饼干或面包，在上午10点和下午4点的时候可以用来补充能量用。上面一层抽屉放几本最近要看的书，下面一层抽屉比较大，还没想好放什么。

（13）右侧的桌子基本上只放一个电话，其它地方空出来，需要时可以放笔记本电脑。下面还可以放些准备阅读的书以及一些比较厚的参考资料。

（14）买了一把电脑椅，这样一方面保护脆弱的颈椎和腰椎，还可以不用站起来移动到另一个桌面上，开展另一个项目工作。

至此，我的GTD Style Desk V1.0基本有个雏形了，下一步还有几个资料柜需要整理好。

春节前把打印机和饮水机处的东西也整理好，打印机旁边放最常用的打印纸，再放上常用的订书机、裁纸刀、透明胶等办公用品。饮水机附近放常用的茶叶、咖啡和纸杯等东西。

至此整个办公室整理完毕。

GTD Style Desk 2.0

2015年更换了一点设备，把GTD桌面稍微升级一下，就称为2.0吧。

可以发现显示器由以前的1台又变回2台，原以为1台大显示器操作方便一些，后来发现汇总一些word，excel，ppt，或者编程时，还是多显示器方便，所以把以前的大显示器还了，果断换了2台小一点的显示器。

左侧的inbox不变，中间放一些常用的笔，一些小便笺直接放在显示器的底座上，拿起来就能用。右侧有一个高拍仪，可以直接把文件拍到电脑中，可惜买的这款分辨率有点低，效果不太好，但可满足基本需要。小文件柜仍保持不变，常用的一些资料放在透明塑料夹中，再放到几个盒子中，找起来很方便。 背面的效果：

在桌子右侧的板上仍粘着最早的USB HUB，连了各种USB接口，藏起来从外面看不见：

翻到桌面上就是这样子：

常规usb, mini usb,apple接口，还有一根usb延长线可以接其它设备，足够用了。 另外还有一个小音箱加了一根音频延长线，移到右侧的小桌子上了。

GTD Style Desk 3.0

2016年办公室空间超标，对面多了一张办公桌和一套电脑，无奈右侧一堆电脑连线实在太乱了。

主要改变：

（1）由于显示器没有调节高度的功能，所以从淘宝定制了一个小架子，把显示器架高了10公分左右，这样颈椎舒服了一些。

（2）买了一个表青轴机械键盘换上，以前不知道，用过这机械键盘后，敲起文章来，伴随着清脆的卡卡声，真是一种享受，再也受不了普通键盘那种粘粘的感觉了。

（3）电话换了一款无绳的，但需要经常放在底座上充电。

（4）中间放了一款定时器，用于番茄工作法。

（5）生日礼物咖啡机（咖啡胶囊已经没了，你现在来我办公室只能请你喝速溶咖啡了）搬到身后的桌子上。

（6）常用的笔全放到桌面下面的小抽屉里了。

（7）iPhone 4升级到iPhone 6，以前的小音箱不能用了，换回以前的大音箱，用音频延长线连接起来。

注意：

桌子不管如何整理，关键还是要学会GTD处理事务的流程和理念，否则没有几天仍会变为以前的混乱状态。