给NGO的IT解决手册

一个故事

某跨国机构的中国区负责人非常苦恼，他们每年会新增至少5万条业务数据，所有原始数据都记载在纸质文件上，一条数据有十多页，包含100多项内容，而且其中大部分是描述性的文字。这些数据都要手动录入到总部的信息化系统里去，纯英文界面，繁琐的操作流程，再加上老旧的系统设计导致录入的效率极其低下，以资深员工的速度估计，平均每录入一条数据需要花费20分钟，这意味着，每年新增的业务数据需要10人团队工作整整十个月才能全部录完。基于这种现状，该负责人决定将下一年度20%的预算投入到本地化的信息系统建设中。终于，第二年，信息化系统在延迟了一个季度之后投入使用，如此一来，该机构的状况和以前完全不同了。

现在他们得把数据录入两遍。

看到这里，相信很多人都笑了，然而，这并不是一个笑话，而是我们在和一家公益组织合作时了解到的现实。大家可以试着想象一下，一整排狭小昏暗的格子间，其中的每位工作人员桌上、抽屉里、脚边都堆放着大量需要录入的资料，几乎要把人深埋在文件山之中，这样的情形要持续十个月，甚至更久——尤其是当新的系统非但没有减轻、反而加重了工作量的时候。看到、听到这些情况时，我们简直不敢相信自己的眼睛和耳朵，不敢相信在这个高度信息化的时代，一个国际性组织，居然要用如此大量的人力物力来进行重复低效的劳动。然而，这就是事实。

两个案例

无独有偶，另外一家中小型NGO也遇到了类似的问题，他们想要扩大机构的影响力，于是拿出大笔资金建设了一个自己的网站，然而新上线的网站却乏人问津，不仅起不到宣传的效果，反而多了每年的维护费用和其他支出。

这样的案例在NGO中并不鲜见。随着机构的发展和活动、项目的进行，公益组织的人力资源往往难以跟上工作量的快速增加，在这种情况下，众多公益组织的第一个想法通常是寻求IT手段来提高自身的工作效率。固然，信息化是大势所趋，IT手段也的确能够极大地帮助到不同规模组织的管理和运营，但如何使用IT技术、如何以更小的成本更好地解决问题，这仍然是一个巨大的挑战。

时至今日，多数NGO内部并没有成熟的IT部门，更没有可以兼顾技术与运营管理的决策者，这导致很多人对于“信息化”的理解仍然是搭网站、做系统，但对于网站上具体有什么内容、系统里又该加入何种功能却一无所知，在这样的情况下贸然开始建设IT系统，很难得到一个能真正解决痛点的产品，而投入的资金往往也是打了水漂。

三个点子

在为这些NGO惋惜的同时，我们也在思考，作为IT行业的一份子，我们深深觉得自己有责任、有必要做些什么来改变这种现状，但具体如何来做，却需要深思。如果要找到最适合各个NGO的IT架构，那么必然要逐个和NGO做详细的调研、分析，考虑到其数量和每个NGO之间的巨大差异，这其中涉及到的人力物力将会相当庞大；如果只是针对特定问题设计一个通用解决方案，那么这一解决方案很难适应不同的领域、不同的组织环境。很显然，这两种方法都是行不通的。

时下流行的“CEO教练”给了我们新的启发。CEO绝对比教练更熟悉自己的企业，因此教练的价值不在于告诉CEO怎么做，而是帮助CEO找到合适的解决方案，这与我们的需要不谋而合。NGO内部的工作人员绝对比任何人都更了解自己的组织，而我们作为IT人，并不应该告诉NGO他们需要什么，与之相反，我们要做的是引导NGO自己找到答案，NGO信息官红宝书的想法应运而生。

四个步骤

NGO信息官红宝书，其宗旨是帮助NGO的信息化管理建设及相关的流程改进和工具选择，我们将收集国内中小型NGO的信息化需求并进行整合归纳，从中总结出现有问题和需求的类型、模式，并设计对应的解决思路。这个手册不是万金油，不能直接给出答案，更不会是说明书，把所有问题都用一个套路来解决，我们更希望它可以成为一个问题集，在NGO成员根据组织现状回答这些问题之后，可以理清思路，由自己的回答挖掘到实际问题所在，从而选择合适的解决办法，或者，我们也可以称之为“NGO的CIO指南”。

有了具体的目标后，大致的执行计划就呼之欲出了。

值得高兴的是，到目前为止，这个项目已经获得了数百人的支持和帮助，甚至有很多“志愿者”表示出了想要加入项目一起奋斗的意愿，这一切都使我们的步伐更加坚定。 我们相信，今日的努力，必将改变明天！