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时间管理的定义与目的

时间管理定义

◆时间就是生命,时间就是金钱。 ◆人们往往是重视生命,乐于理财,而忽略了时间管理。 ◆善用时间,就是善用自己的生命!

时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧,引导并安排管理自己及个人的生活,合理有效地利用可以支配的时间。

时间管理的目的

时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作,达到“三效",即效果、效率、效能。

效果,是确定的期待结果;

效率,是用最小的代价或花费所获得的结果;

效能,是用最小的代价或花费,获得最佳的期待结果。

图2-1   时间管理的“三效”关系

时间管理理论的历史演进

学习时间管理,首先了解一下时间管理理论的历史演进。因为科技发展的过程中,每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。在追求的过程中,如何去节约更多的时间,如何把时间投入到最有效率的结果上,历史上曾存在几种方式,这种方式间发生的变化就好像一个历史的演进。

第一代时间管理理论

基本是备忘录型。一方面顺其自然,另一方面也会追踪时间的安排。备忘录管理的特色就是写纸条,这种备忘录可以随身携带,忘了就把它拿出来翻一下。如果今天一天结束完成了大部分的事情,就可以在备忘录上划掉,否则就要增列到明天的备忘录上。这就是第一代时间管理,叫做备忘录的时间管理。

这种时间管理的优点是:重要的事情变化时的应变力很强,是顺应事实的。另一个优点就是没有压力,或者压力比较小。备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。

但备忘录管理没有严整组织架构,比较随意,所以往往会漏掉一些事情。忽略了整体性的组织规划,有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情,这是第一代时间管理的缺点。

第二代时间管理理论

强调的是“规划与准备”,特色是记事簿。特点是制定时间表,记录应该做的事情,表明应该完成的期限,注明开会的日期等等。

这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。

缺点是容易产生凡事都要安排的习惯,找不到思考的空间。

第三代时间管理理论

主旨是“规划、制定优先顺序,操之在我”。这一代的管理强调的是价值,制定中长短的目标以期实现一种价值观。因此它的特色就是将每天活动,写在纸上或者输入计算机,详细地规划各式各样的规划表或者组织表。它主要是为了提高工作和生活效率。

第三代时间管理的优点是比较强调价值观,以价值为依据,或者以价值为导向的一种生活工作的方式。它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果,也能透过每天的规划,安排优先的顺序,可以提高生产力;它的效率比较高,可以感到井然有序。

第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则,缺乏远见。因为它是以价值为导向,你要得到这些东西,你认为这是你生命中最重要的,所以在安排上往往会有些疏失,其实价值观未必是自然法则。

 第四代时间管理

强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念,它不是换一个时钟,而是提供一个罗盘,因为人走的多快是一回事,方向对才是最重要的。怎么走,不是求快,而是怎么向未来的目标接近。

这种管理理论强调的是每一天的行动,每一个时段的行动,都要与未来的目标很接近,所以它强调的是一种方向,也叫做正北理论。

表2-1  时间管理理论的历史演进

理论的演进

特点

优点

缺点

第一代时间管理

备忘录型

应变力很强没有压力

随意忽略整体规划

第二代时间管理

记事簿规划与准备

追踪约会事件达成率比较高

产生安排的习惯

第三代时间管理

强调价值规划、制定优先顺序

以价值为导向提高生产率

忽略了自然法则缺乏远见

第四代时间管理

自然法则和罗盘理论

效率方向对

在你的生活过程当中,每一个决定不是离开你人生的目标很远,就是离你人生的目标很近。所以你每一个时刻都在做选择,每一个时刻都在做决定。

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