数据统计第一步：分类汇总

在Excel众多的统计函数中，有一种函数集合了上述常用的统计函数，它就是SUBTOTAL函数，该函数是功能强大的分类汇总统计函数。

PART

01

SUBTOTAL函数

SUBTOTAL函数的语法格式为SUBTOTAL(function_num,ref1, ref2, ...)。其中function_num是1~11或101~111的数字，每个数字对应不同的函数功能，如下图所示，参数ref1,ref2, …则为要对其进行分类汇总计算的第1至29个命名区域或引用（必须是对单元格区域的引用）。

PART

02

SUBTOTAL函数实例应用

1、实例描述

作为一个数据分析师，平时的主要工作就是查看报表、分析数据（非技术方向的是这样）。但是我们在分析报表数据的时候，会因为一些简单的统计操作感到困惑，如在筛选某些符合条件的数据记录时，总是不能直观地统计出筛选后的记录数量，这样就会很麻烦。如我需要对下图所示的客户情况进行筛选。

2、实例分析

在此之前，我比较困惑的是不能在筛选数据的同时进行统计，其实SUBTOTAL函数就能满足上面的需求。

3、操作分析

从上面的需求目的出发，我们可以在报表中添加两列辅助列，用来计算原表中需要统计的行数，新增的两列数据不会改变统计的结果。

第1步：新增两列。在A列前分别插入“序号”和“辅助列”，然后选取工作表的所有数据单元格，切换至“插入”选项卡下，在“表格”组中单击“表格”。

第2步：创建表格。弹出“创建表”对话框，确定即可。如下图所示。这里之所以要为原数据区域插入表格，是为了后面输入公式后能自动计算。

第3步：查看表格样式。此时可见对所选区域应用的表格样式，当鼠标停留在数据区域滚动时，表头的内容会一直显示在表上方，这比使用冻结窗格功能更方便。

第4步：在“辅助列”中输入公式。在B2单元格输入公式“=0”，然后按【enter】键，则辅助列的B3:B51单元格区域将统一填充该公式，且都显示为“”，如下图所示。

第5步：在“序号”列中输入公式。在A2单元格中输入公式“=SUBTOTAL(2,B$1：B2)”，然后按【enter】键显示结果，则A3:A51单元格区域也自动填充了该公式，且单元格中显示连续的数字，如下图所示。

第6步：删除无效的数据记录。手动删除序号为“13”和“47”的“死亡客户”记录，这些对企业已经没有价值，且为避免后期的数据统计过程中影响真实结果，因此需要删除。删除后，A列中的序号自动变化。

第7步：筛选“冰柜”列中合格的记录。在“数据”下启用筛选功能，筛选“冰柜”列中的“合格”记录，筛选结果如下图所示。由此结果可发现，筛选后的记录中，表格本身的行号不再连续，就不能通过行号来辨别记录数了，而所有的序号仍然是连续的，通过A列最后一条记录的序号就可以直接看出符号筛选条件的记录数。

PS.插入行：如果在上面的表格中插入新的记录，则A列的序号也会自动更改。

隐藏行：如果需要隐藏上面中的某些行，而保持序号仍是连续变化的，则将公式中的function参数的数字“2”改为“102”，这样就能对隐藏的行进行自动统计。

决策分析：这里使用了SUBTOTAL函数有效地解决了我们的问题，通过观察筛选结果可知，冰柜合格的客户数据记录是44条，合格率高于90%，这说明之前对冰柜的要求很多客户都做到了，至于没有做到的，就需要看实际情况来考虑以后的合作了。