Excel使用高级筛选功能

Excel的筛选功能相信很多人都经常使用,方便快捷、简单易用,只是功能有一定的局限性,比如:

1.只能进行“与”的操作,即多级筛选都是基于前一次结果再筛选,无法做到“或”筛选;

2.有一定的筛选条件选择,比如“包含字符串”、“数值大于”等,但是都是模式固定好的,不够灵活;

3.筛选操作都是在源数据区,无法直接映射到其它区域;

其实,Excel的“筛选”旁边还有个“高级”按钮,也就是“高级筛选”功能,如下图位置,这个用的人不多,会用的人也相对较少。

一、需要“高级”筛选的原因

那所谓“高级”,是高级在什么地方呢?本篇就详细的为您讲解一番。相对于“筛选”,“高级筛选”的优势有哪些呢?个人总结大致如下:

1.可以灵活的使用逻辑中的“与”、“或”关系筛选数据;

2.能够指定区域,将筛选数据显示在该区域,而不改变源数据显示;

3.可以将不同列数据通过公式(如:D列大于等E列数据)关联联动筛选;

4.能够利用函数实现复杂的筛选功能;

5.可以利用通配符(如:?、*),进行模糊匹配。

二、“高级”筛选的简要说明

Excel里面有很多功能都是基于数据库原理实现的,比如函数:DCOUNT、DSUM,而“筛选”功能也是类似,有“字(biao)段(ti)”筛选,没有“字(biao)段(biaoti)”,Excel会从数据区的第一行创造“字(biao)段(ti)”进行筛选。因此,最好了解下“字段”、“记录”等概念,当然,只是对于“筛选”来说,“字段”对应于“标题”,而“记录”对应于“具体数据”,如下图所示(这个数据源相信很多同学倍感亲切):

当点开“高级”按钮后,就会出现如下图的界面,说明如下:

1.“在原有区域显示筛选结果”:就如同普通筛选一样,在源数据显示筛选结果;

2.“将筛选结果复制到其他位置”:这是高级筛选特有的,顾名思义就是可以将筛选结果显示在其他位置,选择该按钮后,下面的“复制到”区域选择有效;

3.“列表区域”:选择需要筛选的源数据区域;

4.“条件区域”:这个是筛选的关键,由字(biao)段(ti)和条件设定组成的区域;

5.“复制到”:选中“将筛选结果复制到其他位置”后有效,即将筛选结果放到指定区域;

6.“选择不重复的记录”:高级筛选独有,将筛选出来完全一样的重复记录过滤掉。

重点说明一下条件区域内设置条件的方法:定义要进行计数的单元格的数字、表达式、单元格引用、文本字符串或者函数公式,比如:=>5, =Ou.Wang, Jiong.He, B2>C2, =len(E2)等。

下图就是基于上图的设定生成的结果:

三、举例讲解“高级筛选”的“条件区域”设定方法

1. “与”关系,比如要找到Reporter是Jingting.Bai,同时AssignedDate时间要大于2018年7月28日的数据,那么就要将条件放在同一行:

筛选结果:

再举一例:查询AssignedDate在2018年8月1日(包含)到2018年8月3日(不包含)内的数据,同样并列一行写AssignedDate,然后把条件在下面一行写上,如下图:

筛选结果:

2. “或”关系,比如要查找Reporter,既有Jingting.Bai又有Guigui.Wu的记录,那么条件设定如下错开行填写即可:

筛选结果如下图:

再举一例,如果查找Reporter是Jingting.Bai,同时AssignedDate又大于2018年8月2日的,按标题错行设置筛选条件:

筛选结果如下图:

3. 既有“与”,又有“或”:将“与”关系的放一行,将“或”关系的错开行,比如下面:

筛选结果如下:

4. 函数公式来了,如果要使用函数公式,那么就不要设定查询字(biao)段(ti),如下图AssignedDate左侧空出的单元格,由于函数公式是否符合筛选要求,主要看返回值是TRUE还是FALSE,这个就是函数公式使用的关键,如下图,查到“Rong.Yang”返回TRUE,否则返回“FALSE”

下面是本次筛选的结果:

再说一下筛选条件中的字符串设定,从上面的例子,可以看到字符串前面都会加个“=”号,比如:=Jingting.Bai,那么如果没有“=”,只有Jingting.Bai是否可以呢?

答案是可以的,只是有没有“=”,还是存在差异的,带“=”号的是精确查找,而不带“=”,包含查询条件的也会被筛选出来。

比如下图,查询条件是:周杰,此时,不光周杰被搜到,周杰伦同样也会筛选上

而下面这个,由于查询条件是:=周杰,因此,准确筛出周杰的数据

顺便说一下,直接在单元格输入=周杰,是会当成公式处理的,此时只需要输入’=周杰,就正常了。

但是,如果要筛选包含非开头的某个字的条件,比如:包含“杰”字的,那只输入个“杰”,将无法筛选出结果

当然,“高级”筛选,之所以高级,肯定是有办法的,此时,通配符(比如?, *)就派上用场,只要在条件区域输入:=*杰*,那“周杰”和“周杰伦”就被正常的筛选出来

到目前为止,筛选结果放置的位置与源数据区域和条件区域都在同一张表中,Excel的“高级”筛选是可以做到将筛选结果放在与源数据区域不同的表格上,只是需要注意,点“高级”之前,保持需要放置筛选结果的表格是活动的,具体操作可以参考下面动图:

如上图,在点击“高级”前,“高级筛选表”被置于活动状态!

本次分享就结束了,希望对大家有帮助,欢迎多多交流,谢谢观赏!

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