搞定Excel数据分析-第二章:数据的获取

往期回顾

所谓巧妇难为无米之炊,上一次分享我们把锅(软件的安装)给大家准备好了,建议大家动手练习,以后我们的分享都是基于2016或者2019版Excel进行的。今天和大家分享如何把米也准备好(数据的获取)。本章我们打算分两次分享。今天分享的内容是:数据的手工录入。

本节知识点:

数据类型 高效录入数据的方法

1、数据类型:Excel支持四种数据类型:数值型、文本型、逻辑型、错误值。

1.1、数据类型的判断:

数值型的包括整数、小数、货币格式、时间日期格式的数据等,它在单元格中一般是靠右边的;文本型的包括字母、汉字、符号等,单元格中一般是靠左边的;逻辑型包括两个True 和False,逻辑值一般是居中显示的;错误值的话比如“#DIV/0!”、“#VALUE!”等等,一般也是居中显示的。示例如下图

图一

1.2、各种数据类型的运算:

数值型数据支持各类数学运算(加减乘除,求余数,乘方等)以及各类数学函数,比如sum(),average()等。

文本型数据可以使用连接运算,即使用连接运算符“&”把多个文本进行拼接,也支持各种文本函数,比如 left,right,mid等。

逻辑型数据支持逻辑运算,与运算、且运算、非运算,对应的逻辑函数时or(),and(),not()。

错误值的类型有挺多的,我们需要找出错误的原因,然后采取措施进行处理。我们会在后期课程中,碰到了给大家说明错误值产生的原因和处理措施。

1.3、几点说明:

1.3.1、文本型数据中有一类特殊的文本,就是“文本型数字”,它们长者数值的脸,但是本质却是文本,如图一中标黄色的“22”和“19”。为啥特殊呢?普通文本是不能使用数学运算符进行数学运算的,但是“文本型数字”却可以,并且计算结果的数据类型为“数值型”。如下图所示

图二

1.3.2、不能简单依靠数据在单元格里的位置靠左、靠右、居中来判断它是什么数据类型的,请注意图二总计算出来的结果41,是数值类型的但是它是靠左的。

1.3.3、数据的类型和数据的格式:大部分人都以为它们是一回事,不过它们两个的确有点绕,其实是A、数据的类型决定数据是什么,B、数据的格式决定数据长啥样,C、数据格式可以限制录入数据的数据类型,D、更改数据格式不能更改数据的类型。

2、高效数据录入的方法:高效的数据录入包括两部分,效率(快速)和效果(准确)。我们来看看哪些方法可以帮助我们快速准确的进行数据的录入。

2.1、巧用填充录入序列:

2.2、利用数据验证进行输入限制:

首先请看错误示范:图中性别一列中我们希望输入男或者女,可是追风的性别却被错误的输入为“男生”,本来应该是11位的电话号码,但是小虎牙的却少了一位。那么有没有办法来规避这样的错误呢?请看我们动态图的展示:

2.3、利用快捷键帮助数据录入:

选中要输入相同内容的单元格,录入数据,然后按ctrl+enter,可以批量录入数据。

2.4、利用设定数据格式进行特殊格式的录入:

比如我们做个简单考勤表,如果来上班了就打√号,没有上班就打×号,如何快速的实现呢?这里就用到了设定数据格式。选中录入区域后,按Ctrl+1,虽然看着是√号×号,但那只是数据格式数据类型还是数值型。就是1和0。

2.5、利用设定数据格式限制录入数据的数据类型。

我们说过数据格式可以限制录入数据的数据类型,就是说在数据录入前,可以通过对数据格式的规定,进而影响录入数据的类型,这样我们就可以解决两个问题,以0开头的数据的录入和超过11位数字的录入。请看演示:

好了,我们今天的分享就到这里,这些基础的概念讲起来比较枯燥,理解起来也比较费劲,大家有什么问题欢迎在后台给我们留言。下次我们将分享搞定Excel数据分析--第二章:数据的获取的第二部分,从外部文件数据库等导入数据。欢迎大家关注。谢谢

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