不懂编程,也能让繁琐的工作自动化

有个小伙伴曾经这么跟我抱怨:

工作里面好多数据统计的活儿,难倒是不难,但是重复来重复去的,感觉自己就像一台会呼吸、要吃饭的电脑,我做的事情真的有价值吗?

不不不,我不是说工作没价值……老板你听我解释……

看看她电脑桌面上一排排的Excel文件,我想,难道不能有更高效的方式来搞定这些工作吗?

于是,我埋头研究了起来。一周后,将一个因为工作量巨大而两个月没有更新的统计表填写完毕,并整理出了一套全新的填写流程,这次只要3步就能完成,具体如下⚡:

1.下载项目的源数据,按下快捷键(ctrl+q),自动整理格式;

2.对整理好格式的数据文件进行一系列分析操作(因涉及具体业务,不做细节描述);

3.将该项目的分析表粘贴到总表中,按下快捷键(ctrl+g),自动完成更新。

看起来是不是挺简单的?

除了第二步的必要分析操作,其他只要按两次快捷键就可以自动完成了。

然而实际上,第二步的操作也可以结合在日常工作中去高效完成,不用再额外花整块时间去做了。

等等…有些同学可能会觉得不过瘾!并发出了这样的质疑:

等了半天,好像也感受不出你有多厉害啊,毕竟你改善的是你们自己公司的统计流程,跟我有半毛钱关系吗?

好,接下来就上干货,具体说说怎么运用Excel,让这些繁琐的工作自动化!

技巧一:减少手动输入

比如有一张表格,同时包含了日期和星期两个填写项,当我准备更新的时候,我愕然发现……

星期这一栏,表格主人给它做了个下拉菜单,这样看起来是挺方便的,毕竟不需要打字,点一下鼠标就好了。

在座的同学们可能很多人都不会,甚至还有点想学吧?可是,要是不看日历,哪知道几号是星期几啊!

其实,星期几可以根据日期自动生成,用个函数就好了,不知道是什么函数的话,网上搜一下就能解决。

紧接着,输入函数以后双击右下角,星期格子也能自动跟随日期更新了。

如此一来,问题便得到了解决。

根据日期单元格A2,计算单元格B2是星期几,只要在B2填写如下公式:

=TEXT(A2,"aaaa")

↑听说有人懒得搜

同样的道理,上图中第五列的持续时长可以根据开始时间和结束时间计算出来。

这里因为需要显示「分钟数」,所以也用了一个转换公式:

根据开始时间C2和结束时间D2,计算持续时长分钟数,只需在E2填写如下公式:

=TEXT(D2-C2,"[m]")

这样的好处是一方面可以减少填写量,一方面可以减少出错概率。

因此,对于各个单元格的填写,尽量用函数去关联,减少手动输入的部分。

技巧二:减少函数变量

对于函数的使用,还忍不住分享一条有着深切体会的经验:减少函数变量。

这是什么意思呢?先卖个关子,一起来看看我不堪回首的黑历史……

表格中的某一个统计项是计算某一列的平均值。

我想,这个还不简单!average从第一行到最后一行不就行啦!

于是,我输入的公式是这样的:

=average(B1:B8)

过两天,数据增加了几行,这时计算范围就是不是8行,而是11行了,怎么办?小意思,改一下:

=average(B1:B11)

不过,可不止这一个格子要改,其他工作表里的内容也增加了,好几个平均值都要这么挨个写公式,而且以后再加几行,也要重复修改。

虽然操作起来也挺简单,但直觉告诉我,这样太蠢了,一定有可以偷懒的办法!

在此省去了查资料、学课程的种种辛酸,甚至还去专门研究了一下超级复杂的offset函数,后来真相竟然是被我自己试出来的:

=average(B:B)

就这么简单,不需要每次手动改范围,不用管有多少行,自动更新结果!

还好我当时没有去问人,不然真的是丢脸丢大发了。诶!现在好像更多人知道了……

这看起来只是计算平均值的一个小技巧,但我把它上升到了填写原则的高度,因为它给了我一个重要的启发:

使用函数的时候,尽量减少变量,让它可以自动更新。

有了这样的一个意识,下次再遇到类似问题的时候,就会主动去思考或者搜索偷懒的办法。

当然,直接问人也是ok的。不要怕丢人,实实在在的提升效率才是王道!

技巧三:用「宏」实现自动化

其实很早就听说过宏,小时候因为它总是伴随着警告窗口出现,甚至以为它是病毒。

后来听说Excel大神都会VBA,兴致勃勃地找了本编程书,没看多久就从入门到放弃了。

直到最近,在《和秋叶一起学Excel》的课程目录里,又看到「宏」,自己动手操作了一下,简直相见恨晚!

因为我发现,想要享受宏的便捷,不一定需要编程,利用「录制」功能就可以了,类似于PS动作(这也是一个偷懒必杀技)。

关于如何录制宏,相信不难找到相关的教程,这里我主要分享一些个人看法和经验。

要利用「宏」的录制优化工作流程,有一些前提条件,主要包括:

初始状态是相同的

对这一系列的操作足够熟悉

过程中只对整行、整列或整个表操作

在本文最开始的那个例子里,第一个步骤和第三个步骤的快捷键都是我自定义的「宏」,接下来以第一个步骤,也就是数据格式整理为例,具体说说。

↑ 优化了好几版的视频

因为源数据是从后台下载的,所以每次进行整理前的初始格式是相同的,因此满足第一个条件✅;

每次下载好的表格都要整理一遍格式,简直熟悉到闭着眼睛都能操作了,因此满足第二个条件✅;

这个表格的具体操作里,包括删除列、数据分列、新增列,其中新增列的数据是根据前一列的数据用函数自动计算的。

最后为了美化一下,我还把表头(也就是第一行)改了改颜色、字号等等。

这些操作都是批量进行,与数据具体是什么内容没有关系,10行或10000行都是同样的操作,因此,也满足第三个条件✅。

经测试,跨工作表(sheet)的操作也可以用「宏」完成。

所以,我现在可以只增加第一个工作表的数据,就把后面十几张表都自动更新好了,是不是美滋滋呢!

✨我是总结

如果一项工作已经比较稳定且重复,那么一定要想想看怎么偷懒。即使目前还没有现成的办法,也可以尝试去搜索一下。

本文介绍了Excel里面两个好用的偷懒工具,一个是函数,一个是宏。具体包括三条经验技巧:

1.对于各个单元格的填写,尽量用函数去关联,减少手动输入的部分;

2.使用函数的时候,尽量减少变量,让它可以自动更新;

3.利用「宏」,让重复工作一劳永逸。

曹将(我异父异母的亲哥),很久以前就说过一句话:凡是重复的工作,一定有偷懒的方法。

这现在已经成为我工作里的一大原则。在不断摸索的过程中,我不自觉地养成了写总结、做标准化的习惯,连找错别字都写过SOP,列出了自己常见的语气词和常错字。

我们总结的流程未必一开始就会很完善,但随着我们知识和经验的积累,会越来越优化。

就算没有优化,最差的情况,也是在我们之后碰到类似工作时,可以直接借鉴总结过的流程,这样也会比重新开始研究效率高得多,对吧~

P.S. 好久没有更新了,怕一下子更新吓到大家,所以先在曹将的公众号首发了这篇,欢迎大家花式催更,有想看的主题也可以给我留言哦!比心

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20181220B19QGD00?refer=cp_1026
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