使用GTD(Getting Things Done)打造整洁高效的办公环境

估计办公室混乱是我们男人的专利,整个办公室里没有落脚的空隙时才能体现出大忙人的状态,彰显男人的价值。下面这张图是我前几天从同事的办公室随手照的,已经把关键信息进行了马赛克处理。可以想像在这样的办公环境中,能否清晰地进行思考。

问起有些人为什么桌面如何之乱?他们振振有词地说一些大科学家、大艺术家的桌面都是混乱的。网上就流传着这样据说是爱因斯坦的办公桌:

我没有这些伟人们的水平,当办公室一片混乱时,头脑也是混乱的,永远不知道今天要忙些什么,永远不知道做完了什么,永远也不知道有什么突发状况需要自己去应付。

2011年我初次学习GTD后(什么是GTD?可以看看我以前写的“搞定GTD”系列文章,也可以我的公众号后台的自定义菜单中找到),发现GTD不仅仅减轻压力,让做事更有效率的系统性方法,还是一个自我管理的强大工具,让我从多个的视角对所做的项目进行反思。

在2012年6月时,当时学GTD近1年,还没听说过GTD Style Desktop,把办公桌简单整理一番后,自我感觉还不错,拍照一张留念。

当时对面办公桌坐着老SUN,自我感觉比他的桌面整洁不少。但在2012年年底的时候,看到张永锡博客中《我的GTD Style 工作区 实务分享篇》一文,感觉自己对于数字式的信息管理得逐渐清晰,但对于实物类的事务管理还是有点混乱。

特别是看到国外牛人Bill Meade的GTD desk后,发现问题还是比较多,先看他的桌面,除了显示器、键盘、鼠标,以及显示器旁的置物架之外,再无他物。

再从网上找了一些GTD Style桌面的照片对比之后,发现我的桌面存在的主要问题有:

(1)没有明显的实物的Inbox,其它同事拿来的办公资料没地方收集,原来是用中间的一叠A4纸来做Inbox的,但一个action写在面前的一叠纸中,不应该总出现在眼前,这些不需要立即处理的事会起到一些干扰作用。

(2)桌上堆得太满,没有创意思考的空间,当进行一个项目的分解,比较自然式计划法的思考时,应该留出一块较空的桌面,可以任意乱写乱画,键盘和鼠标都很碍事。

(3)USB线缆有点乱,甩得到处都是。

(4)机箱放在桌面上占去不少地方。

(5)大音箱放在窗台上,小音箱也放在桌面上,多人合用的办公室基本不可能听音乐,2.1音箱只能添乱。

(6)机箱后面更乱,虽然从正面看不到,但后面是一个沙发,来的客人的左右视线全是一堆杂乱的线缆,当然对面老SUN的线缆更多更乱,还好也没留下他以前桌面的照片。

GTD Style Desk 1.0

正好年底刚搬了办公室,桌面堆得东西到处都是,柜子里也胡乱地堆着有用没用的东西,很多东西没有分门别类的存放,国企年底都是忙乱的时候,开题、结题、技术交流、写总结、签合同、检查验收等等,如果没有GTD,可能真会疯掉。在忙乱的空隙里开始慢慢打造我自己的GTD办公桌面,在2012年时称为1.0版本。

先看看我当时整理之后的效果图:

当时的第一步是从桌面的整理开始,把一些东西移出办公桌面,无用的扔掉,还有一些需要归档的东西暂时先移到柜子里了,桌面显得整洁了许多,当然2个资料柜又有些乱了,留在后面再整理。

我的桌面整理过程:

(1)两台19英寸的显示器太占地方,把其它屋的一台24英寸的显示器换了过来,这样少了一台显示器,也少了1根电源线和1根信号线。

(2)换用无线键盘和无线鼠标,这样少了2根线。

(3)USB线太乱,现在常用iPhone连接线、Mini USB线,为了要插U盘,还要备一根延长线,为了防止接几个USB设备或接入大容量硬盘后电压不够,买了一个USB HUB(从amzon买的SSK飚王、积木、七孔、带电源USB2.0集线器),把它粘在桌子靠墙的一侧,这样谁也看不见,用的时候把线甩上来,平常的桌面就不会有线缆了。

(4)Inbox还是要有一个实物的,因为常会收到A4纸大小的文件,所以盒子一定要比A4大,翻了翻柜子,发现一个茶叶盒的盖子大小正合适,放在显示器的左边,这样信息从左边进入Inbox,然后加工处理后归档到右边的资料柜。

(5)以前的2.1音箱接线太乱,平常办公用不着一个硕大的低音音箱,把音箱减掉吧,还可以省掉许多连接线,从网上淘了一个coox小音箱,还能经常给我的iPhone 4充电。当iPhone放在上面充电时,我的蓝牙耳机就发挥作用了,一键接听,既减少辐射,还腾出了双手。

(6)项目参考材料我用以前的小文件柜,只能存放A4纸大小的材料,材料也不能太厚,但对我的日常工作一般就够了。从网上买了一些透明L型文件夹,这种文件夹的好处是不需要打开就可以知道这是什么材料,即使从上到下翻一遍,也不需要太多的时间。

根据平常的工作职责,把几个小格都分配互相独立的功能,最上一层是放一些空的文件夹,当某些文件需要做为项目参考资料时,就从这里拿出空文件夹,把它装进去,然后归档到下面的格子中。中间的格子分为培训文档、合同手续材料、报销的发票等,最底下一层是最近常用到的杂类资料。

(7)在小资料柜上面放一个记录本,一般开会时抓着就走,随便记上的东西回来后就整理到Inbox中,所以这个记录本只是开会时用,平常不看。

(8)电话放在右侧的桌子上,接听和拨打都非常方便。看twshi的图片里电话上放个耳机,可以在打电话时腾出双手,我这个电话太普通,还没有这个功能,当想记下一些东西时,只能把电话夹在头和肩膀中间了。

(9)在桌面底下还有一个可以滑出的小抽屉,放上一些创意思考的白纸,这里弄了一份创意思考的文档模板(点击文末左下角的“阅读原文”,可以下载这个PDF文件模版。),用这种办法来启发思路。参考这篇文章:搞定GTD - 合乎自然的项目规划法

(10)显示器底座以前没发现有什么用,没想到这款HP显示器正好分为了三栏,左右栏放几支笔,随时保证有笔可用。中间放我自制的A6即时贴(把一张反而没有字的A4废纸撕成四份),需要收集某件事情时,在这个A6纸上快速写下,扔到左侧的Inbox中收集起来。

(11)垃圾筒放在桌子底下,应该找个大点的,方便把一整张的A4纸直接扔进去,不用的纸直接塞到碎纸机中。

(12)桌子底下右侧的资料柜放些参考资料,这个资料柜有三个抽屉。中间一层放一些小饼干或面包,在上午10点和下午4点的时候可以用来补充能量用。上面一层抽屉放几本最近要看的书,下面一层抽屉比较大,还没想好放什么。

(13)右侧的桌子基本上只放一个电话,其它地方空出来,需要时可以放笔记本电脑。下面还可以放些准备阅读的书以及一些比较厚的参考资料。

(14)买了一把电脑椅,这样一方面保护脆弱的颈椎和腰椎,还可以不用站起来移动到另一个桌面上,开展另一个项目工作。

至此,我的GTD Style Desk V1.0基本有个雏形了,下一步还有几个资料柜需要整理好。

春节前把打印机和饮水机处的东西也整理好,打印机旁边放最常用的打印纸,再放上常用的订书机、裁纸刀、透明胶等办公用品。饮水机附近放常用的茶叶、咖啡和纸杯等东西。

至此整个办公室整理完毕。

GTD Style Desk 2.0

2015年更换了一点设备,把GTD桌面稍微升级一下,就称为2.0吧。

可以发现显示器由以前的1台又变回2台,原以为1台大显示器操作方便一些,后来发现汇总一些word,excel,ppt,或者编程时,还是多显示器方便,所以把以前的大显示器还了,果断换了2台小一点的显示器。

左侧的inbox不变,中间放一些常用的笔,一些小便笺直接放在显示器的底座上,拿起来就能用。右侧有一个高拍仪,可以直接把文件拍到电脑中,可惜买的这款分辨率有点低,效果不太好,但可满足基本需要。小文件柜仍保持不变,常用的一些资料放在透明塑料夹中,再放到几个盒子中,找起来很方便。 背面的效果:

在桌子右侧的板上仍粘着最早的USB HUB,连了各种USB接口,藏起来从外面看不见:

翻到桌面上就是这样子:

常规usb, mini usb,apple接口,还有一根usb延长线可以接其它设备,足够用了。 另外还有一个小音箱加了一根音频延长线,移到右侧的小桌子上了。

GTD Style Desk 3.0

2016年办公室空间超标,对面多了一张办公桌和一套电脑,无奈右侧一堆电脑连线实在太乱了。

主要改变:

(1)由于显示器没有调节高度的功能,所以从淘宝定制了一个小架子,把显示器架高了10公分左右,这样颈椎舒服了一些。

(2)买了一个表青轴机械键盘换上,以前不知道,用过这机械键盘后,敲起文章来,伴随着清脆的卡卡声,真是一种享受,再也受不了普通键盘那种粘粘的感觉了。

(3)电话换了一款无绳的,但需要经常放在底座上充电。

(4)中间放了一款定时器,用于番茄工作法。

(5)生日礼物咖啡机(咖啡胶囊已经没了,你现在来我办公室只能请你喝速溶咖啡了)搬到身后的桌子上。

(6)常用的笔全放到桌面下面的小抽屉里了。

(7)iPhone 4升级到iPhone 6,以前的小音箱不能用了,换回以前的大音箱,用音频延长线连接起来。

注意:

桌子不管如何整理,关键还是要学会GTD处理事务的流程和理念,否则没有几天仍会变为以前的混乱状态。

原文发布于微信公众号 - 申龙斌的程序人生(slbGTD)

原文发表时间:2016-10-06

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