沟通管理·会议管理

本文节选自电子书《Netkiller Management 手札》

3.4.3. 会议管理

3.4.3.1. 会议的时间成本

会议不仅占用管理层的时间，更占用员工的时间，所以要严控会议用时。

开会就要有解决方案，成熟的方案，否则不要开会，开了没有意义，浪费时间。

3.4.3.2. 三个臭皮匠，还是臭皮匠

三个臭皮匠，还是臭皮匠，永远不会成为诸葛亮，如果三个臭皮匠能成为诸葛亮，就不会出现三足鼎立的情况，集思广益纯属扯淡。

大部分的会议就浪费在听取广大群众的发言。

通常我们看到的会议就是针对XXXXX问题你们看看怎么做，你们大家商量一下，然后你一言，我一嘴，各个提建议，到头什么都没有解决，一份会议记录发给所有人，几乎没有人看。提意见都很踊跃，具体到谁负责都开始低头，会议内容落实5%不到。

3.4.3.3. 下一个饭局

会议出现交叉，追尾，就是如同赶饭局。

多任务处理和预约冲突使会议效率变低，公司不得不安排更多会议完成工作。

3.4.3.4. 会议必须有结论

会开了，问题仍然没有解决，这种议而不决非常普遍。

会议不能议而不决，会议的目的是针对方案细节依次敲定，然后进入到Ticket对应具体负责人。

3.4.3.5. 会议记录

我从来不看，没有必要写。

3.4.3.6. 会议地点

会议地点可以随时随地，桌面讨论也是会议，不一定非要定会议室。

3.4.3.7. 与会人员

与会议议题无关的的人员不应该参加会议。

3.4.3.8. 怎样管理会议的时间呢？

取消一定数量的会议或者刻意压缩会议时间并不现实，因为促进合作和作出重大决定都需要开会研究。

我认为可以这样管理，首先规定一个部门或者管理层，一周或者一个月的会议时长。每组织一次会议，便扣除会议时长，并告知剩余时长。

同时制定下面六条规定，可以让许多公司大幅提高会议质量。

1. 会议审批，议题论证，组织会议人员资格，会议时间、与会人员都要严格审查
2. 议程目标明确。比如通知A事项，讨论B事项和决定C事项。会议过程也和会议目标一样简明扼要，与会者专注于完成具体目标。
3. 提前准备。所有周商业计划回顾都必须提前发出，让与会者能在会议前查阅。这一举措大大减少会上分享信息时间。
4. 按时开始。时长一小时会议如果晚5分钟开始，就会浪费8%的会议时间，但很多管理团队在任何其他职责领域都不会允许8%的浪费发生。
5. 敲定事项，会议的目的是针对方案细节依次敲定，什么是应具体负责人，什么时间完成。
6. 尽早结束，尤其是在会议无法得出明确结果的情况下。当公司内部会议效率下降，或与会者准备不充分时，乔布斯会马上“紧急叫停”。有人觉得这样做唐突无礼，但当会议不太可能得出理想结果时，该做法有效制止了时间和金钱浪费。