时间都去哪儿了-技术人员的时间管理

是不是有这样一种感觉,明明一天开始的时候计划要做很多事情,但是忙忙碌碌一天之后发现,杂七杂八的事情做了一堆,重要的事情却一件没完成。

时间不知不觉溜走了,事情还是那么多,而且一天下来,还真的挺累的。所以很多人对时间有一种莫名的焦虑。

老天给了所有人同样多的时间,而有的人能够把时间用好,有的人却不能把时间用好。日积月累,人和人的差距就越来越大了。

就拿写一篇文章举例,其实专注的投入,可能一个小时就能搞定,但经常拖拖拉拉,写的过程中,时不时看看邮件,看看IM消息,时不时的处理一下大脑中突然冒出来的各种事情,等回过神来,哇,一个下午又过去了,文章才写到一半。时间就是这样悄悄不见的。

有的同学说,这是时间管理的问题。

这句话,其实只答对了一半。时间固然是需要合理的去管理。但每天24小时,每个人都是公平的,不会多一分也不对少一秒。

我们常常听到一个人说,他已经非常忙了,某某事情实在是无精力去做。

恰好是这句话,让我思考到,我们其实要追求在固定的时间内,完成更多重要的事情,那么时间管理的本质就不再是对时间进行管理了,而是在对精力上进行管理。

能做好时间管理的人,其实就是管理好了他的精力。一个人要完成大量工作,重点其实不在于要投入多少时间,而在于要投入多少精力和注意力。

尤其是对于技术同学,互联网技术革新这么快,每个月都有新的技术、新的框架出现,我们除了需要掌握好已熟知的领域外,还需要不断的去学习新的技能。这对技术同学的时间管理,提出了更高的要求。

从大的方面来讲,我们应该

1、主动掌控时间,而不是被动的随时间驱动

2、学会说“不”,做好任务的分类分级

我不太想把这两点展开来讲,会容易觉得太理论。所以我这里直接上手,介绍一种自我效率的管理方式:番茄工作法。

先用一句话来介绍它:

番茄工作法 是一套简单的工具和流程,可以用来提升个人和所在团队的生产力。

番茄工作法,它要求一次只做一件事情。

它的方法能让我们减轻对时间的焦虑,不会再因为离任务指定时限越来越近而充满焦虑,我们要做的就是定好25分钟番茄钟,然后全然专注于手头上的任务即可。如果25分钟后番茄铃声响起,此时任务已完成,那非常完美,可以休息并继续下一个任务了。但如果铃声响起时,任务没有完成,那也不要紧,因为我们已经全神贯注的高效工作了25分钟,此时的铃声正是为了这高效的25分钟所喝彩,此时也不再会有时间焦虑。

我们为什么要用番茄工作法呢,

上面写文章拖拉的例子就是一个典型,我们在做事情的时候,有时很难以集中于单项活动,头脑中的其他想法不停的往外冒,我们会不停的切换上下文去处理别的事情。

尤其是对于有拖延症的人,在面对复杂的事情的时候,一想到某个任务要花很多时间很多精力,甚至就连开始去做的勇气都没有。还有时候,做事情想到哪儿做到哪儿,到最后,重要的事情一件没做,一天都处理琐碎事情去了。说到这里,是不是很有感触?有没有找到自己的影子?

没关系,我们用番茄工作法来解救你。

好了,那我具体来讲讲 什么是番茄工作法:

用一句话简单描述就是,列出你当天要做的任务清单,设置25分钟闹钟,然后按照优先级依次开始。

当然,除此之外,还有每日回顾、控制中断、预估时间、休息设定等等,后面都会一一详细讲到。

不过。真心讲,番茄工作法,是一种简单到令人发指的工具方法,它的方式还可以根据你的需要随时进行调整。

那如何使用番茄工作法呢,

在使用番茄工作法之前,我们需要准备一些简单的工具:

  • 一支笔
  • 一个番茄钟(可以用厨房定时器/手机APP等)
  • 三张纸(一张用于“活动清单”,一张用于“今日任务清单”,还有一张用于记录数据优化流程的表)

详细解释一下这三纸:

1、活动清单:一个活动写一行,用剪短的语言来描述活动,如果这个活动有时间期限,那么可以在活动的后面加上期限的时间点。

例如:

#发邮件给haha

#写一篇关于AI的技术文章 19:00

#调研某一款产品

2、今日任务清单:每天早上从“活动清单”中提取今天需要进行的任务,放到“进入任务清单”即可,格式同上。

在这个清单里面的内容,就是承诺今天会去完成的事情,如果某件事情不打算今天做,那么就不要放到这个清单里,所以也需要对自己一天的工作量有一个合理的评估,对时间评估把控可以在开展番茄工作法的过程中不停的调整。

3、记录表:每天晚上记录一下当天完成了多少个番茄钟,并且中断了多少次,有多少任务是在当天没有完成的,对每一项任务评估的番茄钟数合不合理,以便第二天改进。

番茄工作法是一套典型的PDCA流程:Plan(计划)、Do(执行)、Check(评估)、Act(应用)

番茄工作者每天也是要按照这四项进行:

1、计划:

首先需要准备一份“活动清单”,将脑海中接下来一周要进行的任务全部记录到“活动清单”。每天早上,从“活动清单”中提取今天要进行的重要任务,填入到“今日任务清单”。

2、跟踪:

早上开始的时候,从当天的“今日任务清单”中按照重要程度开始每一项任务,每隔25分钟休息一次(每25分钟称为一个番茄钟),如果在番茄钟期间被其它事情中断了,记录下中断次数。

每完成一个番茄钟,就需要进行5分钟的休息。休息的时候是需要完全的放下手上的工作,番茄钟一响,就在30秒之内迅速完成手上的事情,如果是在写文章,多一个字都不要再写,远离任何的智力思考活动,让大脑完全放松,可以是到处转一下、喝点茶水咖啡等。千万不要无视休息的重要性,有规律的工作与休息才能持久的实现高效率。休息完成之后,你可以决定继续刚才的任务,还是从“今天任务清单”中挑选另外一件更重要的任务进行。

除了这种常规小休息以外,番茄工作法还要求,每4个番茄钟之后,要进行一次阶段性休息,这种阶段性休息通常是15-30分钟,这个休息时间可以做稍长时间的消遣,比如看看新闻、运动运动之类的。

要注意的是,在番茄工作法中,一个番茄钟就表示25分钟的努力,番茄钟是一个原子单位,不可分割,在每个番茄钟内专注的只做一件事,也不要中途停下来休息,不然会打乱节奏。

3、记录:

每天结束时,记录下当天完成的番茄钟个数以及中断次数

在做一件事情的时候,其实经常容易被其它事情打断,可能来源于外部打断(外部事件干扰,例如同事过来沟通),也可能来源于内部打断(比如大脑中突然冒出某个想法要去做),这些都称之为中断,其实我们工作的记忆容量有限,每一次的干扰都会让我们大脑的信息、注意力丢失,相当于电脑CPU的上下文切换,要找回刚刚的大脑状态,需要付出额外的精力。

那么针对中断,应该怎么处理呢?

如果是内部中断,比如大脑中突然冒出一个要做的事情,此时并非停止手上的任务去做,而是应该将大脑冒出的那件事填入到“今日任务清单”中,并标注上,属于“计划外紧急”,每一次中断都需要做一次符号标记(例如用~号,方便一天结束时统计),这种处理方式简单来说就是:接受它,记录它,然后立即继续手上任务。

如果是外部中断,因为外部中断具有互动性(例如是有同事过来找你沟通事情),如果是可以协商到稍后处理的事件,那么可以参考内部中断的处理方式(不过需要采用不同的符号标记),如果外部中断的事情非常紧急,需要立即处理,那只能中断当前的任务,投入新的任务中去,但是同样需要记录到“今日任务清单”中,且标记上“计划外紧急”,同时因为当前在进行的番茄钟的任务被放下了,那这个番茄钟必须作废,重新一个番茄钟来开始它。

4、优化:

通过每天的记录,找出改进流程的思路,例如评估任务的时间是否合理、每天任务数是否合理,工作和休息间隔的时间是否合理等等,按照自己的工作习惯,进行自我调整。

番茄工作法的特点是可以根据每个人的不同,定期调整工作和休息的间隔时间以及记录的方式,这些节奏都可以根据实际情况优化。但是如果你是刚学会番茄工作法,那么建议你坚持使用常规的方法,至少两周内不要做任何改动。你需要亲身经历,以便确切的知道哪里适合你,哪里不适合。

其实时间管理,不在于你一天内完成了多少个任务,而在于每一个任务的执行期间,你是否都在尽力专注的去做。一次只做一件事情,这就是番茄工作法的精髓。

原文发布于微信公众号 - 不止思考(bzsikao)

原文发表时间:2018-02-03

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