连用档案管理系统：纸质档案·电子档案一体化管理

当前，众多企事业单位愈发重视自身各方面的数字化建设，使其面对复杂竞争环境下，保持高质量发展和持续竞争力，而档案作为企业单位重要的信息资源，如何做到科学规范地管理？如何整合并充分利用种类繁多的档案？将是企事业单位数字化转型过程中必须解决的难题；同时，随着近年来《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》、《电子会计档案管理规范》、《“十四五”全国档案事业发展规划》等政策的相继发布，档案数字化建设已成为各企事业单位档案管理工作发展的重要方向和目标。

档案管理痛点

现如今，数字档案管理已成为档案管理的一种重要方式，传统档案管理模式已很难适应数字化的发展需求；为释放档案资源价值，升级数字化档案管理，实现新时期档案工作的高质量发展，亟需解决以下痛点：

01纸质档案打印量大、存储成本高；

02纸质档案安全性较差，容易损坏、丢失、泄密，不便于长期保存；

03档案门类多，管理分散，部门间难以建立高效的共享协作方式；

04档案归档、鉴定、销毁、检索、借阅等效率低，不符合当下快速发展的信息化管理诉求；

05档案共享性差、利用性差，容易造成信息孤岛；

06档案调阅、日常管理记录不完整或不规范，难追溯；

07上级单位对下级单位的监管乏力；

08档案数据缺乏定级和脱敏等安全管控，敏感数据外泄风险大    。

方案简介

对于以上痛点，连用科技推出基于连用文件云构建的CAM档案中心解决方案，用于收集分散于各业务系统与案卷相关的电子文件内容和元数据，通过权限控制等手段“宣布”对应归档电子文件内容和元数据的“占有”，避免其在正式归档前被修改或删除，保证应归档电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性；支持录入档案管理人员本地电脑的电子文件 ，并可对案卷、卷内文件和件内文件进行整理编排以及相关元数据整理补充的工作，实现对档案数据进行数据收集、整理归档、移交入库、档案数据管理、档案检索、专题编研、查档登记、鉴定与销毁管理、数据统计等功能，符合国家相关法律法规要求。帮助客户搭建数字化档案管理系统，实现档案资源整合、发挥档案资源价值，助力企业数字化升级。

CAM档案中心目标

01  纯纸质档案向电子化档案转型

02  建立电子档案数据中心和数据仓库

03  解决电子档案损坏、遗失、泄密、防篡改

04  提高电子档案管理的利用性和安全性

05  成为企业档案管控的重要工具

CAM档案中心架构图

方案特点

01   电子档案全生命周期管理

实现档案接收、档案管理、档案利用全过程管理，释放档案价值，提升业务效率。

02   “四性检测”方案

对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，保证电子档案的四性在电子档案生命周期管理过程中具有举足轻重的作用。

03   空间节约可视化

对档案数据的数量、类型、空间使用情况、风险监测等进行可视化展示。

04   多格式在线预览

用户无需关注文档存储、转码、在线浏览等技术细节的情况下，快速搭建安全可靠、高可定制的文档处理平台，助力企业OA\ERP\财务\HR等应用系统的功能升级。

05   病毒查杀

具备防病扫描功能，对业务系统归档或用户上传的文件进行安全扫描，并返回扫描结果。

06   档案数据存储物理隔离，确保档案数据安全

07   基于档案保管生命周期分级存储管理

08   自带归档备份机制，保护数据存储安全

基于归档备份策略，可自动化的对文件数据进行安全归档备份，无需第三方备份软件即可实现数据归档备份

09   档案数据存储防篡改

支持WORM特性的各类存储介质接入，如磁带机(库)，光盘库等存储设备。支持对重要档案数据进行离线备份/归档固化保存，确保档案数据安全，防篡改。提高系统的高可用性和灾难可恢复性。

10   内容快速检索

保持了 Elasticsearch 本身的兼容与开放，能够为客户提供稳定、弹性可扩展的搜索服务，帮助客户聚焦业务本身。

11   内容精准识别

提供综合性的图像理解、识别等服务，可与用户业务应用无缝集成，快速搭建安全可靠、高可用的图像分类和文字识别平台。

12   档案数据“四效性”，提供全方位的安全保障

13   档案数据分类分级安全管控，数据预览脱敏处理

自动对内容进行识别和合规检查，并根据安全策略自动对数据进行安全定级，并依据安全级别进行安全管控；根据文件级别，进行档案数据安全合规脱敏处理，档案内容查看“千人千面”。

系统功能介绍

01   档案中心—首页

档案首页集中展示了用户最常用的功能和最需要了解的信息，方便用户了解系统整体情况，更快捷的利用和管理档案，为企业内部员工提供一站式档案信息服务平台

02   档案中心—档案接收

● 根据每个全宗、每种档案类型（文书类、科技类、财务类）管理的具体情况，支持自定义元数据管理模式。

● 直接和上游业务系统进行无缝衔接，采集上游业务系统的元数据及附件，全程跟踪。

03   档案中心—档案整理

档案采集分为在线编目/著录、批量导入、API数据接口三种归档方式，所有归档数据都会进入档案整理库中，统一进行整编管理。

04   档案中心—档案利用

对于归档库的档案，用户可以对其权限范围内的档案进行借阅利用申请，申请通过之后用户可以在我的借阅中阅读或下载档案文件；档案管理员可以对已借阅的档案的利用过程进行管理。

05   档案中心—档案移交

● 列明应当移交的案卷明细、移交人、移交日期、审批人、监交人、移交原因等内容。

● 内部档案部门接收档案，审阅相关信息，一键接收。

06   档案中心—档案归档

对于归档库中的档案，管理员可以完成日常的管理工作，包括案卷归档操作（归档/取消归档）、拆卷(驳回重新立卷)、打印封面目录、记录归档操作（确认归档成功、取消归档成功、打印封面、拆卷等）。

07   档案中心—档案检索

● 用户可采用多种方式对本单位及系统内其他单位的档案条目进行检索，并在其权限范围内对档案进行利用，超出权限范围的利用需求可通过提交赋权申请经审批通过再加以利用。

● 档案系统中全文检索是类似于 Google、Baidu 的检索方式，输入关键字或词，系统在所选的范围（全宗、档案门类等）内进行对条目指定字段值的关键词的匹配，输入的关键字可以为档案类型、全宗号、目录号、保存年限、归档日期、标题中包含的某些关键字等等，系统会查询出符合的档案数据。

● 系统中还提供了递进检索的功能，用于对检索结果的再次过滤。

连用科技致力于为企事业单位提供专业的全融合内容管理服务，此次CAM档案中心解决方案的发布，为企事业单位提升数字档案管理的真实性、完整性、可用性和安全性提供了优质保障；同时推动企事业单位的档案信息传输、共享效率，为企事业单位档案管理全面数字化进程提供一份助力！