为什么精英都是Excel控

第1章 一目了然的Excel

1.投资银行对“表格易读性”的要求极为严格

• 在使用Excel的时候，格式是最重要的基础

2.一目了然的资料，必须从贯彻“原则”开始

• 在投资银行，无论是简报的投影片或是Excel的表格，都有详细的格式规定，所有员工都必须遵守
• 在公司内部制定一套标准的格式原则，可以获得三大效果

1. 一是能够在短时间内完成表格。因为重复采用相同的格式制作表格，所以熟悉了以后自然能够提升速度
2. 二是在标准格式的原则之下，公司内部所有人做的表格都可以快速理解
3. 三是能够提升Excel计算或分析的质量。当我们事先制定好格式原则，就不必在制作表格时，一项一项思考该采用什么格式才好。如此一来，便能够把时间运用在格式以外更本质性的事情上，例如数据的分析方法等

3.正确格式的原则

｜1｜行高设定为“18

｜2｜英文字体为Arial，日文字体为MSPGothic

• 至于中文的字体，则采用默认值的MSPGothic。MSPGothic和Arial一样，文字的线粗细一致，因此比较容易阅读
• 字体的大小可以维持原先的默认值“11”。需要注意的是，表格当中不应该使用不同大小的字体。因为一旦混用不同大小的字体，整张表格的协调性会很难维持。若字体的大小一致，对阅读者也不会造成压力。如果有想要强调的部分，可以用颜色特别标示出来，而不是刻意把字体放大

｜3｜数字用千分撇区隔

• 如果没有千分撇的话，就必须一个一个计算位数，但如果有千分撇的话，就可以一目了然了
• 当我们加上货币单位时，会以三个位值为基准，也就是以“千元”“百万元”或“十亿元”为单位。这也是为了配合Excel的千分位符号

｜4｜项目下的细项要缩排

• 细项缩排的方式有几个步骤，包括选取要缩排的那一栏、设定栏宽、输入细项的文字，或者是移动已经输入的文字等。要缩排的栏（空白的栏）栏宽请设定为“1
• 把细项向右缩排，不仅能使表格的架构看起来更清楚，还能够提高Excel的作业速度
• 只要细项缩排，就能够用[Ctrl]+箭头键的方式，在单元格间快速移动

｜5｜单位要自成一栏

• 由于各单位的位置前后不一，我们很难一眼就找到单位在哪里。为了让单位的位置更加明确，此处应该增加一栏专用的栏位

｜6｜设定栏宽的原则

• B栏和C栏是给项目底下的细项缩排用的栏位，因此栏宽如前文所述设定为“1”。D栏应配合项目的文字调整栏宽，使字数较多的项目也能完整呈现
• 最后补充一个较细微的部分，就是在表格的最右侧加上一栏空白栏，会让整张表格看起来更美观。最后一栏的栏宽就请设定为“3”吧

｜7｜表格框线的原则：上下粗，其余细

• 想要做出一目了然的表格，就必须制定出明确的框线原则
• 表格的最上端和最下端可以使用粗线，以标示出表格的范围。至于表格中间，只要使用最细的虚线画横线即可

｜8｜文字靠左对齐，数字靠右对齐

• 文字的阅读方向是由左而右。相对于此，数字的阅读方向则是由右到左。因为一般在看数字的时候，习惯从右边开始，个、十、百、千、万……如此计算位数
• 设定格式时，在数字栏的项目名称部分，要把文字配合数字靠右对齐

｜9｜表格不要从A1单元格开始

• 表格若从“A1”开始的话，一来页面上看不见上方的框线，二来表格的左侧也没有空间。如果从“B2”开始的话，上面空一行，左边空一栏，不但能够看见上方的框线，也能够很清楚地掌握表格的范围

4.改变数字或背景的颜色

• 一般在Excel表格中使用的数字，可分为三大类型。第一类是直接在单元格里输入（手动输入）的数字，第二类是公式计算出来的数字，第三类是参照其他工作表而来的数字。这三种类型的数字，必须用不同的颜色加以区别，好让任何人看了都能一目了然
• 图127数字的颜色分成三种（很重要！）

• 数字的颜色（手动输入为蓝、计算公式为黑）已成为投资银行界共通的原则
• 图128用“蓝色”清楚标示出可以更改的数字

• 请尽量避免使用太过浓烈的色彩。如果为了凸显单元格而选用浓烈、鲜艳的色彩，反而会使数字看不清楚。数字才是真正的主角，所以选用淡色是基本原则
• 水蓝色是经常会用到的颜色。此外，在想要强调的项目背景色上，淡粉红色是经常会用到的颜色
• 颜色的种类最多设定三种即可。使用太多色彩的话，反而会使表格看起来太过复杂
• 图130善用背景色凸显重点

• 所谓网格线指的就是单元格周围能让单元格看起来更醒目的灰线。不过没有这些灰线也没关系，而且隐藏网格线反而能让数字更显眼
• 要隐藏网格线，有一种很简单的方法，就是把表格的背景色设定为“白色

5.其他的格式原则

｜2｜不填入数字的单元格用“N/A”表示

• 有些时候，表格当中也会有不需要填入任何资料的单元格。如果一直空在那里不管的话，在制作表格的过程中，很容易分神去思考那些单元格究竟是“之后要计算出数字的单元格”，还是“不需要填入资料的单元格

｜3｜删除没用的工作表

• 若不删除多余的工作表，其他人在看Excel时，说不定会特意点开，看看里面是否有其他数据。这样一来，不但浪费时间，也是造成阅读压力的原因之一

｜4｜统整格式的时机

• 一边输入数据或进行运算，一边调整格式设定

6.在公司内部贯彻格式原则

• 让格式原则在公司内部得以贯彻

1. 明文规定格式原则
2. 团队成员之间互相纠正格式的错误
3. 定期检讨原则

第2章 正确无误的Excel

2.彻底避免Excel误算的三大法则

• 避免Excel误算有三大法则

1. 只做简单易懂的计算。也就是要尽量简化计算。因为计算越复杂越容易出错，所以最好简单到任何人都看得懂
2. 彻底执行检查工作。不论计算怎么简单，都很难避免人为失误，因此彻底执行检查工作是很重要的
3. 彻底执行团队合作。关于这一点，或许各位还没有注意到，但比起个人的工作失误，误算的起因更多是来自团队内的沟通不畅

｜1｜算式当中不可以手动输入数字

• 最重要的是把手动输入的数字和算式明确区分开来
• 如果使用这么长的算式，第一眼看到的人完全无法理解这在算什么，想要检查也很不容易。制作Excel最重要的一点，就是要让任何人都看得懂，所以只要其中有任何一道太长的算式，都算是失败的Excel
• 在Excel最前面的工作表中制作一张架构图，明确标示出这份文件里有哪些工作表，哪张工作表又是哪张工作表的计算依据
• 因为计算的方向是由左向右，所以工作表的排列也应该由左向右。基本上都应该从左侧的工作表向右侧的工作表进行
• 如果无法确定数字是否正确的话，Excel数据的可靠性也会受到质疑，所以请务必清楚标记出数字的出处

3.检查工作非常重要

• 当我们把这些计算公式相同的算式，用追踪前导参照的功能放在一起比较时，很容易就能找出产生误算的部分
• 追踪的快捷键是什么呢？追踪前导参照是“Alt”“M”“P”，追踪从属参照是“Alt”“M”“D”。移除箭头是“Alt”“M”“A”“A
• 在检查数字的变化时，请养成画线来看的习惯，检查能力也能够大幅提升
• 图220折线图的绘制方法

• “已经计算过一回的Excel，还有时间可以从头开始再计算一回”，这样是刚好的

4.如何运用团队合作避免误算

• 一个人负责全部的计算，两人负责检查计算的内容，用这种方式分工合作
• 不要自行修改原始的Excel文件，而是把要修改的部分全部告知Excel的计算负责人，让他进行修改的工作。负责人理解了应该改的部分后，应自行完成全部的修改工作
• 共享Excel的三人计划

• 文件只能有一个。有些人习惯把计算过程分成好几个文件，但我并不建议这么做。文件尽量整理成一个，让人清楚知道这是最新的文件。如此一来，就不会误用到旧的文件
• 在一个文件内完成所有计算，是投资银行彻底遵循的原则
• 当同人完成Excel计算，把文件拿来请你确认时，请尽可能提出疑问，确认对方的计算是否真的符合当前的需求
• 当团队成员把收益计划表拿来时，一定要锲而不舍地追问净利增加了或者减少了的原因。如果因此发现错误的话，成员心中也会萌生必须更仔细检查的念头
• 负责人，必须亲自完成最后的计算检查工作，然后对计算的结果负起责任

第3章 高效率的Excel

• 记住好用的快捷键，同时提升工作的质与量

1.投资银行的Excel计算“超级”迅速

• 请尽早把快捷键背下来吧

2.提升计算速度不可或缺的“质”与“量”

• 图31提升Excel作业速度的要诀

3.快捷键的活用

• “Ctrl”+“1”。这组快捷键可以弹出“单元格格式”的对话框
• “Ctrl”+“Shift”+箭头键。如图310所示，这组快捷键可以使用在选取连续的文字或数字时
• 移动到其他工作表的快捷键（[Ctrl]+[PageDown]/[PageUp]）
• 插入栏或行的快捷键（[Ctrl]+[+]）
• “Ctr”+“上引号”键移动到前导参照的单元格，确认所参照的单元格是否正确

4.懂得运用[Alt]键，就懂得运用Excel

• 想把不需要显示的单元格隐藏起来时，可以使用组成群组的功能，快捷键是先点选欲隐藏的行（栏）的行号（栏名），然后同时按住“Shift”和“Alt”，再按下箭头键的“→
• 追踪前导参照的快捷键是“Alt”“M”“P”，追踪从属参照是“Alt”“M”“D”，移除箭头是“Alt”“M”“A”“A”。这三组快捷键非常重要，请务必牢记在心

第4章 利用Excel增强数字力

1.收益的模拟为何重要？

• 建立一个能够严格根据数字进行现场判断的团队为目标，即使上司说以A方案为最优先，但经过数字分析后或许会发现，应该先执行B方案比较好。尤其是身为经营者的人，请务必理解模拟的重要性

3.思考假定情况

• 关于假定情况的版本，应该至少要有一般情况、乐观情况和悲观情况三种
• 图47思考假定情况

卷末附录1 格式设定的重点