CIO说:老ERP将淘汰 未来系统是让用户满意不是IT满意

上市公司的财报都必须经过会计师的签证,才具有一定的公信力。而会计师们在忙碌的时候,平均一个月有超过一半时间都不在办公室,对他们而言,不是在客户的办公室里,就是在前往客户办公室的路上。资诚联合会计师事务所,为了让员工的工作效率与质量,不会因为必须长期在外奔波而有所影响,很早就着手推动移动办公室。 台湾资诚联合会计师事务所执业会计师兼CIO徐永坚表示,从2013年9月开始,便陆续推出9款App,从通讯录到虚拟会议,或者是签核通知的提醒及会计师工作底稿的复核等,让员工只在手机上就能完成工作(Workflow)进展。 IT投资是公司竞争力的象征,每年大约2亿元 全世界150多个国家都有资诚分公司,台湾是联盟所之一,主要业务分成三大部分,以审计为大宗,其次包括税务法律和信息管理顾问部门,而企业内的信息部门则是服务内部客户,支持内部营运管理以及知识管理。 徐永坚指出,IT是投资,对公司竞争力影响大,不论是每年大约2亿元的IT软硬件投资,或者是配备手提电脑及专属网络移动电话,只要有网络,就可以让员工工作不再受限实体的环境,更早在十多年前,就已经将IT科技导入电子查账与电子稽核的操作项目中,开发电子工作底稿系统(Aura),提高同仁查账的效率和可信任度。 淘汰原本的ERP系统,支持移动化是重要关键 由于资诚很早就开始推动网络化,徐永坚在2000年时,就已经担任信息部门主管一职,负责公司的流程调整,回想当年微软加上英特尔连手无敌的时候,除了计算机和网络的逐渐普及外,透过电子邮件沟通的方式,更是标准的沟通无国界,而推动信息数字化的同时,也带动无纸化的发展。最终,资诚开始导入ERP(企业资源规划)系统。 改变资诚联合会计师事务所作业模式最重要的关键就是,在2002年开始发展办公室自动化OA系统,开始朝向流程网络化;到2003年引进BI报表、ERP系统等,自己开发所需模块、并且持续优化决策支持系统(EIS)报表,同步透过IBM的Note系统做落实知识管理(KM)。 到2007年,由另外一位会计师接任信息部门主管一职,主要的工作重点是全球化、与国际接轨,引进全球总部150个国家使用的ERP系统(iPower),强调资安,随着企业BI使用率的普及化,并推动BI 2.0时代。 只不过,移动和云端是所有IT应用无法回避的趋势,但问题在于,原先使用的iPower则难以和移动设备或其他云端服务串接。 所以,徐永坚在2012年7月二度回任CIO职务时,就在评估,是否要换掉无法介接移动服务的iPower。因为iPower主控权在全球总部手上,许多公司同事需要新增的功能,其实都无法新增。因此,为了服务内部客户以满足其需求,并评估资诚未来营运发展目标,徐永坚决定在2013年全部更换成自行开发的ERP平台。 画图沟通UI与流程,加速系统开发效率和时间 由于新的ERP系统开发只许成功、不许失败,当资诚信息部门经评估后决定淘汰并自行开发新系统时,徐永坚必须先寻求公司高层主管的支持。他说:“毕竟,淘汰全球都在使用的系统,并以自行开发的系统取代,不仅需要获得公司内部高层的支持,公司高层也必须说服总部支持IT部门的决定。”幸好,公司高层和信息部门的态度一致,也才能够顺利淘汰更换ERP系统。 这次由信息部门自行开发系统的过程,徐永坚也发现,信息部门员工的作业模式有了不一样的改变,光是从用户接口(UI)的沟通开始,就是很大的进步。 他进一步解释,以往系统开发时,信息部门员工一样必须要做需求访谈,从单一部门到跨部门的需求都必须先行汇整后,再透过系统分析(SA)、系统设计(SD),把新开发系统所需要的信息全部汇整后,再交由开发人员写程序。有些时候,为了确认功能是否顺利提供,还会先有测试的原型出现,经过多次修改、确认后,才会正式进入开发流程。 但他发现,现在写程序的观念已经不同,历经需求访谈和系统分析、设计后,信息部门有一位专门的同仁,就是负责设计新程序的用户接口,透过画图沟通的方式,像是确认功能键的位置、样式,甚至每一个动作与流程的接续,怎么从这一步顺利转到下一步,不用像以往一样,必须先产出原型系统再经测试后,才能发现系统问题所在。反倒是,当操作接口、流程需求都经过用户确认并画押后,反而节省开发者许多系统开发的时间,因为“他们只需要把所需要的功能,开发出来就好了。”徐永坚说。 新系统应该让用户满意,而不是让IT满意 徐永坚很清楚,大张旗鼓开发新系统,难度很高,但必须要着重工作质量和流程,“对应用要有想法,也必须符合使用者期待”,这是徐永坚对IT部门的期许。 因此,担任信息部门主管的他,最先要带给部门同仁的就是“先行塑造开发团队的共识、目标、愿景和最终预设的成效”,他说,信息部门总共花了4个月时间建立标准,谈需求、设计UI,之后才开发程序。 再者,现在的系统要同步支持移动设备,安全性更必须确认。所以,信息部门一步一脚印,将所有的系统文件都留下规范,包括开发、测试流程、数据转换、系统串接、优先性可否等等,每一个环节都留下系统文件,一边开发、一边继续需求访谈,先把UI画出来后,做完SA再做SD(系统模块化)再写程序。他指出,因为有些功能已经有现成的软件模块可以使用,信息部门确认需求后,就 可以透过Call API的方式,加速系统的开发。 因为画图沟通流程、需求后,信息部门将标准订出来,最终还是要让使用者买单。更重要的是,新系统上线后,新旧系统更必须做到“无缝接轨”。 他说,这也意谓着,新系统上线后,以前旧功能都在,而且,用户从操作接口就可以看得出来所需要的信息报表哪里找。 “新的ERP经历一个周末后,在周一上班时间如期上线,用户可以直接从新系统中,找到原本所需的功能,也没有抱怨。”他说。信息部门预计开发一年二个月上线,最终花了一年四个月才上线。 自建App,让资诚员工更像移动工作者 ERP开发完成后,信息部门也同时完成其他4~5个移动App,以iOS为主。新的ERP系统朝向云端化,数据转换是个问题,而客户端也要安装App。徐永坚表示,这些推出的App,主要是针对内部同仁使用,并不对外开放。

资诚员工为了搭配这样的电子化工作底稿系统,很早以前,就已经使用笔记本电脑工作,但慢慢的,拿出手机比开计算机更方便时,资诚的IT部门也意识到,只有笔记本电脑的移动化形式还不够,更要有能够配合各种移动设备的App。因此,新的ERP系统Next上线后,可以满足员工一天工作所需的App,也同步上架。 “工时申报”对所有会计师而言,是最重要也最麻烦的琐事,因为会计师是昂贵的专业知识服务,以人天计算,所有的工时都必须被系统认列后,才能申报。所以,以往资诚员工如果在外面网络不稳,VPN无法顺利连回公司系统时,一定得回公司申报工时,但是,当有了工时申报的App“Times”出现后,工时申报只要点击App后就可以填写工时,整体流程比以往更便利,这个App也深获资诚员工好评。 不仅如此,会计师需要很多专业知识的累积,经常需要各种工具书的协助,为了加速知识管理的流程,资诚也把常用的工具书先App化,以提高咨询服务的效率。而所有的签核包含请假在内,都有一个“To Do”App会显示还有多少的签核还没有决行,以加速每个签核流程的进行。另外,因为资诚员工透过MVPN联络同仁,可以直接打分机联系不用钱,因此通讯簿App“Contacts”便把全员工通讯簿都事先建好,临时需要联系时便派得上用场。 为了让员工沟通更有效率,虚拟视频会议App“vConference”能让员工透过计算机、平板和手机,直接召开视频会议。而徐永坚最喜欢的App是“Aura Online”,可以帮助他在手机上快速检视同仁的工作底稿的进度和流程并提供建议,让审计及查账工作可以顺利进行。 在今年四月推出的报账App,则是资诚根据员工需求所推出的新功能。能让员工先记账后、再缴交相关的凭证,至少该报的帐不会忘了报。而类似从员工需求出发的功能,预计在下半年,透过建立一个Connect数据交换平台,让企业能上传存查备查的档案给会计师,以加速稽核查账的流程。 从笔记本电脑的工作习惯到手机的工作流程,徐永坚认为,这只是证明移动化的趋势锐不可挡,不论是云端化或者是大数据的分析应用,对IT部门而言,只要这样的趋势有助于公司营运发展,就是信息部门研究导入的方向。

原文发布于微信公众号 - 人称T客(Java_simon)

原文发表时间:2015-05-10

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