当管理会计遇上大数据时代

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大数据时代的来临,让财务管理工作的理念和模式发生了各种颠覆性的变化:财务共享中心的建立使得基础核算会计需求量大幅减少,财务人员职能分工发生改变,由传统会计向管理会计转型。财务管理开始向销售、研发、人力资源等相关领域延伸和渗透,更偏向与公司业务有关联的数据收集、处理与分析,以便更精细化、更有效率地为企业决策提供有用信息。

管理会计的重点正是基于企业内外部广泛数据的分析,使企业管理者了解过去的经营业绩和当前的财务管理水平,从而进行科学决策,推动企业的可持续发展。当大数据与财务管理碰撞时,大数据是工作的前提,在管理会计上发挥的作用尤为明显。

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数据的收集

这是一个信息爆炸的时代,也是一个被数字淹没的世界。就管理会计而言,数据是所有工作的基石,是财务管理的“立身之本”。进行财务管理必须要建立数据收集系统,主要包括以下几个方面。

一是企业历史数据、当前数据收集系统。根据管理会计的数据要求,企业内部的数据收集,已不仅是财务数据,还包括销售、运营、员工等诸多业务方面的数据。

以寿险公司为例,公司的内部数据,一方面来源于业务、财务核心系统及其周边系统数据:业务核心系统的保险业务收入、退保、赔付等业务收支数据,渠道管理系统的手续费及佣金支出,网上报销系统的费用数据,实物资产管理系统的资产数据及其他业务和管理系统的数据;另一方面来源于财务人员手工处理数据:暂时没有系统支持的准备金计提等核算数据,公司机构铺设、人员管理、渠道管理等数据。这些数据构成了分析数据体系的基础。企业的内部数据收集起来相对容易,数据的准确性、可用性将对管理会计工作顺利开展起着决定性的作用。

二是行业数据收集系统。企业要想在同业的激烈竞争中生存并获得长远发展,对行业信息的收集不可或缺。

随着消费需求快速增长,产品结构日趋多元化,我国保险市场的发展动力十足。然而面对各家公司产品、服务、业务模式的各种创新,知己知彼,方能百战不殆。行业数据的来源主要有以下几方面:公开发布的行业数据,如保监会定期公布的各公司统计信息数据、各地市行业协会报表报告等;行业数据库,如各家公司自发的行业调研、各咨询公司举办的费用调研等收集的数据;相关公司实时动态经营数据。

三是其他数据收集系统。包括基于互联网等媒介收集宏观动态信息和数据等。

行业及公司的发展会受到经济大环境的影响,我们在关注企业自身经营情况的同时,也需要关注宏观经济变化可能给行业及公司发展带来的影响,及时调整公司经营战略。

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数据的整理

当大量庞杂无序的数据被收集起来之后,如何将有用的数据筛选出来并确立它们之间的关联关系是数据整理的重要工作。数据整理工作主要包含以下三个方面。

一是数据管理框架的搭建。搭建的目的是要适应大数据的潮流,配合信息化平台的建设,将未来所需要的一些分析模型的基础数据需求固化。

以寿险公司为例,根据销售、理赔、客服等各流程环节和要素之间的可能关联,以及其折射在产品、渠道、运营、人力、成本、系统等之间的脉络关系,通过一定的规则,标准化处理流程,形成一套满足于公司内外部管理需要的指标管理体系、报表管理体系及报表展现形式说明。

二是商业智能(BI)系统的建设。先进的分析技术和工具,是提升数据分析能力的重要因素。基于成熟的分析、视觉化以及数据管理的信息系统是企业提升分析能力的助推器。

BI系统作为大量内、外部数据的仓库,可以提供标准的工具以及平台,帮助数据的取得、分析和呈报,并透过统一的平台进行各种形式的共享。寿险公司应进一步加快BI系统的建设,通过规范的流程,将原本的零散数据转化为整合的信息和知识,最终形成数据资产。

三是数据质量保证。这是一个返璞归真的时代。真实数据是保障效果的坚实根基。

没有这个底线,前面的工作都可能没有效果。大数据的特征之一就是价值量密度极低。如果在大数据里面混杂了一些低质量数据,很有可能就会影响最终决策信息的筛选工作。

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数据的应用

作为有价值的资产,数据如何盘活使用,使其真正为企业带来巨大价值增长,是大数据时代带给管理会计的机会和挑战。管理会计是从数据到决策的过程。

一是推动精细化管理。经过十多年的高速发展,中国寿险业规模增速在近几年中有所放缓,但同时经营成本却居高不下。过高的经营成本已经成为制约行业持续健康发展的风险因素。费用管理既是成本管理又是资源管理,是公司管理层行之有效的管理工具。随着市场环境的变化,在公司不同的发展阶段,管理方式从总体费用包干、固变结合等粗放式管理方式逐渐过渡到标准化精细化管理方式。通过财务费用管控系统的公司每一位员工每一笔费用报销,可以详细记录费用发生的机构、部门、渠道、科目等预算、核算财务信息,时间、用途、人员、岗位等非财务信息。每一个步骤甚至每一个细节都能够被捕捉,这使得传统的间接费用变成直接费用,及时需要分摊的间接费用,也能找到较为精确的分摊因子。通过统计、汇总等数据整理,可以进行高性能的分析和对标,比如得到实际费用与目标单位成本的关系,单位成本与规模保费的关系。

二是提供决策支持。寿险行业正面临着巨大的经营环境及政府监管变化。互联网保险的诞生、“营改增”的实施等均对寿险公司的经营决策、产品布局、税务筹划带来极大的影响。如果分析公司经营数据时,可以结合环境变化及监管变化,将会使得公司管理决策“先人一步”,在市场上夺得先机。

三是强调预测的价值。目前大部分寿险公司的四级机构中弱体机构比重较大,机构铺设前期投入较大,产能薄弱,投入产出不匹配。如果这些机构在前期筹备时,利用可以得到的尽可能多的数据进行预测,如该地区收入水平、经济发展状况、同业公司的筹备标准等数据,可以较准确地对机构建设进行量本利分析,就可以避免资源投入的浪费。

通过对数据的处理和信息的充分挖掘,能够有效改进财务管理,为企业管理层合理配置资源和优化决策并对当前和未来的经济活动进行预测、决策、规划、控制和考核评价等提供了更多可能。普通的业务、财务人员对经营层的支撑也将变得更为有效。

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