腾讯大牛告诉你，如何通过知识管理让工作更轻松
说到知识管理，大多数人的第一反应是写总结，输出文档。这个想法不全错，但是知识管理不等同文档管理。你有没有发现，很多人的日常知识管理，就是把写得很有道理或是看了很有感触的文章，或者没来得及看的好文，都收藏起来，心想下次有时间再看，但估计下辈子都不会看了。顶多偶尔想起要用的时候，脑海中闪过一丝丝印象，可能就去搜索一下。悲剧的是，可能连当时收藏的关键字都忘记了，压根检索不出有效的信息，于是这些最初看似重要的资料，最后也没派上用场，这样的知识管理其实非常低效。知识管理，不是单纯信息的收集汇总，而是信息的加工利用。
你或许不相信知识管理，但你一定相信“知识就是力量”。你每天在工作中接触到很多知识，但未必能成为你的力量。太多不能活用的知识，甚至反过来还会僵化你的脑袋。在日常工作中，经常和很多同事交流提升工作效率的问题，往往发现一大原因在于他们不善于做知识管理。要么没有任何技巧可循，要么懂了那么多道理，依旧不去实践，要么实践半途而废，归因于懒惰。知识管理成功的原因有千万种，但失败的原因少有人去认真思考。在这几年的工作中，经历过大大小小的项目，体会到知识管理的非常重要，在这方面也有一点自己的想法，可给大家做参考，方法的适用性因人而异，但希望对大家能有所启发。
一、关于知识的一种定义
关于知识的定义，众说纷纭，至今人类也没有一个统一的说法。个人非常喜欢的一种解释是“知识就是经由前人的经验累积形成的”。这句话有两层含义，第一层说明了知识是具有传承性的，新的知识来源于旧知识。换句话说，通过学习旧知识，可以产生新知识，也就是古人所倡导的“温故而知新”。第二层含义是，既然是前人的经验，那么说明是从实践得来的知识，具有一定的实用性，只是多大程度上适用的问题而已，这就要求在参考他人经验的时候，一定要注意加以甄别利用，切记全盘照抄。
在这里需要注意的一点是，经过实践而获得的知识与数据、信息不一样。通常数据会被认为是没有加工过的，信息是让数据情景化表现出一定的意义，知识就是判断这些信息有没有用。打个简单比方，8000和1是数据，8000字的技术文档能否1天翻译完是信息，实操之后就能得到经验（一般需要2天才能翻译完），这是知识产生的过程，而智慧是对知识的领悟和运用。等到下次再有同事提出2万字的需求，就可以告知这个需求大约需要5天完成。
在工作中，我经常用这句话指导自己。从2C业务转型到2B业务，看似两种不同类型的业务，但其中的一些方法论是可以借鉴，甚至是沿用的，这就是知识的传承性。进入新项目，遇到不懂的地方，往往可以向“前人”请教，他们可以是比你更早进入这个项目的同事，已经累积了关于项目的一些经验，都是你可以轻而易举就获得的知识。或是对标行业的一些做法，总能获得到一些知识的启发，再针对自己的项目，做合适的裁剪。
二、关于知识的一种分类维度
由于知识的定义不是唯一的，知识的分类也因此具有多个维度。在工作中，知识的分类可以借鉴OECD的标准，主要分为如下四类：
（1）知道是什么的知识 (know what)
凡事多思考能从哪里可以找到答案。进入一个新的项目，一定首先了解这个项目是做什么的。这类知识可以是具体的业务知识。比如你在做人脸识别的产品，那你必须要了解这块领域的基本知识点，才具备胜任力。可以通过自身的学习来获得，也可以通过前辈或者行业人士来了解，只要肯学，总能学会，条条道路通罗马。这属于信息知识的获取，是可复制和可转移的显性知识，但需要付出时间精力去吸收。针对这类知识，建议自己整理一个知识库，至少是用自己可以理解的语言做笔记，或是把专业的解释摘抄出来，加个旁注，方便自己下次再看到的时候，很快能理解，而不是又像看到新知识那样感到陌生。其实，当你亲自动手整理这些知识时，60%以上都能被吸收。
信息的收集和记录只是一个备忘的形式，如果你以为把一切都整理的井井有条就是个人知识管理了，那么去翻翻你多年前的存放好的内容，你使用过这些内容多少次？不要仅仅停留在知识的收集者和搬运工层面，应当理论与实践相结合，在工作中有意识地去实践，检验这些知识是否真的完全适用，还是部分适用，或者完全不适用，这样才能算是对这些知识有体会，实践才是检验真理的唯一标准。
经常有人问我，你工作中经常用什么工具提升效率。说真的，我用的工具，一只手都能数的过来。最常用的工具是Excel，制作项目进度表，checklist，owner list，to-do list等等，简单的函数就能搞定，甚至还用不到函数。或者Word/Notepad快速记录一些文字知识，当天下班前收编到自己的知识库。针对文件夹或者文档的命名，通常是文档类型+概述+时间戳，比如“腾讯云数据库MySQL购买页英文翻译20190910”。所有的资料都按照统一的规范整理好，存在不同的系统盘。可以设置E盘为工作盘，F盘为资料盘等，把资料分门别类放好，写个ReadMe作为备忘提醒， 相信未来在检索时，效率也会很高的，至少降低了找不到的概率。随着工作时间越来越长，资料可以按照年份来归档。在搜索本地文件方面，我主要用了everything这款工具来搜索自己曾经备份的资料。
（2）知道怎么做的知识 (know how)
凡事多想想怎么执行。在项目中，了解怎么做非常重要。大项目，通常有既定的流程，小项目，方法更多。当然小项目可能更多是灵活处理，其实“灵活处理”也不失为一种方法。How是属于程序性的知识，自然能够熟能生巧。如果你作为新人加入项目，可以参考项目过往的流程文档或者处理方法思路。成熟的项目，总是有套路可循。如果内部没有可以参考的做法，可以对标行业竞品，看看别人是怎么做的，有选择性地裁剪应用到自己的项目中，而不是不知从何下手。方法总是有的，只是看你愿不愿去找，或者尝试新的方法，但最后一定要多次验证，形成自己解决问题的模式或思路。经常有意识这么实践，你对事情就能有更宏观的了解，而不是只知其一不知其二。
之前给新人制定培养计划时，得知她们大多数不知道如何获取资源来自我提升。准确地说，是不知道怎样高效地利用身边的资源。比如，项目管理总是做得抓襟见肘，沟通不顺畅，赶deadline，并发多个任务时优先级安排，时间管理等等，不知从何下手。其实，公司的KM（knowledge management，知识管理平台）平台就是一大资源库，那么多小伙伴在KM上分享做项目的心得，都是实操的项目经验和心得，为何不能做个主题阅读呢？每个周看2-4篇项目管理主题相关的KM文章，坚持看几个月，并实践总结，项目管理的质量不可能没有任何改善。只有懒惰的人，没有学不会的事。除了利用物的资源，更要主动考虑人的资源，也就是下面要讲述的know who知识了。
（3）知道是谁的知识 (know who)
凡事遇到问题时，知道该找谁。工作中遇到困难，一定要清楚谁是能求助的对象。有经验的员工往往是新手可以寻求的帮助对象。遇到问题推不动的时候，除了项目成员，上一级的领导或负责人，也是很好的推手，千万不要忘记使用“领导”这个资源。领导之所以为领导，不在于他们是否会做知识管理，而在于他们能领导你。你可以管理好你的领导，让他们在必要的时候帮助你解决问题。千万不要小看know who这个知识，人际关系处理好，工作起来更顺畅。
新人要想获得更多的知识，建议经常找有经验的人交流，他们的工作经验、直觉和做法，都是一笔丰厚的技能财产。但是这种知识一般都存在经验人士的脑海里，属于隐性知识，反倒不容易诉诸于文字，是非常个性化的知识，如果不去交谈，是很难获得的。因此，新人和老人面谈取经也是一种快速成长的途径。我虽然工作好几年了，但时常怀有做新人的心态，时刻准备好去请教他人。也许有人觉得自己脸皮薄，不好意思去打扰到他人了，其实是自己想太多了。大多数人都还挺友善的，愿意回答别人的问题。如何向身边的同事请教，也是一大学问，但千万不能抱有玻璃心。曾经看到一句有意思的话：当有一天，你脸皮厚过了城墙，子弹都打不穿的时候，那你离成功也就不远啦！
（4）知道为什么的知识 (know why)
凡事多问为什么。在工作中，建议了解为什么要做这个项目，也就是项目的背景，这对后续项目的展开至关重要。比如是部门重点业务，还是公司级重点业务，了解为什么要做这样一个项目。多了解why，有助于加深对项目的认识。具体展开业务时，总是有很多问题，多问为什么，把自己变成“十万个为什么”，你会更容易看清事情的来龙去脉。当然不是建议每天都缠着人不停地发问，而是有技巧地在发问，最好是自己先做1-2轮功课再问，先确认是“不懂”再问，比如善用Google等，很多知识都能找到。像我们在日常的翻译工作中，最经常遇到的就是为什么这个词要翻译成A，而不是B。当了解完这些know why的知识，就有了运用这些知识的智慧了。
当然，并不是每个why都能得到一个对应的具体答案，不同的人有不同的看法，甚至没有答案。Why可以作为一个开放式问题，引导你往更深的层面去思考。有些人可能担心在工作中提问会暴露自己的无知，所以害怕提问题，这样反而有时会耽误工作。其实，换个角度想想，什么问题都没有，不代表领导觉得你工作做得好，反而让人担心你发现不了问题。相信领导更看重的是，你能发现别人发现不了的问题，提前减少隐患风险，并找到相对有效的解决方法。对于那种工作起来总是感觉操劳的同学，建议经常自问“我为什么要用现在的方式来工作，有没有可能换个方式，提高效率，让自己更轻松一点？”。经常这么思考，相信你的工作效率也会提升不少的。
三、关于知识管理的一些思考
对知识管理的思考，应该是从入职腾讯开始。当时接手的第一个项目是微信国际版。前五个月基本是鸡飞狗跳的日子。每天埋没在源源不断的翻译需求中，不断地挖坑，然后不停填坑，疲惫不堪。在听说我的前任与前前任经常加班到晚上十点过之后，甚至她们在版本发布的时候，还在留宿公司，看过凌晨四五点钟的深圳。因此，我信以为手忙脚乱才是做大项目的应有样子。
坦白说，我是一个不愿意长期加班的人，所以在经历几个月的烽火连天的日子之后，痛定思痛，认真思考如何改善现有的工作的模式，提高自己对项目的掌握度。当我被交接这个项目时，前任的交接文档不到2页，交接时间不到3个小时，只有少得可怜的操作指引。随着项目不断推进，发现主要原因在于项目没有系统的知识管理。简单说，就是前任走了，知识和经验也走了，后来的人要惨了。为了不重蹈覆辙，在摸透项目的套路和人员做事风格之后，梳理很多业务知识，协商制定了很多流程文档和标准规范，主动去影响和控制项目。做了知识管理之后，工作起来确实顺畅很多，一年下来周末加班也就不到两三天，还能在项目中快乐成长，并把这些知识和经验不断地总结KM发文。
如果你经常陷入做项目无条理、逻辑混乱的状态，那很大的原因是不去思考项目的知识管理。工作中，你有没有做到对自己负责的部分了如指掌？如果队友或领导问起来支支吾吾，半天也说不清楚，你可要反省了。在深入了解自身的工作的同时，也建议要基本了解团队其他人的工作，这样子团队协作才会更顺畅。很多流程都可以规范化，关键是有没有人去遵守流程。那么可以进一步思考，怎么让人去遵守流程？有没有了解对方的诉求和做事方法，这些都属于隐性的经验知识，停留在前任或前辈的脑海中，需要多请教才能内化成自己的知识。
四、关于知识管理的一些思路
很多人感觉知识管理就像是忽悠，毕竟这个概念听上去很宏观，容易给人造成实操性很差的感觉。其实，越是宏观的东西，方法和套路越多。我在平时的工作中，除了随手整理知识之外，基本养成当日事当日毕，每天下班之前抽出十多分钟整理当天的资料和更新项目进度。本文没有任何可以让你立即学会做知识管理的技巧，但你可以从以下三个方面去思考：
（1）持续聚焦输入，有效整合输出
如果没有足够多的输入，就很难做到高效输出。看似老生常谈，但真理就是这么朴实无华，却不经意间总被我们自动忽略掉。比如，我确认要写某个主题的文章时，至少要阅读30-50篇的相关文章，论文也好，别人的经验分享也好，都可以搜集起来集中阅读，画出一些重点，然后思考结合自己的经验整理输出。如果不经常读书，你脑子里面会没有东西，随着时间的推移，原本仅存的一点东西也会被榨干，正所谓三天不读书，智商输给猪。把每一次的资料按照主题文件夹命名整理。资料的收集属于显性知识的吸收，当你输出一篇文章时，部分显性知识就被内化成你的隐性知识了。在这个过程中，并不是所有看过的信息都能得到100%利用，毕竟并不是所有的收集东西你都有共鸣，人只会关注对自己有用的部分。
之前在写机器翻译相关主题的文章的时候，我就把机器翻译的发展史，目前主流的翻译机器研究，各大科技巨头的机器翻译产品简单对比了解，腾讯内部有哪些机器翻译的业务和产品可以体验，作为人工翻译的我和机器对比有哪些优势和劣势等等，这些都是前期的输入，再结合日常工作的体会，才可能写出一篇高质量的文章。主题阅读是关键，可根据工作需要、兴趣爱好、学习曲线等方面来制定阅读计划。每天看2篇机器学习的论文和每周日集中看14篇文章，前者的学习效果和坚持难度明显会比后者好很多。毕竟学习应当是一件快乐的事情，不要最后演变成一件亚历山大的任务。
（2）发散性思考，发现更多可能性
由于高考的教育体系，很多人都养成了线性的思考方式，以为事情只有一个方面，仿佛考试答题，正确答案永远只有一个。成年之后，这种思维习惯难以改变，容易狭隘思考之中。如果你总是只有一种角度看问题，那么你看到的解决方法也是片面的。除了这种方法，这个问题就无解了。其实，知识管理就是要把你脑海中的各种事物串联起来，找到方便记忆的规律，内化成自己的知识，进而对事情有更多的解决思路。
比如，我现在负责腾讯云数据库产品的翻译，总共有15个子数据库产品。一开始做的时候，我是真的蒙圈，感觉他们都长得很像，但好像又有区别，只是我说不清究竟哪里不一样。于是我就自己整理了一份数据库的知识表，关系型数据库有哪些，典型代表是哪个？非关系型数据库又有哪些，他们的性能和使用场景有什么区别？现在腾讯云哪个数据库卖得最好，主要用在哪些行业，相比友商有哪些技术优势。然后，再进一步到各大数据库的官网和各种技术社区把这个领域常用的话术，中英双语整理出来，工作中用到的时候顺便就让业务同学帮确认正确性，然后配以具体的业务备注，方便自己后续查阅。
3）交流产生思想，碰撞产生火花
大神们脑海里的经验是非常宝贵的，这部分隐性知识反倒不容易写成文字。说到大神，这就回归到了前面所说的know who的知识，如果你都不知道在这个岗位上，公司有哪些同事做得比你好，那还怎么去取经呢？如果你都不知道这个行业有哪些大神，还谈何去向他人学习呢。永远不要从零做起，学会站在巨人的肩膀上做事情，成为巨人也只是时间的问题了。
至于如何去和大佬请教，这涉及到很多人际关系的技能问题。同一个项目组搭讪起来问题不大，不同的部门，这就靠你去撩了。本着虚心请教的态度，总不会被拒绝的。比如，我在KM上看到某篇写得很好的文章，想要进一步和作者交流，一般就会去RTX给对方留言"Hi, XXX, 我是CDG国际业务部的elvira同学，今天看到你写的文章《XXX》，很有感触，觉得你写的很棒。在这方面，有些问题想请教你（下一段话就把问题列出），不知道你有空的时候能不能一起交流一下？谢谢啦”。相信很多同事看到之后，都乐于为人师表，分享自己的心得体会。
虚心请教别人，扩大自己的知识库。通常面对同一个问题，不同的人有不同的解决方法，没有最好的方法，只有更好的方法。与别人交流，就能学到多种解决方法。对于解决方案，可以持续优化成可复制的经验和方法论，这也是腾讯经常强调的一点。在大家都能获得相同信息的情况下，面对同一个问题，有的人能快速解决，有的人需要很长时间才能解决，甚至无法解决，这就是经验的积累所致。经验就是所谓的知识，有隐形和显性之分。显性的经验，网络上人才辈出，各种理论和实战知识供你参考，比如“如何处理Git merge冲突”，热心的网友给你各种各样的处理方法，但是尝试了1个小时，你还是无法解决那一堆冲突。于是你问了组里的老司机，她可能会说“要不删掉，重新fork一下？”，这个问题不到几分钟就搞定了，解决思路和关机重启惊人地相似，但的确行之有效啊。
以上是我关于知识管理的一些朴素的看法，知识管理的关键在坚持大量信息输入之后，通过实践内化成自己的知识。如果工作总是疲劳压力大，不妨考虑做点知识管理吧。
