进项发票管理平台解决方案

项目背景

随着公司发展,规模扩大,所涉及的供应商和客户发票量也不断增长。目前,企业各业务部门先收到供应商发票并校验后再将发票及相关支持文件送往财务进行记账,这个过程造成从收到发票到进行记账时间过长,也会出现由于发票丢失而带来的损失,而且财务需要记录下发票的影像文件。因此,需要建立发票管理系统统一归集供应商发票,进行扫描识别后传输至财务系统并实现自动记账功能,这将从很大程度上增强发票的处理效率和降低损失。

2. 项目目标

平台管理项目的实施,可降低财务进项发票处理人工成本,提升公司发票付款效率及公司信誉,实现公司精益化管理。平台主要通过多种票据数字化采集技术,为企业建立一个集票据图像、票据结构化数据、票据业务状态

和票据处理过程记录为一体的全生命周期的票据仓库,在此票据仓库基础上,企业可以便捷,规范的完成票据数字化、增票查验、专票认证、财务自动过账、电子发票管理、影像应用及财务和报税等业务管理。

3. 需求分析及 应对

3.1 需求分析

依据企业内的需求描述,我们经过内部讨论分析,本次企业需要通过发票管理系统处理公司各种类型的进项发票进行扫描、OCR 识别、发票查验、专票认证和影像共享等发票相关的日常工作。

3.2 需求应对

平台旨在为大中型企业提供一个规范的、标准的、自动的发票全生命周期业务处理平台,在遵循相关税法的基础上,用计算机技术代替企业人工机械重复的操作,从而达到提高工作效率,降低生产成本,并且为企业建立规范、标准、自动的票据处理流程的目的。平台主要通过多种票据数字化采集技术,为企业建立一个集票据图像、票据结构化数据、票据业务状态和票据处理过程记录为一体的全生命周期的票据仓库,在此票据仓库基础上,企业可以便捷,规范的完成票据数字化、增票查验、专票认证、电子发票管理、影像应用及财务和报税等业务管理。

平台处理的进项发票业务范围如下图:

1. 平台目标:防止重复入账或假票入账给企业带来的税务风险

A、 建立发票管理台账,避免发票重复入账

B、在国税总局全国增值税查验平台自动批量查验,识别发票真伪,杜绝假票入账

C、定时自动多次发票查验,防止发票入账后开票方有意或无意作废发票

D、通过电子发票 CA 证书签名信息验证和发票查验全明细比对,甄别发票篡改行为

2. 为企业搭建完整、有效的票据信息和影像票据资源仓库,建立规范、标准、自动化的票据优化处理流程

a、 多种票据数字化采集方式(高速扫描仪扫描 OCR 识别、扫描枪二维码识别、电子发票 PDF 文件导入、发票数据文件批量导入等)

b、票据结构化数据与非结构化图像关联存储,为发票查阅、审核和其他系统提供票据资源

c、手动或后台自动完成发票批量认证,实现企业及时税金抵扣

d、 为财务/费用报销系统自动入账提供数据和影像

f、 对供多种数据接口服务(Http/Https、Webservice、excel/txt/xml 文件、数据库表外提

4. 方案介绍

4.1 设计思路

根据企业发票管理系统的需求介绍,企业希望建设的发票管理系统能够覆盖全国范围票据自动查验,能够同时支持进项发票管理等主要功能。基于此我们认为企业发票管理系统的建设思路应该是在企业现有 IT 系统基础架构上,基于软件产品集成和企业现有业务系统组成完整发票进项管理解决方案,实现发票进项管理业务目标,我公司根据多年在税务行业的业务经验和技术积累,结合企业的实际情况,为解决公司发票处理的切身难题,提出了可行有效的本解决方案。本系统是高技术含量的企业发票信息管理系统,将传统的发票管理模式与计算机技术紧密地结合在一起,使迅捷的自动化进行发票业务处理成为可能。

本方案的增值税进项架构如下:

4.2 具 体 流程如下:

4.2.1 数据采集

公司收到供应商的增值税专用发票后,可以通过以下几种方式进行数据采集:

A、系统采用高速扫描仪,将发票图像信息扫描保存到计算机内,通过高精度的 OCR 识别技术,识别提取出发票要素信息,并通过严格的正确性检测,将发票信息电子化存入中心数据库。并将发票影像也存入中心服务器。为发票的下一步处理提供基础数据。

B、系统也提供使用底账自动下载工具,将企业的进项专票数据从税局的发票选择确认平台中自动下载下来,存入中心数据库。

C、系统可通过扫描枪,对发票二维码信息进行提取,存入中心数据库中。

D、系统也可采用从税务机关的发票选择确认平台上下载企业进项专票数据,存入中心数据库中,实现进项发票的完整信息的准确采集。

E、发票查验,针对增值税普通发票、增值税普通电子发票,系统提供到国税总局发票查验平台自动进行查验,防止假票、篡改发票和作废发票入账,从而导致税务风险。

4.2.2 发票查验

针对增值税专、普通发票、增值税普通电子发票,系统提供到国税总局发票查验平台自动进行查验,防止假票、篡改发票和作废发票入账,从而导致税务风险。系统自动获取发票全明细信息存入中心数据库。

系统也可采用从税务机关的发票选择确认平台上下载企业进项专票数据,存入中心数据库中,并与扫描识别的数据进项匹配效验,实现进项发票的完整信息的准确采集。

4.2.3 发票勾选认证

系统自动对接增值税选择确认平台,从而实现企业应抵未抵,即时勾选认证的管理。根据设定的预警天数进行网上认证预警,当系统发票有超过开票日期一定天数的未认证进项发票时,自动通过系统提示、电子邮件等多种方式通知相关责任人及监管人,降低漏抵扣的风险。合理安排税负,有效避免少抵漏抵的情况!

4.2.4 与其他系统对接

本方案为与企业结算系统、财务系统、报销系统等系统数据交互提供标准的或定制格式的数据文件接口。企业内部应用系统可通过数据接口精确提取到已发采集的发票信息,国税查验结果状态等信息。从而为应用系统提供重要的数据基础。

总结:平台搭建完成之后,将为企业建立一个集票据图像、票据结构化数据、票据业务状态和票据处理过程记录为一体的全生命周期的票据仓库,在此票据仓库基础上,企业可以便捷,规范的完成票据数字化、增票查验、专票认证、电子发票管理、影像应用及财务和报税等业务管理。从而达到了防止重复入账或假票入账给企业带来的税务风险!

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