个人永久性免费-Excel催化剂功能第24波-批量发送邮件并指点不同附件不同变量

批量发送邮件功能,对高级OFFICE用户来说,第1时间会想到使用WORD的邮件合并功能。但对于需要发送附件来说,邮件合并功能就无能为力,同样还有的限制是用户电脑上没有安装OUTLOOK,同样也不能发送。

今天Excel催化剂带给大家非同寻常的邮件批量发送体验,当大家都在绞尽脑汁,做出各种基础版,高级版、旗舰版的功能区分时,你会发现Excel催化剂特立独行,把最好的一次性全献上,无区别对待。

门槛只有一个:一颗愿意上进的有追求的心!欢迎有感动的打赏支持下原创优秀作品。

业务场景

邮件发送,对于职场人士来说,毫不陌生,但对于特定场景下,需要按不同人发送不同内容,并附带不同的附件时,机械性地重复着同样的电脑操作指令瞬间让人感到自己手上所做的事情毫无价值。

在前一波中提及的拆分工作表,顺理成章地下一步就需要分发,按不同人的权限以邮件附件的形式分发不同的文件。

一般人能够想到做到此步,已经算是完成了任务,但往往细节上的提升,能让人更舒服和感动,下面再提及几点细节。

类似WORD的邮件合并功能,可以有变量的功能最好,不同人的邮件,邮件标题、正文能够个性化地根据不同的发送对象有些称谓性的针对性变化,让收件人倍感温暖。

邮件的正文中,难免像日常工作、说话那样,稍有些重点强调,突出显示等,让收件人可以快速地在划重点的部分多一份细心,以免误解和遗漏重要信息。重点强调可以用字号、字体颜色、粗体等元素的突出来表达。

当然在二维码时代和读图时代,如果能够放上图片,整个邮件就更饱满完美了。

以上所有提及的部分,将在Excel催化剂的【批量发送邮件】中得以一一实现,想大家所想是俺一贯的作风

功能实现

点击【Excel催化剂】Tab下的【批量发送邮件】按钮点击批量发送邮件按钮填写基本的发信和收信信息在Excel智能表上填写邮件基本信息和收信人信息

对应于下图的各列,一行发送一封邮件。

除了前面8项的固定列名称信息,后面标红部分可以无限多地添加其他的字段信息。

抄送、密件抄送定义自己百度,多个抄送地址和附件地址,中间用英文分号隔开。

Excel催化剂有相字符串合并自定义函数,好用到飞起,做这些多个项目串联的结果最合适不过

获取文件夹内文件清单GetFiles

连接多个单元格内容拼接成一个字符串StringJoin

按条件串联不同字符串

可自行增加多个自定义列,命名好列名,在邮件正文内可以类似WORD邮件合并的方式来做变量处理生成不同内容的正文。

邮件信息和邮件正文引用内容在发送窗体上填写发信信息和邮件正文信息

发送邮件窗体

发信服务器:发信的SMTP服务器、端口号之类的信息,若公司邮箱可问公司内IT人员或其他主流邮箱都有相应的介绍。

QQ邮箱为:smtp.qq.com,端口:25(非SSL加密),587(SSL加密)

教程上介绍的QQ的SSL端口号465测试过好像不能用,587可以用,或者直接25非SSL

QQ邮箱需开启SMTP服务

显示名:收件时,可以显示出来的个性名字,而不是只显示邮箱地址。

密码:在各大主流邮箱中,需要重新申请个授权码的东西,防止第3方发送邮件客户端窃取密码。申请好把授权码填到密码位置。

授权码申请

回执收件人会收到一按钮提示,点击它会给你发件人发送一封回执信,代表已经收到打开阅读了,可能仅部分邮箱客户端有这个功能。亲测QQ邮箱收信时可以显示。

邮件正文关键字占位符左(右):用于在正文中提取出关键字并替换为相应的内容使用,如图中的姓名,当前后用【】包裹的【姓名】,需要发信信息表中的姓名列中找寻对应的行的内容替换此正文的内容,如第1封邮件用第1行的李先生替换,第2封邮件用第2行的王先生替换它。

发送间隔:群发有拒收风险,最好少量发送,公司内人员发送,少发垃圾邮件,发送间隔最好也设置一定时长,没亲测过使用哪个间隔最好,自己多多测试。

邮件正文:可以使用打开、保存、插入图片3个按钮和其余的按钮也可控制正文内容的排版,合理的排版,让读信者更舒适地获取信息。

插入图片功能,暂测试还算稳定,其实一个不错的方式是在简书等平台上把邮件正文内容写好,然后复制粘贴过来,简书平台的插入图片很友好,QQ截图后直接CTRL+V即可粘贴,或另外插入图片按钮插入本地图片。

image.png点击发送按钮,若发送失败可中途取消发送,重新修改正确信息再发送

发送的成功和失败状态,将会回写到之前的Excel智能表的【发送状态】列上,可查看到具体的发送状态,发送完成不代表对方可以收到,只代表发送过程中没出错。

总结

一个简单的批量操作,带出来深层次的思考,究竟我们哪些工作应该认真踏实地去做好,哪些应该要好好反省,再努力去做,也不过是不断地重复着同样的事情,没有多少额外的价值产生。充分发挥人的创意思想和逻辑概括提炼能力,不失为以业务为导向的岗位不错的提升方向。

至于重复性的工作,就尽管抛出来,让专业的人把它做好,当然付上一点费用也是值得的。

同样地Excel催化剂也坚持着原创性地开发独特的功能,对于大家思空见惯可有可无的功能,较少去做。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20180728A0ZHT500?refer=cp_1026
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