如何使用Excel来帮助会计简化工作

企业会计实践历史悠久。 由于技术的发展，产生了电子表格，成为现代社会强大的财务跟踪与分析工具。无论您的企业使用电子表格跟踪费用、现金流和库存，制定税务和资本要求，还是分析租用/购买选择方案，Microsoft Office Excel 2003 中的最新功能都可以为您节省时间。 负责处理小型企业会计琐事的任何人都有深刻的体会：时间就是金钱。

①共享和比较文档

在很多情况下，许多不同的人员使用电子表格中记录的财务信息。 销售人员将费用报表呈交经理。 经理将其转交簿记员，簿记员可能需要让企业所有者审核。 Excel 2003 中有许多用于加强工作簿共享和比较的功能。

②智能文档

通过动态地响应您的操作上下文，扩展了工作簿的功能。 表单和模板作为智能文档，表现尤其出色。 作为流程一部分的工作簿也是如此。

假设您的公司有一个基于 Excel 模板的流程，用于填写年度员工费用报表。 通过将该模板转换为智能文档，可以将它连接至一个数据库，以便自动填写某些必需信息。 完成后，只需单击一个按钮，报表就会自动发送至流程中负责其下一个步骤的人员。

通过使用智能文档，您可以反复使用现有内容以节省时间。 例如，在准备月报表时，负责开单的人员可以直接使用现有的样板文件。

智能文档还可以与其他 Microsoft Office 应用程序交互作用。 您可以使用它们通过 Microsoft Outlook 发送电子邮件，而无需离开当前工作簿，也无需启动 Outlook。

③文档工作区

简化了与您的同事实时共同编写、编辑和审核文档的流程。 文档工作区占用一个专用于一个或多个文档的 Microsoft Windows Sharepoint Services 站点。 发送带有共享附件的电子邮件时，通常会创建文档工作区；作为发件人，您成为文档工作区的管理员，文件收件人成为对该站点具有相应权限的成员。

除了使人们可以有效地协作之外，文档工作区具有自动更新功能，有助于版本控制。 除了 Excel 工作簿之外，还可以为 Microsoft Office Word 2003、Microsoft Office PowerPoint 2003 和 Microsoft Office Visio 2003 文档创建文档工作区。

④并排比较

解决尝试使用一个工作簿来查看多个用户的更改或处于不同会计期的更改时经常遇到的困难。 使用“窗口”菜单中的“并排比较”命令，您可以方便地看到两个工作簿之间的差异，而无需将它们合并为一个工作簿或在两个工作簿之间来回切换。

⑤使用快捷方式

这里向您介绍有助于简化会计琐事的一些快捷技巧。

自动筛选：是 Excel 中帮助您轻松管理大型电子表格的功能。 假设工作簿中有 2,000 个客户，您需要找出购买了某种特定产品的客户。 筛选使您能够仅看到要查看的数据，而隐藏其余的数据。 与排序不同，筛选不更改或重新排列数据；取消筛选后，一切保持为筛选前的原样。

合并数据：（在纳税时、财政年度末及其他主要财务阶段将不同来源的数据合并到一个工作簿中）简直是恶梦。 重新键入或者从多个来源复制并粘贴多列数据需要相当多的时间。Excel 的导入功能使这项任务变得非常顺利。另外，如果更新源数据库，它可以自动更新数据。

查找差异 ：如果在长长的数据列表之间并排查找差异，会相当费时。 而使用 Excel，可以自动识别不同之处。 只需预先进行少量设置（例如，在每个列表中选择或创建一个唯一的可比较字段），即可让 Excel 查找一个列表中存在而另一个列表中不存在的数据。