如何高效及时地完成工作

最近颇觉事务繁多，且各种事情千头万绪，一不注意，要么未能及时完成工作任务，要么就是讶然忘却，事到临头又急急忙忙赶任务，使得心中常常绷了一根弦，哪怕只是休息片刻，内心也无法保持宁静。

于是反思自己：是否欠缺有效的任务管理，还是因为轻度的拖延症，或者干脆就是缺乏足够有效的管理手段？

记得我在ThoughtWorks的时候，我的一位Sponsor给我分享了他高效工作的秘诀，说来毫不神秘，就是——每天做好优先级最高的三件事！

实际上，作为一名管理者，真要每天能做到这一点，已经非常高效了！

那么，该如何确定优先级呢？

我觉得真不用太高深的理论，无非就从重要程度和紧急程度综合进行判断，如下图所示：

或曰：该如何确定什么才是重要的，什么才是紧急的？

别说虚头巴脑的理论，要说什么重要不重要，就是看利益罗。看这件事情如果没有做，会不会带来经济损失，会不会挨老板疾风暴雨的批评责骂，会不会让你饭碗丢掉……至于判断事情紧不紧急，那就看这件事情给你的期限是多少。我一般认为要求当天完成的，一定是紧急的。

面对任务，有时候要学会放弃或者拒绝，对于那种既不重要又不紧急的，就该果断选择放弃。当然，前提在于你能对这件事情做出正确的量化。

为了避免忘记该做的事情，也避免忘记这些事情必须完成的时间期限，可以选择一款管理待办项的软件，最好是电脑端与APP可以实现同步的Todo软件。电脑端便于管理和输入，APP便于实时查看。

以微软的Todo软件为例，我的实践是为所有待办项创建一个分类列表，如下图所示：

我忽略了那些不重要不紧急的任务，同时加上了“会议日程”分类，因为会议往往是事先确定的，有些甚至是周例会，给出了固定的时间，列在这里，就能知道每天需要参加多少会议，如此才能更加精确地确定每天能做的待办项。当然，很遗憾也很不幸，许多会议其实都不重要，甚至也不紧急，我只是躲不掉而已。

除了临时事务无法通过此种方式管理之外，要让这一实践产生价值，需要做到两点：

• 养成及时记录任务的习惯，只有形成了待办项，你才知道每天面临的工作有哪些，从而做到心中有数
• 要将任务正确归类，尤其是重要性的判断，如果不分青红皂白，认为所有任务都很重要，你就无法排定优先级了

最后，在此基础上，我觉得最重要的一点，就是每天开始工作时，要从分类列表中挑选出当天要做的Top N。选择时，要把握几点：

• 一旦选择了，当天就必须做，不能当儿戏，否则，这一动作就失去了意义，到了最后就流于形式了
• 要量力而行，不能选择太多，以至于超出你的日常负荷，如前所述，能完成Top 3就不错了，有的任务比较简单，可以考虑适度增加待办项的数量
• 当天要做的任务，并不等于当天必须完成，但一定要做，保障该任务的进度条在可控范围内，有的待办项软件可以设置到期日期，就更加清晰可控

微软Todo本身提供了“我的一天”任务组，通过快捷键，可以很方便的将列表中的任务添加到“我的一天”中。例如：

每天早上选择当天要执行的任务，其实并非一种形式，它算是一种仪式，一旦你确定好了这些任务，意味着你开启了今天的工作之旅。它又不仅仅是一种仪式，而是通过这一行为让你可以沉下心来，梳理一下你的所有任务，了解有多少任务等着你，又有多少任务即将到期，如此就能让你更好地掌控你的工作，把握好工作的节奏。

我将“我的一天”看作是我每天的征途，故而选择了下图作为“我的一天”背景，每当看到这辆行驶在草原之上的吉普，我就充满了信心满满的动力，能以饱满的热情迎接新的一天。