升值加薪Excel神助攻,数据透视表堪称神器!

VLOOKUP、数据透视表、条件格式…你用这几个技巧做,80%的工作需求都能解决。今天特意整理了这些操作技巧,拯救同在“表海”中挣扎的你,让你的工作效率超乎想象。

第一篇章 数据整理与保护

1.CTRL+E,截取填充部分文本

如何截取身份证号中的出生年月,一个快捷操作,截取、填充同时搞定。

操作步骤:在数据源当中的第一行,输入:出生年月日,然后选中整列区域,按键盘CTRL+E,完成快速填充。也可以在第一行右下角单元格处,双击十字句柄,点击右下角的填充选项,选择【快速填充】。

2.一键分列,规范日期格式

日期格式千奇百怪,数据类型却完全不一样,分析起来就频频出现错误。分列一下,马上规范起来。

操作步骤:选中数据源,在【数据】选项卡下找到【分列】,按照分割符号,下一步到设置数据类型为日期,点击完成。

3.数据管理的小闹钟:条件格式

对数据进行格式标识,以期更加直观地显示数据,比如员工工资的数额高低、培训成绩的分布、工作进度的控制、异常数据的监测等。

操作步骤:选中数据单元格,点击【开始】选项卡--【条件格式】--【数据条】,让单元格直接嵌上了类似于“柱状图”的效果。

除了数据条,这个功能还有很多种显示方式,见下图

第二篇章 常见函数应用

4.VLOOKUP函数,查找匹配,随心随遇

根据姓名匹配职位、身份证号等信息,总不能一个一个查找复制,耗时耗力,还经常容易出错。因此要用VLOOKUP函数查找引用数据,这也是Excel中使用最频繁的操作。

VLOOKUP函数结构

VLOOKUP精确匹配

VLOOKUP模糊匹配:不再为等级匹配发愁,取代if多层嵌套

5.INDEX+MATCH函数,查找界的王者

从适用性上讲,INDEX+MATCH的组合函数更具威力!

Index+Match中,Match用以确定数据所在的行值和列值(查找姓名所在的行,查找身份证号所在的列,行列交汇的数据就是要匹配出来的数据),Index负责调出由Match确定的行值和列值交叉位置确定的唯一数据,于是查找匹配就自然实现了。

Match:查找到你的位置

Index:提取出相应位置的数据

Index+match+数据有效性,一个小型的查询系统成型了。

第三篇章 数据汇总与分析

6.ALT+=,快速求和

不用再写那么多的SUM了,一个快捷操作统统搞定

7.多表汇总,就用合并计算

对于表结构一致的多表汇总,不用再想着要用到VBA才能解决,合并计算功能就足够了。

8.数据透视表:Excel分析汇总神器

数据透视表,允许用户根据需要对各类数据维度进行划分,进行不同的重组,助你轻松发现隐藏在数据背后的本质。

超强统计:根据你想要呈现的数据报表,透视一下,让你轻松“拖”出来。

多数值计算:求和?计数?平均值?最大值/最小值?标准差?方差?你想要的数值计算方式,应有尽有。

创建组:按季度?分年龄段?数据标签由你定义。

操作方式:选中字段下的数据—右键单击选择【创建组】-创建“起始于”和“终止于”对应的数值,也可采用自带的年、季度、月等组合方式。

切片器:一枚切片器,轻松控制多个数据透视表,数据展现随心而动。

操作方式:选中数据透视表中任一数据——【分析】选项卡—插入切片器—右键单击切片器—报表连接—勾选需要控制的多个表格。

综合运用上面的功能,一张人员基本情况分析的看板就实现了。

第四篇章 数据呈现与可视化

9.图表呈现

相比较枯燥乏味的文字和数据信息,人们更愿意也更容易接受各种图形信息,也就是可视化呈现。通常我们遵循的原则为:能用数据显示的,绝不用文字说明;能用图形显示的,绝不用数据说明。

比如要做这张图:

(1)选中数据源,插入一张柱形图,并修改图表类型为组合图。设置:产值:图表类型为-带数据标记的折线图

环比增长:图表类型为-簇状柱形图,勾选次坐标

(2)设置柱形图的填充颜色为蓝色,并添加数据标签。

通过调整分类间距的大小,改变柱形图两柱形之间的间距距离。

(3)设置折线图的标记点显示方式

①设置折线图,线条填充样式为:无线条

②设置标记点:数据标记选项为原型,大小为35

填充颜色为:白色

标记表框为蓝色:5磅,线条类型为粗细结合式

(4)设置数据标签及轴坐标。

点击选中次坐标,在设置坐标轴格式中,更改坐标轴的最大值为1,即100%;点击环形图的数据点以后,单击鼠标右键,选:添加数据标签;选中数据标签后,在设置数据标签格式中,更改标签位置为:居中。

(5)设置图表标题,删除冗余刻度线条

如果觉得坐标轴的数值比较多的话,可以通过设置坐标轴格式,更改主单位的大小进行调整。

更高阶的图表比如仪表图、动态图、看板等。

公司在职人员情况看板

来源:E维课堂、会计职称考试

原文发布于微信公众号 - 大数据(hzdashuju)

原文发表时间:2018-03-16

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