数据类型、各类型数据之间的计算与转换

1. 数据类型

EXCEL中主要涉及四种类型的数据:数值型、文本型、日期型逻辑型。

默认状况下,EXCEL的单元格为常规型。这并不是说存在常规型的数据,而是指在常规型的单元格中录入数据时,EXCEL会“智能”地确定录入数据的数据类型。智能化是EXCEL发展的一个趋势,比如2013版之后增加的CTRL+E功能键。

数值型

EXCEL单元格格式中的分数、百分数、货币等,本质上都是数值型的,只是改变了显示格式而已。

文本型

文本可以是文字、数字和符号,注意空格、=号等也是文本哦。很多时候,我们需要将数字设置为文本型的,比如身份证号码、以0开头的编号等。先输入单引号再输入数字,可以快捷地实现数字以文本方式来保存。

逻辑型

只有两个值,TRUE和FALSE。

日期型

(1)日期型数据其实也是数字。在WINDOWS系统中,EXCEL中规定1900年1月1日为1,1900年1月2日为2,并由此建立了对应关系。但是,在WINDOWS系统下EXCEL只默认1999/1/1到9999/12/31是日期。超过这个范围的,EXCEL视其为文本。

(2)有些时候在作计算时,我们本来想获得日期型的计算结果,但显示的却是一个整数,这时就需要将单元格格式调整为日期型。从下图中我们可以看到,不单单是在单元格宽度不够时,单元格中才会显示为####。

(3)DATEDIF是一个常用的日期函数,但是键入该函数时,不会出现提示信息,也没有帮助。我们把EXCEL中这样的函数称为隐藏函数。那EXCEL为什么要设置隐藏函数呢?对DATEDIF而言,一种可能的解释是,该函数存在不好解决的BUG。见下图:

所以,在使用DATEDIF来计算年和月时,起点如果是闰年的2月29日、大月的31号,就要当心计算错误哦。也许,正是存在这样的争议性问题,而DATEDIF函数又很有用,EXCEL才将其隐藏起来的吧。

2. 各类数据的计算

数值型

(1)数值型数据与文本型数据之间进行连接运算时,数值型数据被自动转换为文本。比如,=2016&”版本”是”2016版本”。

(2)可以使用文本函数直接对数值型数字进行运算,这时数值型数据也被自动转换为文本。比如,=RIGHT(654321)的结果是1,相当于截取出个位数,但这个结果是文本型的数字哦。。

文本型

(1)文本之间的连接使用符号&。

(2)文本类型的数字,彼此之间做算数四则运算,或者与数值型的数字之间做四则运算时,文本数字自动转换为数值数字。比如,=”4”+”6”和=“4”+6的结果都是10。

(3)SUM函数只统计单元格区域中的数值(见下图)。所以在用SUM函数作总工资之类的统计时,一定要保证所有的工资都是数值型的数字。

(4)当使用MID、LEFT、REPLACE等文本函数对文本数据进行计算时,结果是文本。于是,

公式=IF(LEFT("600668",1)=6,1,0)的结果是0

公式=IF(LEFT("600668",1)=”6”,1,0)的结果才是1。

日期型

先看下面的动图:

输入1900/1/10,显示的是日期型的日期。输入=1900/1/10时,结果是190,原因是EXCEL把/号当作除号处理了。而输入=”1900/1/10”时,显示的日期则为文本型的日期。直观上看,当没有设置单元格的对齐方式时,日期型日期靠右,而文本型日期靠左。

也就是说,在我们平常使用的EXCEL表格中,实际上存在两种类型的日期数据。一种是日期型的,一种是文本型的。比如我们在使用身份证号码生产日期时,用DATE函数生成的是日期型的,而用TEXT函数生成的则是文本型的。

在EXCEL的智能处理之下,大多数时候,文本型的日期可以和日期型的日期一样使用。比如在使用YEAR等日期型函数时,EXCEL会把文本型日期当作日期型日期处理。

而在使用LEFT等文本函数的时候,EXCEL则把日期型日期先视为一个数,自动将其转换为文本型数字后,再进行计算。由此,我们就能够理解上面动图中LEFT的计算结果了。

值得指出的是,在使用数据透视时,文本型数据是不能创建组的。于是,当我们企图对文本型日期创建组时,就会弹出不能创建组的警示信息(见下图)。这种情况下,就需要将文本型的日期转换为日期型的日期。

逻辑型

逻辑型数据之间的计算,本来只有AND、OR和NOT函数三种。但是在EXCEL中,视TRUE为1,FALSE为0。于是,逻辑型数据之间就可以做算数四则运算了。比如,=TRUE*0的结果是0,=TRUE+FALSE的结果是1。不过正如前文已经指出的那样,SUM函数统计的是单元格中数值的总和。对逻辑型数据使用SUM函数时,同样遵守这一规则。

知道了EXCEL对于逻辑型数据的上述处理规则,我们就能够理解下面的数组公式了。

统计人数时,(C:C=”财务部”)数组运算的结果是一系列TRUE或FALSE,乘以1之后(加或减0,除以1也可以),就变成了1和0,然后SUM才能够计算出正确的结果。而统计总工资时,D2:D40本身就是数字,因此就不需要再乘以1了。

3. 数据类型转换

当不同类型的数据之间进行混合运算时,实际上就已经实现了类型的转换。在EXCEL中,这种转换往往是在计算时自动进行的,而且一般是朝我们希望的方向进行转换。比如根据身份证号码倒数第二位判断性别,MID函数取出来的实际上是文本型的数字,当使用MOD函数判断奇偶时,EXCEL就会自动地将文本型数字转换成为数值型数字。

在进行数据处理的时候,如果数据类型不能满足需要,就需要进行转换。

(1)文本型日期转日期型日期

前文曾经提到,在进行数据透视的时候,文本型的日期数据是不能创建组的。那么,如何将其转换为日期型数据呢?

除了使用乘除1和加减0,EXCEL还专门规定,可以用两个减号即--来实现转换。负负得正,两个减号的作用相当于乘以1。

划重点:使用--可以将文本型数字和逻辑型数据,转换为数值型的数字。

(2)文本型数字转数值型数字

当我们从数据库中将数据导出到EXCEL中时,数字有可能是文本型的(表现为单元格的左上角有小三角)。而且,对这类带小三角的文本型数字,通过改变单元格格式是不能实现类型转换的。

有效的转换方法,除了使用算数四则运算,以及使用--符号,还可以通过鼠标操作来进行(见下面的动图)。

把全部带小三角的文本型数字选中后(选中第一行文本型数字,再使用组合键CTR+SHIFT+↓),然后点开感叹号,就可以实现全部转换了。

总结

为了方便使用,降低使用者的门槛,EXCEL在处理各种类型的数据时,常常自动完成不同类型数据之间的转换。但是,这种“智能”有时候也会给我们带来麻烦。深入了解EXCEL的主要数据类型,以及它们之间做计算、作转换时的规则,对于用好EXCEL是很有必要的!

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