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数据统计第一步:分类汇总

在Excel众多的统计函数中,有一种函数集合了上述常用的统计函数,它就是SUBTOTAL函数,该函数是功能强大的分类汇总统计函数。

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01

SUBTOTAL函数

SUBTOTAL函数的语法格式为SUBTOTAL(function_num,ref1, ref2, ...)。其中function_num是1~11或101~111的数字,每个数字对应不同的函数功能,如下图所示,参数ref1,ref2, …则为要对其进行分类汇总计算的第1至29个命名区域或引用(必须是对单元格区域的引用)。

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02

SUBTOTAL函数实例应用

1、实例描述

作为一个数据分析师,平时的主要工作就是查看报表、分析数据(非技术方向的是这样)。但是我们在分析报表数据的时候,会因为一些简单的统计操作感到困惑,如在筛选某些符合条件的数据记录时,总是不能直观地统计出筛选后的记录数量,这样就会很麻烦。如我需要对下图所示的客户情况进行筛选。

2、实例分析

在此之前,我比较困惑的是不能在筛选数据的同时进行统计,其实SUBTOTAL函数就能满足上面的需求。

3、操作分析

从上面的需求目的出发,我们可以在报表中添加两列辅助列,用来计算原表中需要统计的行数,新增的两列数据不会改变统计的结果。

第1步:新增两列。在A列前分别插入“序号”和“辅助列”,然后选取工作表的所有数据单元格,切换至“插入”选项卡下,在“表格”组中单击“表格”。

第2步:创建表格。弹出“创建表”对话框,确定即可。如下图所示。这里之所以要为原数据区域插入表格,是为了后面输入公式后能自动计算。

第3步:查看表格样式。此时可见对所选区域应用的表格样式,当鼠标停留在数据区域滚动时,表头的内容会一直显示在表上方,这比使用冻结窗格功能更方便。

第4步:在“辅助列”中输入公式。在B2单元格输入公式“=0”,然后按【enter】键,则辅助列的B3:B51单元格区域将统一填充该公式,且都显示为“”,如下图所示。

第5步:在“序号”列中输入公式。在A2单元格中输入公式“=SUBTOTAL(2,B$1:B2)”,然后按【enter】键显示结果,则A3:A51单元格区域也自动填充了该公式,且单元格中显示连续的数字,如下图所示。

第6步:删除无效的数据记录。手动删除序号为“13”和“47”的“死亡客户”记录,这些对企业已经没有价值,且为避免后期的数据统计过程中影响真实结果,因此需要删除。删除后,A列中的序号自动变化。

第7步:筛选“冰柜”列中合格的记录。在“数据”下启用筛选功能,筛选“冰柜”列中的“合格”记录,筛选结果如下图所示。由此结果可发现,筛选后的记录中,表格本身的行号不再连续,就不能通过行号来辨别记录数了,而所有的序号仍然是连续的,通过A列最后一条记录的序号就可以直接看出符号筛选条件的记录数。

PS.插入行:如果在上面的表格中插入新的记录,则A列的序号也会自动更改。

隐藏行:如果需要隐藏上面中的某些行,而保持序号仍是连续变化的,则将公式中的function参数的数字“2”改为“102”,这样就能对隐藏的行进行自动统计。

决策分析:这里使用了SUBTOTAL函数有效地解决了我们的问题,通过观察筛选结果可知,冰柜合格的客户数据记录是44条,合格率高于90%,这说明之前对冰柜的要求很多客户都做到了,至于没有做到的,就需要看实际情况来考虑以后的合作了。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20191205A03MAT00?refer=cp_1026
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