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泛微BPM优化流程管理体系,推动组织一体化管理升级

组织内部有很多业务管理制度、表单,但是,却常常因为管控不到位无法真正落地。怎么通过电子流程实现上下协同运作,让企业制度落地?

目前,组织的协同办公早已从基础的流程审批逐渐向目标与执行、业务与财务的融合转变。随着线上办公、远程办公的不断增加,如何通过流程优化管理,实现协同运作、加强一体化管理,已经对众多组织提出全新挑战。

针对以上需求,泛微协同办公系统通过不断打磨自身产品,打破过去仅仅局限于某个具体流程的优化,更多通过点、线、面结合的方式,推动组织制度在协同系统落地。

一、实现“流程面”优化:驱动组织内外协同

“流程面”的优化是指流程运行的目标、流程对应的业务模式、流程运行所需的人、财、物资源配套都与企业的制度相匹配。

BPM以资源内外协同为目标,帮助组织打造上下统一的业务流程管理体系,打造“执行-管理-决策”闭环,以业务协同,提升组织整体竞争力:

① 泛微是根据组织目标及计划预算制定流程,通过目标及计划预算制定,确定各业务流程领域的流程目标以及需要的资源支持,形成具体的业务运营计划。

② 业务运营流程的构建是和企业的目标及流程目标相匹配,如企业目标要求快速响应市场,则供应链流程的设计优化更多考虑如何提高效率。

③ 最后,通过运营流程中的信息反馈,进行目标执行监控,从而形成目标到运营的闭环管理。

(决策-管理-执行闭环管理)

1、打造流程矩阵,实现业务信息共享

为了真正实现内外协同的业务流程体系,泛微将各类细化、分解后的子业务流程进行矩阵式连接,打造网格式流程体系,让各流程间数据关联、共享,打通一座座业务信息孤岛。

(各模块协同,打造数据共享网络)

2、执行进度可视,提升业务协作效率

除了信息共享,协作效率的提升也是业务协同运作的关键要素之一。

流程管理体系可以帮助组织智能追踪业务流程执行情况,通过一张表单精准呈现各节点执行效率,让各部门、分子公司之间的协作效率可视化、可控、可管。

让组织通过分析流程处理时间,找到拖沓的节点,进而分析出冗余的职能,调整流程的走向设置。

二、实现“流程线”优化,提升业务审批效率

泛微以优化流程执行效率为目标,全面优化流程“线”,也就是端到端的优化。

所谓端到端,就是起点从组织的目标计划制定,终点到通过执行评估改进,完整地解决某一问题。重点是以下三点:

① 设置面向整体流程的绩效目标,使端到端流程线上的每个岗位朝着同一目标努力,以避免流程环节中的各个部门同向不同力。

② 通过实现管理前置,以减少流程返工造成的浪费;比如费用报销流程,一定是出纳先审核表单,看看是否符合财务规范,不然各级领导审核后,出纳再给打回,浪费时间。

(智能报销审批流程)

③ 加强对流程中的信息交流和协同点的识别,在一个跨区域多组织的企业中,流程运行的很多问题是由于信息的不对称或者没有及时沟通造成的。因此,明确流程每一个环节的协同点和信息输出点对保障后端流程的顺利进行非常重要。

三、以“流程点”优化,实现业务标准化管理

众多组织内部虽然已经形成了基本的业务管理制度,但是,在实际的执行效果却不是很理想。泛微正在通过“流程点”优化,搭建标准化电子业务流程体系,帮助组织统一业务执行过程,规范业务管理。

1、流程配置精细化,分析、决策有依据

人员快速扩张,岗位交替频繁,即使规定了流程由谁来做,流程执行的结果也会有明显差异。

因为不清楚如何做,缺乏具体的表单模板、操作标准规范,从而使流程不具有可操作性。

泛微建议:

流程“点”的优化主要是通过表单模板实现精细化管理,通过流程配套表单模板,将流程管理思路进行落实和可操作化;

同时表单模板制定中应考虑将流程的检查要求、专业知识通过模板固化,直接呈现在使用者面前,以固化最佳实践,实现知识的共享和标准化复制;

最后,需要关注的还有表单模板的字段优化,字段尽量是选择框或下拉框,通过标准化字段信息,为后续的数据分析奠定基础,通过数据分析促进流程优化和提供决策支持。

(智能流程表单展示)

2、审批权限清晰,快速落实管理制度

一些大型组织内部,业务流程审批管理制度文件动辄好几百个,对每个职能岗位都有具体的审批管理要求,流程管理系统通过权限设置,以岗位信息为索引,自动匹配审批人。

比如,对于企业高层,需要审批的内容很多,不知道哪些该自己签字。

优化的方法就是列一张管控表,使审批的过程基于流程制度文件清晰标识,简单明了化。

此外,一般岗位同样也可以通过这类方法建立自己的相关流程制度知识地图索引。

(流程驱动审批制度落地)

小结:

泛微流程管理体系以权限管理为基础,围绕组织职能岗位建立层级明确、权限清晰的线上审批网络。以电子业务流程体系,驱动组织业务管理制度落地,在表单、权限的灵活配置下,明确流程审批节点,实现业务信息共享,形成以岗位为索引的智能流程体系。

有效帮助组织提升业务管理效率,让大型组织内部快速实现管理复制,规范业务管理过程,提升组织管控力。

原文链接:http://news.ikanchai.com/2020/0429/350840.shtml

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