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远程办公暴露的大多是日常管理问题,疫情不背

来源:中欧商业评论 


在线办公一定是未来大趋势。

疫情之下,公司暴露出哪些管理问题?

我们最近跟很多企业家朋友和企业客户聊,疫情之下,大家在管理上有什么问题。发现常见的问题有这些:

不知道员工是否在工作;上下目标不一致;员工工作的时间没法保证;会议时间过长;没法掌握项目进度;数据不能实时查看;招聘没法办法进行;个人和团队的绩效没法衡量;没法高效的服务客户;没有地方集中查看客户的信息;报销审批没法搞了;公司文档传递总会出错;然后辞退员工也会出现沟通障碍,因为最近有些公司还是有一些裁员或者辞退的这样的情况出现;企业文化没法传递;员工没有主人翁意识;等等。

把这些问题进行分类的话,我们可以发现有一些实际上是日常管理问题,比如员工的主人翁意识、会议时长这些,跟疫情没关系。还有一部分是没有在线办公工具引发的问题,比如不能报销,看不到项目进度。第三类问题才是是远程办公引发的问题,包括看不见员工,跟员工沟通有障碍,跟客户沟通有障碍,这些是因为远程不能够面对面地进行沟通,所以造成了一些问题。

问题出现之后,接下来就是找解决办法。

对于第一类日常管理问题,需要公司的管理层提高管理水平,比如来中欧学习;当然,也有一些日常管理问题,是可以利用在线工具来解决的。第二类,没有在线办公工具而引发的问题,解决方法就是使用在线工具,这也很好理解。至于远程办公引发的问题,我觉得就像扛过新冠这种自限性疾病一样,只要扛过去这段时间,其实很多企业不用太担心。大部分企业其实并不适合远程办公,也不需要为这个事情有太多困扰。

分类之后,我们可以发现,疫情这段时间暴露出的大部分管理问题都是基础管理问题,和远程办公没关系,和疫情也没关系,这个锅“新冠”肯定不背。远程带来的问题实际上非常少,管理者还是要提高自己管理能力。我曾经在晨兴资本参与过一些企业的投融资的工作,也看到很多企业经历天使轮、A轮B轮、到IPO的,还有IPO以后回来私有化,再IPO的公司。真正做得好的公司,还是要靠CEO和管理者,包括整个管理团队。所以我觉得管理者要不断地学习,这个才是最重要的。

在线办公VS 远程办公

再来分享一下我对在线办公和远程办公的理解。这两个概念,不是从业者的话,可能会有一些混淆,实际上它们是有非常清晰的区别的。

怎么来区隔?第一,从空间上讲,在线办公是聚集不聚集都可以的,我在办公室里也可以在线化,不在办公室也可以办公。但远程从原则上讲,是必须是不在一块才叫远程,实际上在空间上是有一定要求的。

第二,从电子化的角度看,在线办公肯定要电子化,信息电子化、流程电子化,这些都很重要。远程办公也要求电子化。

第三,从适用范围看,我认为在线办公是适合所有公司的,所有公司应该且能够在线化。但远程不一定。我们可以看到美国有很多好的软件企业,都是远程办公,也有很多媒体来鼓吹这种绿色办公非常好,但我认为情况没有那么的乐观。远程办公更多的可能还要一个企业有非常清晰的目标,员工的主观能动性或主观意识很重要,并且还跟行业有关。我认为是只有极少数企业适合远程办公,甚至说绝大部分企业可能一在很长一段时间内都不太适合远程办公。

所以疫情之后,大量的企业实际上不需要远程办公,但是肯定需要在线办公。

在线办公,我们这么做

我们企业是做研发管理的SaaS服务,团队有100来人,在北京、上海、深圳都有办公室,销售、研发市场跟行政都分散在各地。实际上在疫情之前我们就用了大量的在线工具,在这里我跟大家来分享一下我们怎么用的。

我们在线办公的原则是,能用软件解决的就去买软件,软件系统全部正版化在线化,还有一个比较极端,就是我们公司没有公司内网服务器,全在公网上去跑流程。

至于在线办公系统的采购原则,第一个是采购同品类里面最好的软件,要去适合我们工作最好,而且服务要好。我们尽可能选择本地化产品,如果国内没有好的产品,我们再国外的产品。第二是价格不敏感。虽然我们作为创业公司,资金很紧张,我们在很多地方都很省,但是在选择软件或在线系统的时候,我们相对价格不敏感。

原因是什么?我们这种企业能用到的软件都是需要非常专业的。专业的东西,生产的公司一定要有很好的商业能力,才能去支撑它做更好的产品。免费的产品,又要求做很好的功能,我认为这个是不成立的,所以我们基本上都会挑选行业最好的,也一般都是最贵的产品来用。

用了这么多工具到底有没有用?能不能把这个事情做好?

我们到今天整个公司还没有实现现场复工,但在远程办公的这半个多月的时间,员工在线复工率达到98%,各个部门都实现了非常高效的运转。

我们发了10个Web的版本,2个iOS的版本,2个官网的版本,还发出了3个Offer,采购了3个在线工具;还远程按时发了一次工资。

最近我们公司的目标可以用两个关键词来概括,第一个是安全,第二就是高效

我们越高效的话,就越不用那么着急现场复工,所以我们就会越安全,反过来也会促进我们远程的高效运转。

我觉得大家要去记住一些曾经一起克服的困难。所以我们也决定将来每年可能都会实行两周的远程办公,一方面纪念这次疫情,另一方面也检验在极端情况下,公司的执行效率,我们的在线办公系统是不是真的ok。

在线办公一定是未来大趋势

中国的SaaS市场,目前还是在一个比较早期的发展阶段。美国则相对比较发达。2018年,美国企业平均在SaaS服务上的花费是34.3万美元,换成人民币是200多万,年增长率达到了78%。

同时,美国SaaS服务的用户不单单是中小微企业客户,而是所有的企业都在用软件。员工人数不到50人的算非常小型的企业,它一年在SaaS上的支出大概能花到2万两多美金。200~500人的规模的企业,基本上可以花到90万美金。500~1000人规模的公司,大概是能花到250万美金1000人以上的公司每年大概700万美金的支出。

2018年平均每个美国企业员工的SaaS花费为2,884美金。对应到中国来看,科技企业员工的工资是平均在每月10K到20K,差不多要付到1~1.5月的成本。如果说企业因为在线工具的使用,整体效率能够提升10%~20%,其实这些投入应该是OK的。而且,中国目前的SaaS服务整体定价都不是特别高,所以这是一个低成本投入高回报的产品。

最后,对在线办公做一个展望。先从企业管理变革的角度看,我觉得所有的企业应该都会在线化。这一个大趋势,而且这个趋势是不容置疑的。然后产业角度,主要是分两部分,第一部分是内部生产在线化,就是说我们所有的制造环节、生产环节、都要实现信息电子化。

今天我们常把在线系统叫作效率提升工具,其实不是的。企业到了一定规模之后的话,它不再是效率工具,而是生产工具。比如说企业到了一定规模之后的话,你必须要有人力资源管理的软件,你必须要有公司的会议系统,等等。

另一部分叫外部服务的在线化,就我们能不能在线上服务客户,能不能在线交付、在线获得反馈,这些也很重要。

作为企业家,可能要更多关注自己企业内部的一些管理变革,要有一些前瞻性,而且现在做这件事都不是前瞻了,再不做的话都会被落下去。

再是,作为创业者,也会找一些创业机会或者投融资机会,我觉得还是可以看看SaaS这行业的机会。从整个行业看,我会把SaaS服务分为两类。一类是是通用工具,涵盖全行业,是所有企业必备的。比如IM工具、office、视频会议、邮件系统、销售管理系统,这些都是全行业都要有的。通用工具市场现在的竞争相对比较激烈,价格的竞争也会比较激烈。

另一类是垂直领域的工具,这些会朝着专业方面演进,会形成很高的行业门槛和壁垒。比如说医疗系统,建筑工程管理系统,还包括我们的项目管理系统ONES。这些都是在一个看起来比较小的行业里深耕的。它相对而言,客单价比较高,但客户可能会对它比较依赖。

最后,总结一下,疫情之后,还要不要在线办公?我觉得这个答案是是毋庸置疑的。而且我觉得对于企业来说,还需要用更多的在线办公软件来加速企业的发展。

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原始发表时间:2020-03-11

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