选型宝访谈:如何高效利用移动报销云平台,解放全员工作效率

写在前面

在企业的日常运营中,“费用报销”是必不可少的环节,也是为大家带来过很多烦恼的环节。费用申请、粘贴发票、填写表格、领导审批、财务审核……传统模式下繁琐、冗长的报销流程,严重拖累了企业的运营效率。

那么,在移动互联网日益普及,企业信息系统逐步云化的今天,有没有一种新的工具,能让报销变得更简单、更快捷,从而把企业员工、财务和管理者都解放出来呢?在寻找这个问题的答案时,我们了解到了杭州每刻科技公司和他们的移动报销SaaS云平台-每刻报销。

每刻报销究竟是怎样一款产品,它是如何简化报销流程,为企业降费增效的呢?带着选型宝社区用户普遍关心的问题,我们采访了每刻科技的创始人兼CEO魏强先生。

下面,就让我们一起来听,选型宝首席架构师李维良与魏强先生的精彩对话吧。

魏强 每刻报销 总经理

李维良 选型宝 首席架构师

李维良(主持人)

做为有着20多年经验的大型企业财务负责人,请您先聊一聊,企业在报销和费用管理方面,都有哪些痛点?

魏强

报销是一个链条,从费用的发生到财务的审核、领导的审批,再到账务处理、出纳支付以及最后的费用分析和数据管理,构成了报销和费用管理的全流程,而在这个流程中,又涉及到报销者、财务人员、企业管理者等多种角色。

在传统模式下,报销的痛点是非常多的,99%的企业对报销环节都会感到很不爽。在会计电算化之前,报销所涉及的票据流、信息流和资金流都是通过手工传递和流转的,非常耗时且容易出错。随着计算机的普及和办公自动化、流程管理、财务管理等软件的出现,报销和费用管理的信息化水平大幅提高。但是,由于企业内部软件众多,信息孤岛现象严重,各个系统之间的数据交换,仍然需要人工的干预。

随着移动互联网时代的到来,大家的工作和生活方式发生了巨大变化,随时随地报销,每时每刻审批,就成了人们的自然诉求。在这样的情况下,企业传统的基于PC的信息系统,就更显得沉重繁琐、不合时宜了。

对企业来说,报销是全员工程,而传统模式下复杂、冗长的报销过程,正严重吞噬着企业的运营效率。在今天的移动互联网和云计算时代,企业迫切需要一套能够覆盖报销全流程的、更专业、更好用的报销系统。在技术和需求的双重驱动下,“费用报销SaaS云平台”应运而生了。

李维良

费用报销SaaS云平台是怎样一种产品?它的理念和定位是怎样的?

魏强

费用报销SaaS云平台是基于企业管理者、财务人员和员工三方的流程痛点,利用移动互联网、云计算、大数据处理等技术,为企业提供差旅预定、费用报销管理及全流程费用管控的软件服务。通过新技术的深入应用,费用报销SaaS云平台为我们带来了“互联网+”时代的全新报销体验。目前,国内外已有多个类似的系统问世并服务于企业,而每刻报销就是其中的优秀代表之一。

每刻报销打通了“申请-预订-报销-支付-入账”的全流程,并通过接入第三方消费平台、集成企业内部信息系统、连接银行和第三方支付平台、移动报销、移动审批、批量支付等功能,降低企业采购成本,提高采购和审核效率,并让报销变得更简单、更轻松。同时,通过自动化费用管控、补贴自动计算等功能,大幅提升了财务处理效率,也让报销变得更透明、更合规。

每刻报销的产品理念,我们用八个字来概括:“让利用户”和“经验共享”。

每刻报销SaaS平台统一部署在阿里云服务器上,用户可以根据自身情况,按需购买,随时开通。与传统的套装软件相比,SaaS软件独特的部署和交付方式,可大幅降低企业报销与费用管理软件的拥有和维护成本。

每刻报销平台汇聚了几十家大中型企业在报销与费用管理方面的成熟经验,并会不断借鉴和应用各个企业的最佳实践。这些沉淀下来的宝贵经验,可通过统一的软件平台,服务于每刻报销的所有用户。

李维良

每刻报销由哪几个模块组成?有哪些主要功能?

魏强

从大的模块上来划分,每刻报销主要包含了 “ 对私 ” 和 “ 对公 ” 两大部分功能。如果拆细了讲,每刻报销的功能则覆盖了费用报销的全流程,包括:事前的消费申请、预算申请;事中的预定采购、费控规则;事后的费用报销、费用标准控制、预算扣减等。

在费用管理方面,每刻报销SaaS云平台通过与第三方消费平台的对接,支持多渠道消费流水的自动导入。同时,软件还具有强大的费用合规性管理功能,可对费用进行自动化风险检查和违规提示,从而大幅度提高费效比。

在报销环节,每刻报销可以覆盖多种报销业务场景,管理报销的全生命周期。通过即时通知功能,报销人能够随时掌握报销的进度。

在审批方面,每刻报销支持审批流程的灵活配置,并通过对移动化审批的支持,大幅提高审批效率。同时,每刻报销还内置了强大的费控规则,可自动识别风险费用,并在审批时给予智能提醒。

在财务和出纳方面,每刻报销通过大量中间件,可对接金蝶、用友、Oracle等主流财务软件,使费用入账更便捷。同时,每刻报销还可以批量打印报销单,并支持导出多种网银格式(中、工、农、建、招行等),以进行批量支付。通过对接招行CBS(跨银行现金管理平台),每刻报销还可以帮助企业实现统一的资金管理。

在一个完整流程结束之后,相关数据会沉淀下来,形成报表,帮助管理者进行多维度核算,了解各项费用的产生情况、分布状态及趋势变化。

李维良

每刻报销适用于哪些类型、哪种规模的企业呢?

魏强

各种类型和规模的企业,都会有报销和费用管理方面的需求,但以我个人多年的经验来看,真正有报销痛点的企业,一般是规模比较大的企业。通常,这些企业的分支机构更多,差旅的发生更频繁,报销的场景更多样。

从类型上看,可以是研发、制造加销售的综合性企业,也可以是销售主导/客户主导型企业,也可以是走出去的跨国企业。

总之,每刻报销主要面向大中型企业。这些企业的报销痛点更明显,报销需求更迫切,每刻报销给它们带来的收益也更加的显著。

李维良

每刻报销可以连接哪些第三方服务?可以集成企业内部的哪些信息系统?

魏强

大家看一下这张每刻报销生态图。图的中间是每刻报销费用管理SaaS平台, 上部分是消费流水对接模块,可以对接京东、携程、华住、滴滴、高铁管家、二维火等第三方消费平台。这些消费平台涵盖了办公用品采购及吃、住、行的各个方面,可以满足企业的大部分采购和消费需求。

员工在这些第三方平台上的消费流水,可以批量、自动、快速地导入到每刻报销系统中。这样做的好处是显而易见的:首先,减少了报销人填单的工作量,提高了员工的工作效率;第二,自动导入的第三方数据更真实、更透明,更便于企业做内控;第三,第三方平台提供的数据颗粒度更细,能为企业的数据分析和费用管控提供更好的支持。

这张生态图的右侧,是我们可以连接的信用卡,网上银行和资金管理平台。每刻报销支持的信用卡包括建行、招行以及运通卡等,员工使用这些信用卡的消费流水,也可以自动导入到每刻报销系统中。

通过对接国家税务总局的发票数据平台,每刻报销可以查验增值税专用发票、增值税普通发票和电子发票的真伪。

每刻报销SaaS云平台还可以和企业内部的HR、CRM、财务等系统做集成。比如,与HR系统集成之后,可以实现企业组织架构的同步;接入CRM系统数据,则可以实现与客户或项目相关的多维度核算;每刻报销的费用处理结果,最后可以进入企业内部财务系统,再做进一步的处理。

李维良

为了让大家有一个更直观的感受,请您以一次差旅的消费和报销过程为例,说说每刻报销是如何发挥作用的。

魏强

首先,员工在提出出差申请并获批之后,可以从每刻报销平台跳转到携程旅行网的页面上,然后根据自己的级别和费用标准去预定相应的机票或酒店,这样,每刻报销就帮助企业把住了费控的第一关。由于机票和酒店住宿的费用是由企业与第三方平台月结的,所以员工在这个过程中也不需要自己垫钱。

出差期间,员工可以用二维火进行餐饮消费,或用滴滴解决市内交通问题。不管是二维火还是滴滴,相应的消费记录都可以自动进入每刻报销平台。数据进入之后,平台能够清晰地展示出员工的消费行为,包括时间、价格等。

员工在滴滴上的消费可以做到无票报销。如果企业与滴滴是月结的,这块费用就不用提交报销了;如果是非月结的,员工提交电子记录即可。对二维火来说,我们正建议它实行统一开票,在统一开票落实之后,员工只要凭着二维火的电子记录,直接“提交报销”就可以了。大家可以看到,通过每刻报销与第三方消费平台的对接,报销人需要处理的票据较以前大幅缩减,差旅报销变得更简单、更轻松了。

对出差员工的领导来说,他可以很快在系统上看到需要审批的事项。由于是电子记录,各项费用一目了然,配合移动审批和风险费用智能提醒等功能,领导可以随时随地,快速完成审批。

对财务人员来说,不再需要审核大量的纸质票据,取而代之的电子数据更加清晰明了,更加真实可靠。这样一来,财务审核的周期也大大缩短了。

企业老板更关心的问题可能是:员工去了哪里?花了多少钱?他的支出与业绩是否匹配?如何评估他的业绩并为他支付相应的工资和奖金?而每刻报销对报销全流程的电子化支持及强大的统计分析功能,可以很好地解答这些高级管理者的困惑。

李维良

做为一种云服务,每刻报销如何保证企业各类财务数据的安全?

魏强

因为我自己是财务出身,所以很清楚企业的这个担心。为此,在公有云自身的安全保障体系之外,我们又与杭州本地的数据加密公司LOCKet合作,为用户提供了一层额外的数据保护。

LOCKet是独立第三方数据安全服务企业,他们的加密网关可对业务敏感数据加密落库。也就是说,在没有密钥的情况下,他人即使能够打开后台数据库,所看到的敏感字段也会是乱码,而解密数据所需的密钥,只由用户自己掌握。在没有密钥的情况下,要破解这些乱码,以目前计算机的算力,可能需要上百年的时间。

LOCKet提供的专业加密服务,是由每刻报销平台统一采购并提供给用户使用的。每刻报销的所有用户,都会默认采用这一加密机制,无需支付额外费用。

李维良

目前有哪些企业在使用每刻报销?每刻报销为这些企业带来了哪些助益?

魏强

每刻报销SaaS云平台推出的时间虽然不长,但目前已经覆盖了北、上、广、深、杭等地的40多家大中型企业,如大华股份、天合光能、亚厦装饰、红蜻蜓、海利生物、新安化工、纳思教育等。这些用户分布在各个行业,其中很多是上市公司。

每刻报销为这些企业带来的收益是非常显著的。以我们的一家典型客户为例,这家企业在国内外有近60个分支机构,员工总数超过1.5万,其中4000多人是销售, 每个月产生的费用流水有10万多笔。像这样一个体量的企业,它的报销痛点是非常多、非常深的。在引入每刻报销SaaS云平台之后,他们的报销周期从原来的12天缩短到了5天,财务效率提高了234%,每年节省人工费用80多万。

李维良

我注意到,每刻报销在新版本中引入了信用体系。信用体系的工作原理是怎样的?它为企业管理带来了哪些新的价值?

魏强

每个企业都会有几种人,一种人办事认真、规矩,另外一种人马虎、随意,体现在报销上,也是如此。前一种人可以帮助企业降低管理成本,提升财务效率,后一种人则相反。新版每刻报销首创了信用体系,就是希望以信息化手段,引导大家成为第一种人。

每刻报销目前的信用体系,初始设定员工的信用分数为80分,在此基础上,财务可根据员工的报销行为,给予增加或扣减,分数可长期积累。对于信用高的员工,可以缩减上级审批和财务审核环节,从而提高报销速度;信用分低的员工,审批流程长,审核更精细,支付优先级低。通过这种方式,可以引导员工对自己的行为负责,自觉规范报销行为,从而大大减少财务人员的工作量,并整体提高企业报销和费用管理的效率。

信用报销通过有效的技术手段与合理的规则设计,将员工的认真报销、规范报销变成了一种主动行为,从而也增加了员工与管理者及财务人员之间的相互信任。因此,信用体系的引入,对企业的价值观和文化建设,也会带来积极作用。

李维良

每刻报销有些版本?分别是如何收费的?

魏强

每刻报销只有两种版本,一个是标准版,目前是免费的;一个是集团版,收费标准是25元/人/月。标准版的功能相对比较简单,包括消费流水和报销单、移动访问、借款管理、支付管理、标准报表等;集团版是全功能版,除了标准版的功能,还包含多核算体支持、补贴计算、预算管理、信用体系、集团报表和分析等更多专业功能。

李维良

与concur等同类产品相比,每刻报销有哪些特点和优势?

魏强

美国的concur公司成立于1993年,现在已经并入SAP。他们在差旅及费用管理方面确实做得不错,是整个行业的标杆。

相比之下,每刻科技是中国本土公司,对国内企业,特别是大中型企业的管理流程和财务制度更熟悉。因此,我们的产品能够更好地匹配国内企业的需求,我们提供的原厂服务,也更高效、更及时。

从价格上看,concur是按每张报销单若干美元来收费的,相对比较昂贵;而每刻报销是按使用人数收费,要经济实惠得多。

李维良

每刻报销这款产品,是从什么时候开始研发的?公司目前的规模有多大?未来还有怎样的规划?

魏强

每刻科技是2015年6月在杭州正式成立的,我们团队的核心成员,大多是来自大型企业的财务、内审和HR等相关部门的负责人,其中一半以上毕业于浙江大学。

每刻报销这款产品是2016年正式发布的,看起来时间不长,但它的理念和原型,我们其实已经思考和酝酿很久了。团队成员自身的经历,使我们对大中型企业费用报销的场景和痛点非常了解,这是我们能够厚积薄发,做出一款专业而好用的费用管理软件的基础。

我们的产品和团队也得到了资本的肯定:2016年2月,我们获得了由赛伯乐领投的1000万元天使轮融资;2017年6月,又获得由宽带资本领投的3000万元A轮融资。

目前,我们整个团队的规模已经有60多人,核心成员有10年以上的技术研发和产品设计经验,同时又非常了解报销业务。跨界的人才组合,也是每刻报销最大的优势之一。

未来,每刻报销团队会将我们在报销及费用管理方面的深厚积累和深刻理解,与大数据、人工智能等新技术紧密结合,以 “ 让报销不再烦恼 ” 为宗旨,为大家提供更好的产品和服务。

李维良

谢谢魏总的分享。

原创声明,本文系作者授权云+社区发表,未经许可,不得转载。

如有侵权,请联系 yunjia_community@tencent.com 删除。

编辑于

我来说两句

0 条评论
登录 后参与评论

扫码关注云+社区

领取腾讯云代金券