PMPBOK6项目管理计划及其子计划


项目管理计划

项目管理计划是说明项目执行、监控和收尾方式的一份文件,它整合并综合了所有子管理计划和基准,以及管理项目所需的其他信息。究竟需要哪些项目管理计划组件,取决于具体项目的需求。

子管理计划

范围管理计划。见 5.1.3.1 节。确立如何定义、制定、监督、控制和确认项目范围。

范围管理计划要对将用于下列工作的管理过程做出规定:

  • 制定项目范围说明书;
  • 根据详细项目范围说明书创建 WBS;
  • 确定如何审批和维护范围基准;
  • 正式验收已完成的项目可交付成果。

根据项目需要,范围管理计划可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的。

需求管理计划。见 5.1.3.2 节。确定如何分析、记录和管理项目和产品需求。

需求管理计划的主要内容包括(但不限于):

  • 如何规划、跟踪和报告各种需求活动;
  • 配置管理活动,例如,如何启动变更,如何分析其影响,如何进行追溯、跟踪和报告,以及变更审批权限;
  • 需求优先级排序过程;
  • 测量指标及使用这些指标的理由;
  • 反映哪些需求属性将被列入跟踪矩阵的跟踪结构。

进度管理计划。见 6.1.3.1 节。为编制、监督和控制项目进度建立准则并确定活动。

根据项目需要,进度管理计划可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的,其中应包括合适的控制临界值。

进度管理计划会规定:

  • 项目进度模型制定。需要规定用于制定项目进度模型的进度规划方法论和工具。
  • 进度计划的发布和迭代长度。使用适应型生命周期时,应指定固定时间的发布时段、阶段和迭代。固定时间段指项目团队稳定地朝着目标前进的持续时间,它可以推动团队先处理基本功能,然后在时间允许的情况下再处理其他功能,从而尽可能减少范围蔓延。
  • 准确度。准确度定义了需要规定活动持续时间估算的可接受区间,以及允许的应急储备数量。
  • 计量单位。需要规定每种资源的计量单位,例如,用于测量时间的人时数、人天数或周数,用于计量数量的米、升、吨、千米或立方码。
  • 组织程序链接。工作分解结构(WBS,见 5.4 节)为进度管理计划提供了框架,保证了与估算及相应进度计划的协调性。
  • 项目进度模型维护。需要规定在项目执行期间,将如何在进度模型中更新项目状态,记录项目进展。
  • 控制临界值。可能需要规定偏差临界值,用于监督进度绩效。它是在需要采取某种措施前,允许出现的最大差异。临界值通常用偏离基准计划中的参数的某个百分数来表示。
  • 绩效测量规则。需要规定用于绩效测量的挣值管理(EVM)规则或其他测量规则。例如,进度管理计划可能规定:
  1. 确定完成百分比的规则;
  2. EVM 技术,如基准法、固定公式法、完成百分比法等。更多信息,参阅《挣值管理实践标准》[17];
  3. 进度绩效测量指标,如进度偏差(SV)和进度绩效指数(SPI),用来评价偏离原始进度基准的程度。
  • 报告格式。需要规定各种进度报告的格式和编制频率。

成本管理计划。见 7.1.3.1 节。确定如何规划、安排和控制成本。

成本管理过程及其工具与技术应记录在成本管理计划中。例如,在成本管理计划中规定:

计量单位。需要规定每种资源的计量单位,例如用于测量时间的人时数、人天数或周数,用于计量数量的米、升、吨、千米或立方码,或者用货币表示的总价。

精确度。根据活动范围和项目规模,设定成本估算向上或向下取整的程度(例如 995.59 美元取整为 1,000 美元)。

准确度。为活动成本估算规定一个可接受的区间(如 ±10%),其中可能包括一定数量的应急储备。

组织程序链接。工作分解结构(见 5.4 节)为成本管理计划提供了框架,以便据此规范地开展成本估算、预算和控制。在项目成本核算中使用的 WBS 组成部分,称为控制账户(CA),每个控制账户都有唯一的编码或账号,直接与执行组织的会计制度相联系。

控制临界值。可能需要规定偏差临界值,用于监督成本绩效。它是在需要采取某种措施前,允许出现的最大差异,通常用偏离基准计划的百分数来表示。

绩效测量规则。需要规定用于绩效测量的挣值管理(EVM)规则。例如,成本管理计划应该:

  1. 定义 WBS 中用于绩效测量的控制账户;
  2. 确定拟用的 EVM 技术(如加权里程碑法、固定公式法、完成百分比法等);
  3. 规定跟踪方法,以及用于计算项目完工估算(EAC)的 EVM 公式,该公式计算出的结果可用于验证通过自下而上方法得出的完工估算。
  • 报告格式。需要规定各种成本报告的格式和编制频率。
  • 其他细节。关于成本管理活动的其他细节包括(但不限于):
  1. 对战略筹资方案的说明;
  2. 处理汇率波动的程序;
  3. 记录项目成本的程序。

质量管理计划。见 8.1.3.1 节。确定在项目中如何实施组织的质量政策、方法和标准。

它描述了项目管理团队为实现一系列项目质量目标所需的活动和资源。质量管理计划可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的,其风格与详细程度取决于项目的具体需要。应该在项目早期就对质量管理计划进行评审,以确保决策是基于准确信息的。这样做的好处是,更加关注项目的价值定位,降低因返工而造成的成本超支金额和进度延误次数。质量管理计划包括(但不限于)以下组成部分:

  • 项目采用的质量标准;
  • 项目的质量目标;
  • 质量角色与职责;
  • 需要质量审查的项目可交付成果和过程;
  • 为项目规划的质量控制和质量管理活动;
  • 项目使用的质量工具;
  • 与项目有关的主要程序,例如处理不符合要求的情况、纠正措施程序,以及持续改进程序。

资源管理计划。见 9.1.3.1 节。指导如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放。

资源管理计划可以根据项目的具体情况分为团队管理计划和实物资源管理计划。资源管理计划可能包括(但不限于):

  • 识别资源。用于识别和量化项目所需的团队和实物资源的方法。
  • 获取资源。关于如何获取项目所需的团队和实物资源的指南。
  • 角色与职责。
  1. 角色。在项目中,某人承担的职务或分配给某人的职务,如土木工程师、商业分析师和测试协调员。
  2. 职权。使用项目资源、做出决策、签字批准、验收可交付成果并影响他人开展项目工作的权力。例如,下列事项都需要由具有明确职权的人来做决策:选择活动的实施方法,质量验收标准,以及如何应对项目偏差等。当个人的职权水平与职责相匹配时,团队成员就能最好地开展工作。
  3. 职责。为完成项目活动,项目团队成员必须履行的职责和工作。
  • 能力。为完成项目活动,项目团队成员需具备的技能和才干。如果项目团队成员不具备所需的能力,就不能有效地履行职责。一旦发现成员的能力与职责不匹配,就应主动采取措施,如安排培训、招募新成员、调整进度计划或工作范围。
  • 项目组织图。项目组织图以图形方式展示项目团队成员及其报告关系。基于项目的需要,项目组织图可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的。例如,一个 3000 人的灾害应急团队的项目组织图,要比仅有 20 人的内部项目的组织图详尽得多。
  • 项目团队资源管理。关于如何定义、配备、管理和最终遣散项目团队资源的指南。
  • 培训。针对项目成员的培训策略。
  • 团队建设。建设项目团队的方法。
  • 资源控制。依据需要确保实物资源充足可用、并为项目需求优化实物资源采购,而采用的方法。包括有关整个项目生命周期期间的库存、设备和用品管理的信息。
  • 认可计划。将给予团队成员哪些认可和奖励,以及何时给予。

沟通管理计划。见 10.1.3.1 节。确定项目信息将如何、何时、由谁来进行管理和传播。

沟通管理计划描述将如何规划,结构化、执行与监督项目沟通,以提高沟通的有效性。该计划包括如下信息:

  • 相关方的沟通需求;
  • 需沟通的信息,包括语言、形式、内容和详细程度;
  • 上报步骤;
  • 发布信息的原因;
  • 发布所需信息、确认已收到,或作出回应(若适用)的时限和频率;
  • 负责沟通相关信息的人员;
  • 负责授权保密信息发布的人员;
  • 接收信息的人员或群体,包括他们的需要、需求和期望;
  • 用于传递信息的方法或技术,如备忘录、电子邮件、新闻稿,或社交媒体;
  • 为沟通活动分配的资源,包括时间和预算;
  • 随着项目进展,如项目不同阶段相关方社区的变化,而更新与优化沟通管理计划的方法;
  • 通用术语表;
  • 项目信息流向图、工作流程(可能包含审批程序)、报告清单和会议计划等;
  • 来自法律法规、技术、组织政策等的制约因素。

沟通管理计划中还包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件等的指南和模板。如果项目要使用项目网站和项目管理软件,那就要把它们写进沟通管理计划。

风险管理计划。见 11.1.3.1 节。确定如何安排与实施风险管理活动。

风险管理计划可包括以下部分或全部内容:

  • 风险管理战略。描述用于管理本项目的风险的一般方法。
  • 方法论。确定用于开展本项目的风险管理的具体方法、工具及数据来源。
  • 角色与职责。确定每项风险管理活动的领导者、支持者和团队成员,并明确他们的职责。
  • 资金。确定开展项目风险管理活动所需的资金,并制定应急储备和管理储备的使用方案。
  • 时间安排。确定在项目生命周期中实施项目风险管理过程的时间和频率,确定风险管理活动并将其纳入项目进度计划。
  • 风险类别。确定对单个项目风险进行分类的方式。通常借助风险分解结构 (RBS)来构建风险类别。风险分解结构是潜在风险来源的层级展现(示例见图 11-4)。风险分解结构有助于项目团队考虑单个项目风险的全部可能来源,对识别风险或归类已识别风险特别有用。组织可能有适用于所有项目的通用风险分解结构,也可能针对不同类型项目使用几种不同的风险分解结构框架,或者允许项目量身定制专用的风险分解结构。如果未使用风险分解结构,组织则可能采用某种常见的风险分类框架,既可以是简单的类别清单,也可以是基于项目目标的某种类别结构。
  • 相关方风险偏好。应在风险管理计划中记录项目关键相关方的风险偏好。他们的风险偏好会影响规划风险管理过程的细节。特别是,应该针对每个项目目标,把相关方的风险偏好表述成可测量的风险临界值。这些临界值不仅将联合决定可接受的整体项目风险敞口水平,而且也用于制定概率和影响定义。以后将根据概率和影响定义,对单个项目风险进行评估和排序。
  • 风险概率和影响定义。根据具体的项目环境,组织和关键相关方的风险偏好和临界值,来制定风险概率和影响定义。项目可能自行制定关于概率和影响级别的具体定义,或者用组织提供的通用定义作为出发点。应该根据拟开展项目风险管理过程的详细程度,来确定概率和影响级别的数量,即:更多级别(通常为五级)对应于更详细的风险管理方法,更少级别(通常为三级)对应于更简单的方法。表 11-1 针对三个项目目标提供了概率和影响定义的示例。通过将影响定义为负面威胁(工期延误、成本增加和绩效不佳)和正面机会(工期缩短、成本节约和绩效改善),表格所示的量表可同时用于评估威胁和机会。
  • 概率和影响矩阵。见 11.3.2.6 节。组织可在项目开始前确定优先级排序规则,并将其纳入组织过程资产,或者也可为具体项目量身定制优先级排序规则。在常见的概率和影响矩阵中,会同时列出机会和威胁;以正面影响定义机会,以负面影响定义威胁。概率和影响可以用描述性术语(如很高、高、中、低和很低)或数值来表达。如果使用数值,就可以把两个数值相乘,得出每个风险的概率 - 影响分值,以便据此在每个优先级组别之内排列单个风险相对优先级。图 11-5 是概率和影响矩阵的示例,其中也有数值风险评分的可能方法。
  • 报告格式。确定将如何记录、分析和沟通项目风险管理过程的结果。在这一部分,描述风险登记册、风险报告以及项目风险管理过程的其他输出的内容和格式。
  • 跟踪。跟踪是确定将如何记录风险活动,以及将如何审计风险的管理过程。

采购管理计划。见 12.1.3.1 节。确定项目团队将如何从执行组织外部获取货物和服务。

采购管理计划包含要在采购过程中开展的各种活动。它应该记录是否要开展国际竞争性招标、国内竞争性招标、当地招标等。如果项目由外部资助,资金的来源和可用性应符合采购管理计划和项目进度计划的规定。

采购管理计划可包括以下内容:

  • 如何协调采购与项目的其他工作,例如,项目进度计划制定和控制;
  • 开展重要采购活动的时间表;
  • 用于管理合同的采购测量指标;
  • 与采购有关的相关方角色和职责;如果执行组织有采购部,项目团队拥有的职权和受到的限制;
  • 可能影响采购工作的制约因素和假设条件;
  • 司法管辖权和付款货币;
  • 是否需要编制独立估算,以及是否应将其作为评价标准;
  • 风险管理事项,包括对履约保函或保险合同的要求,以减轻某些项目风险;
  • 拟使用的预审合格的卖方(如果有)。

根据每个项目的需要,采购管理计划可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的。

相关方参与计划。见 13.2.3.1 节。确定如何根据相关方的需求、利益和影响让他们参与项目决策和执行。

相关方参与计划是项目管理计划的组成部分。它确定用于促进相关方有效参与决策和执行的策略和行动。基于项目的需要和相关方的期望,相关方参与计划可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的。相关方参与计划可包括(但不限于)调动个人或相关方参与的特定策略或方法。

变更管理计划。 见 4.2.3.1 节。变更管理计划为管理变更控制过程提供指导,并记录变更控制委员会(CCB)的角色和职责。

变更管理计划。 描述在整个项目期间如何正式审批和采纳变更请求。

配置管理计划。 见 4.2.3.1 节。配置管理计划描述项目的配置项、识别应记录和更新的配置项,以便保持项目产品的一致性和有效性。

描述如何记录和更新项目的特定信息,以及该记录和更新哪些信息,以保持产品、服务或成果的一致性和(或)有效性。

基准

范围基准。见 5.4.3.1 节。经过批准的范围说明书、工作分解结构 (WBS) 和相应的 WBS 词典,用作比较依据。

范围基准是经过批准的范围说明书、WBS 和相应的 WBS 词典,只有通过正式的变更控制程序才能进行变更,它被用作比较的基础。范围基准是项目管理计划的组成部分,包括:

  • 项目范围说明书。项目范围说明书包括对项目范围、主要可交付成果、假设条件和制约因素的描述(见 5.3.3.1 节)。
  • WBS。WBS 是对项目团队为实现项目目标、创建所需可交付成果而需要实施的全部工作范围的层级分解。工作分解结构每向下分解一层,代表对项目工作更详细的定义。
  • 工作包。WBS 的最低层级是带有独特标识号的工作包。这些标识号为进行成本、进度和资源信息的逐层汇总提供了层级结构,构成账户编码。每个工作包都是控制账户的一部分,而控制账户则是一个管理控制点。在该控制点上,把范围、预算和进度加以整合,并与挣值相比较,以测量绩效。控制账户拥有两个或更多工作包,但每个工作包只与一个控制账户关联。
  • 规划包。一个控制账户可以包含一个或多个规划包,其是一种低于控制账户而高于工作包的工作分解结构组件,工作内容已知,但详细的进度活动未知。
  • WBS 词典。WBS 词典是针对 WBS 中的每个组件,详细描述可交付成果、活动和进度信息的文件。WBS 词典对 WBS 提供支持,其中大部分信息由其他过程创建,然后在后期添加到词典中。WBS 词典中的内容可能包括(但不限于):
  • 账户编码标识;
  • 工作描述;
  • 假设条件和制约因素;
  • 负责的组织;
  • 进度里程碑;
  • 相关的进度活动;
  • 所需资源;
  • 成本估算;
  • 质量要求;
  • 验收标准;
  • 技术参考文献;
  • 协议信息。

进度基准。见 6.5.3.1 节。经过批准的进度模型,用作与实际结果进行比较的依据。

进度基准是经过批准的进度模型,只有通过正式的变更控制程序才能进行变更,用作与实际结果进行比较的依据。经相关方接受和批准,进度基准包含基准开始日期和基准结束日期。在监控过程中,将用实际开始和完成日期与批准的基准日期进行比较,以确定是否存在偏差。进度基准是项目管理计划的组成部分。

成本基准。见 7.3.3.1 节。经过批准的、按时间段分配的项目预算,用作与实际结果进行比较的依据。

成本基准是经过批准的、按时间段分配的项目预算,不包括任何管理储备,只有通过正式的变更控制程序才能变更,用作与实际结果进行比较的依据。成本基准是不同进度活动经批准的预算的总和。项目预算和成本基准的各个组成部分。先汇总各项目活动的成本估算及其应急储备,得到相关工作包的成本;然后汇总各工作包的成本估算及其应急储备,得到控制账户的成本;接着再汇总各控制账户的成本,得到成本基准。由于成本基准中的成本估算与进度活动直接关联,因此就可按时间段分配成本基准,得到一条 S 曲线。对于使用挣值管理的项目,成本基准指的是绩效测量基准。

最后,在成本基准之上增加管理储备,得到项目预算。当出现有必要动用管理储备的变更时,则应该在获得变更控制过程的批准之后,把适量的管理储备移入成本基准中。

绩效测量基准。 经过整合的项目范围、进度和成本计划,用作项目执行的比较依据,以测量和管理项目绩效。

项目生命周期。 描述项目从开始到结束所经历的一系列阶段。 开发方法。 描述产品、服务或成果的开发方法,例如预测、迭代、敏捷或混合型模式。 管理审查。 确定项目经理和有关相关方审查项目进展的时间点,以考核绩效是否符合预期,或者确定是否有必要采取预防或纠正措施。

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