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移动办公OA科研项目管理解决方案

站在科技前沿的科研机构,不断探索着人类进步的奥秘,一直以创新作为安身立命之本。

科研项目以项目课题为主,金额大,每年投入几个亿的研发费用,项目相关文件庞杂,涉及项目信息、人员、实验资源、采购物资、文档、成本等多方面的管理内容。

(科研项目信息化管理架构)

因此,OA系统根据科研机构以及一些大型项目承包企业的实际特点,助力组织实现项目全流程管理、项目全方位维护,创新管理模式。

科研项目管理功能亮点

1、项目全流程管理,提供统一标准

OA系统通过工作流打造课题项目过程体系,实现项目从启动规划、执行、收尾结题、评估的全过程管理。项目各个阶段的执行通过流程流转形成数据报表,满足项目全过程跟踪、统计与分析。

(科研项目全过程管理架构)

在项目规划阶段,项目申请流程提交后,流程流转到项目经理选取项目成员、安排项目计划等。

项目课题台账

通过建模打造课题信息汇总台账。项目审批流程通过后,在系统中形成项目信息台账。可清晰直观的查看项目的进度、完成情况和概要信息。相关权限人员可以编辑项目基础信息和子项目信息等。

(科研项目台账)

在项目执行过程中,通过个性化的门户,不同身份的人能够接收到不同的信息。例如财务负责人,首页将自动呈现科研经费数据报表;项目负责人则是工作快捷入口和项目进展情况。

(科研项目门户)

为了提高项目执行效率,可根据实际情况将项目进行分解,分配给相应的人员。

(任务分配)

项目结束时,项目经理需要按照分类要求提交归档文件,包括项目立项文档、中间过程文档、采购文档、合同文档、项目成果文档、项目评审文档等。提交到文件审核人,自动形成知识库。

项目评估阶段,选择要结题的项目,会自动联动出项目编号、项目经理、项目开始日期、项目结束日期。

(科研项目评估)

小结:项目全生命周期管理,项目各阶段数据可视化。

2、项目人员工时绩效统一管理

在线工时填报

系统根据提报数据,生成个人工时报表,使工时填报更加便捷,数据更精确。

(在线工时填报)

绩效考核

以任务完成情况可以驱动员工绩效考核;同理,以绩效制度推动任务高效地执行。

通过在系统内搭建年度、季度绩效考核表,评审专家可以根据员工的工作记录、工时数据、任务完成情况等信息进行打分。

小结:人员统一管理,项目管理与绩效考核一体化管理,让绩效考核有据可依。

3、科研物资采购报销一体化管理

物资信息管理

物资与项目课题信息打通,在科研系统中同步物资类型信息。包括入库时间、领用时间、领用人员、相关课题以及采购申请流程等信息内容。

物资采购

通过物资资料库,直接选择所需要的物资,填写数量;并且能够关联课题,每个课题的物资结算数据清晰明了。

(科研物资采购流程)

采购报销

填写报销时,选择历史采购流程,自动带出采购内容及金额;若采购关联课题,则报销也会自动归集到课题下;审批时可查看相关经费统计情况,作为审批依据。

小结:精确统计科研物资信息,缕清采购报销审批流程。

4、实验资源管理

在科研机构实验室管理中,经常会出现实验资源安排不合理,浪费资源时间成本等情况。

OA系统通过在线申请机制,实现项目执行中,实验室服务、资产有序申请与管理。

(科研资源申请)

针对项目过程中使用到的有形资产和无形资产的管理。资源申请、占用、回收、冲突、分配、释放等业务的处理,与SAP同步资产数据(资产变动、折旧、状态信息)。

小结:优化实验室资源,提升服务响应速度及服务质量。

5、成本精细化,加计扣除一体化

随着国家以及各种社会机构对科研院所的投入不断增加,如何合理使用、管理科研经费,对于推动科研事业长远发展有着重要意义。

传统模式下,科研经费的管理过程中存在着预算支出脱节、缺乏统一有效管理的缺陷。

现在,借力信息化手段,泛微在平台化OA系统的基础上,以项目为核心进行预算费用控制,通过预算管控、流程管控、定额管控等全方位、精细化费用管控。

科研项目预算管控

为了在事前进行费用控制,OA系统根据企业实际管理需要,将费用类型与预算周期进行合并管理,建立多维度的预算模式。

将科研项目预算经费写入财务共享的成本中心,根据组织内的岗位、费用类型、经费来源的不同,建立不同的费用定额额度,通过定额进行费用控制。

(项目成本预算编制)

科研项目付款管理

根据客户财务需求,实现了合同、发票、项目验收单据、付款审批(当前和历史数据)四类流程的协同。通过流程引擎,系统中记录了科研经费使用记录:

与经费数据对接:与财务系统进行数据对接,同步年度科研经费相关数据。

预算同步更新:当发起采购申请、差旅报销等科研相关费用时,自动扣减相应预算。

项目经费明细查询:项目卡片中,对科研项目所有相关费用进行汇总统计,项目负责人可直接看到项目经费使用及剩余情况。

(项目经费台账)

搭建财务的应付款和收款台帐,开票/收款信息分别和项目、合同信息进行关联;科研经费的预算执行状态,用了多少、结余多少,在表中清晰可见。

加计扣除解决方案

  • 名词解释:
(图片来自于国家税务总局官网)

新政策的出台,对于科研费用的管理要求更加精细。

OA系统根据各大科研院所实际情况,在系统中搭建了加计扣除台账和报表,可以批量导入加计扣除项目信息,将项目——成本——加计扣除进行一体化管理,将加计扣除成本核算精细化,减少手工计算的工作量。

以项目全流程为主线,实验室资源、工时和SAP实际费用为输入,计算出项目全成本和项目加计扣除报表。所有数据可反向追溯到具体的项目、任务、事件、人员。

小结:OA系统通过建立、全方位、精细化费用管控体系,有效控制科研经费管理风险;多角度进行费用管控,项目成本清晰可见;透明化的费用使用监控,保证了科研经费的使用合理、规范。

6、知识管理:项目资料和成果归集与共享

知识库构建

项目结束之后,系统提取流程中的文档,对项目过程和所有文件进行自动的汇总和管理。

建立标准、完整的知识地图和标准化资料库体系:按项目、部门多维度进行统计,项目资料与项目流程实现联动,实时更新。

项目文档自动进行汇总形成资料库,查找方便,也避免了因人员离职而带来的企业知识资产丢失的风险。

对项目文档进行权限设置,有效保障了项目外部资源、重要研发信息安全。

成果管理

可根据论文所属课题、所属科室、所属领域等信息进行分类提交;设置论文关键字,如核心技术、核心理论等便于快速检索。

论文提交后,自动触发评定审批流程;论文被外部收录时,可选择关联相应的论文进行收录登记。

小结:将众多知识文档有序整理并且沉淀下来,易保存易查找。

科研项目一体化管理应用价值

(科研项目一体化管理全景视图)

1、实现研发全生命周期的管理,全面了解机构所有项目的状况,人财物在一个平台上管理;

2、能够灵活适用不同类型的科研项目管理,灵活搭建各领域的标准流程体系,可复制复用。

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