采购消防产品设备时如何正确询价？你必须知道的

“询价(Request for Quotation)”是采购人员在作业流程上的一个必要阶段。

在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会有问题。

但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。

一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。

一、 询价项目的"品名"与"料号"

首先，询价项目的"品名"以及"料号"是在询价单上所应比备的最基本资料。供应商必须知道如何来称呼所报价的产品，这即是所谓的"品名"以及其所代表的"料号"，这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。

料号因为在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位数，其中更包括有数字及英文字母在内。料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的料号。

品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。

二、询价项目的"数量"

通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。

数量资讯的提供通常包括有：

"年需求量"、"季需求量"甚至"月需求量";"不同等级的需求数量"，如数量为500K，1M，3M等等;每一次下单的大约"订购数量";或产品"生命周期的总需求量"。

除了让供应商了解需求量及采购的形态外，也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。

在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予以"膨胀"。此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，到头来得不偿失的还是自己。

因此，对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。

三、询价项目的"规格书"

规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最"新版本"的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。

四、询价项目的"品质"要求

表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行，通常可以使用以下几种方式呈现：

1.品牌

2.或同级品

3.商业标准

4.材料与制造方法规格

5.性能或功能规格

6.工程图面

7.市场等级

8.样品

9.工作说明书

五、询价项目的“报价基础”要求

"报价基础"通常包括报价的"币值"与"贸易条件"。国内买卖比较单纯，通常都以人民币交易，贸易条件不是以"出厂价"就是以"到厂价(运费是否内含则另议)"来计算。国际贸易就比较复杂，报价币值方面供应商多半以美元为计价基础，至于是否以采购当地币值计价，则视汇率的稳定与否有弹性的作法。

六、买方的“付款条件”

有关付款条件，虽然买卖双方都有各自的公司政策，买方希望付款时间愈晚愈好。相反，卖方当然是认为愈早愈好。买方有义务让卖方了解其公司内部的标准付款条件(在采购模具时，通常有"阶段性付款"的方式，如订金30%，第一次试模30%，验收40%)，卖方也可在报价时提出其不同的要求，最后的付款条件则需买卖双方经协议后所订定。

七、询价项目的"交期"要求

交期的要求包括买方对采购产品需要的时间，以及卖方需要多少时间来准备样品、第一批小量生产，及正常时间下单生产所需要的时间。供应商虽然可依买方的要求来配合，不过交期的长短关系着采购产品的价格，买方应视实际需要来提出要求，而非一味的追求"及时供货( Just in Time, JIT )。

八、询价项目的"包装"要求

包装方式在供应商估算价格时占有很大的一个比重，除了形状特殊或体积庞大的客户订制品外，供应商对于包装都有其使用的标准纸盒、纸箱以及栈板等包装材料。如果没有另外提出特殊的包装要求，供应商都会以其标准的包装方式来进行估价。有时也不会在报价单上详细注明其标准的包装方式，此时采购如果不去察觉，日后再追加包装要求，不仅时间被拖延，对于比价的作业也会造成不利的影响。此外，供应商在了解买方的包装要求后，也可提供建议是否能考虑采用标准包装，或以拼货拼柜的方式来降低出货成本。

九、"运送地点"与"交货方式"

运送地点的国家、城市、地址及联络电话与传真都必须要清楚的告诉供应商。国内买卖的交货方式常以铁路、公路为主，国际采购中的运送地点与交货方式则决定了价格的计算。如果要求卖方来以CIF报价，无论海运或空运，运输费与保险费当然由卖方来负担。随运送距离的远近会有不同的计费方式，除非买方指定空运，供应商通常以海运为基础报价，因为海运是最经济的一种交货方式。

十、询价项目的"售后服务"与"保证期限"要求

在采购一些机器设备如冲床、塑胶射出机、测试仪器、半导体封装设备等时，供应商一般都会提供基本的售后服务与保证期限。如果此时有特殊的要求，例如要求延长保证期限，或改变售后服务的内容等等，因其牵涉到采购"总持有成本(Total Cost of Ownership, TCO)"。

十一、供应商的"报价到期日

为了方便采购比价作业的时程，报价的到期日应该让供应商有所了解，对于较复杂的产品，应该给予供应商足够的时间来进行估价。

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