工作场所“转型计”

全新的工作空间设计和策略，可以提高员工工作效率和满意度。

截至 2018 年 12 月，我们已将 90% 的全球物业转化为思科互联工作场所。

70% 的新员工表示，思科互联工作场所影响了他们加入思科的决定。

从 2012 年到 2017 年，我们的全球物业成本降低了 26%，而员工人数增加了 7%。

挑战

要了解人类的工作方式，那就来看看他们的工作空间。上世纪 60 年代，经理们都关着门在办公室里工作，而他们的秘书负责站岗。就像美国电视剧《广告狂人》里展现的一样。90 年代的格子间让办公空间变得更民主化，但却意外造成人与人之间的隔离。有时候，同事就坐在隔壁格子间里，却会通过发邮件来沟通。

2011 年，我们决定重新设计我们的工作空间，从而匹配新的工作方式。许多思科办公楼都是在 90 年代建造的。后来，我们的员工变得越来越分散：50% 的员工都要与其他时区的人协作。

重新设计工作场所也给我们提供了一个机会来整合我们的物业资产。我们于 2011 年启动这个工作空间重新设计项目，当时 70% 以上的员工每周至少有一天在家工作，而且有 25000 多名员工每周有三天在家工作。这意味着在任一日期，只有 50% 的办公空间得到利用，我们在为 1250 万平方英尺未使用的空间支付费用。

思科全球工作空间创新团队高级总监Alan McGinty 表示：

“

如今我们对于封闭办公和格子间的需求在减少。最好是能提供不同类型的空间，以支持不同的工作方式。

”

解决方案

2012 年，我们开始向思科互联工作场所转型。其中三大要素包括基于活动的工作空间、技术以及基于员工与经理之间的约定的灵活工作场所策略。截至 2018 年底，我们 90% 的办公楼都已转型为互联工作场所。

基于活动的工作空间

为了确定我们所需的空间类型以及各类空间的数量，我们的工作场所资源 (WPR) 团队调查了不同的工作方式。“我们的策略就是，我们设计出的协作空间不但要支持人们目前的工作方式，而且还要能适应未来的工作方式。”WPR 副总裁 David Wagner 说。为此，他的团队确定了五种角色：

高移动性人员：销售人员、客户经理、系统工程师

园区移动性人员：业务拓展经理、高管、WPR、制造和物流

远程协作者：分析师、客户服务和支持、部分支持工程师、HR、法务、营销、培训、项目经理和产品经理

社区协作者：工程师、财务人员、各种经理

工作站固定人员：行政人员、软件和网络工程师、部分 IT 和支持工程师、非工程类技术人员（IT、技术文档工程师等）

在研究了各种角色的工作方式后，该团队设计出了多种类型的空间用于精力集中工作、协作、学习和社交。每个空间都拥有标准构件，包括各种风格的办公桌、会议室（小型团队协作会议室、各种大小的会议室、音频隐私保护会议室）和社交空间。

我们将这些构件组合到一起，为销售、营销、客户服务和工程师等打造各种“社区”。社区根据工作职责差异而不尽相同，例如工程社区趋向于拥有许多标准办公桌，而销售社区拥有更多的小型团队协作会议室。经常沟通的社区（例如销售和营销）被安排在相邻的空间。

安静的会议室和音频隐私保护会议室（用于个人单独参加会议或小型团队会议）

随时随地进入空间中参与协作

我们将相应技术集成到工作场所中，让员工可以自由选择工作方式和场所。

“您不能将该技术与工作场所本身分离，将技术与工作空间相结合，可以实现卓越的体验。”

——罗卓克（思科 CEO）

对于互联工作场所中的一些技术，思科 IT 是第零位客户，也就是说，我们在客户采用这些技术之前，就已经将其应用到自己的企业中，从而可以衡量不同使用案例的价值，并开发最佳实践来进行分享。

无线网络全面覆盖

利用高质量的 Wi-Fi 全面覆盖，我们可以轻松访问当前所需的任何数据，在休闲区观看思科 TV 直播，向另一时区的团队成员发起视频呼叫，或在小型团队协作会议室共享文档。

我们的设备会根据我们的角色和设备策略，自动连接到正确的网络（访客、生产或工程网络）。由于在思科互联工作场所无需添加有线网络和连接器，因此可以节省成本。此外，还无需寻找有线端口，因此有助于我们来到新空间后直接投入工作。

协作应用

我们提供各种应用，以便在工作场所内外与合作伙伴、客户和同事展开协作。我们的口号是“应用服务于用户，设备服务于空间”。Webex Teams 应用越来越受分布式团队喜爱，因为它可以非常简单快速地启动会议、共享文件、使用白板以及查看文本对话。

“我一天的结束可能是别人一天的开始。”McGinty 说，“利用 Webex Teams 空间，另一个时区的人可以看到他们睡觉时发生的每一件事，并且从其他人中断的地方继续接手工作。”

协作终端

员工可以使用向 IT 部门登记的任何个人设备，包括笔记本电脑和移动设备。为了决定在不同类型的空间中提供哪些终端，我们注意观察了员工使用空间的方式。在员工短时间逗留的机动区，我们提供 IP 电话。

在音频隐私保护会议室，我们提供 IP 电话或思科 Webex DX80。在面谈会议室中，员工经常希望通过笔记本电脑共享内容，因此我们提供显示器和思科 Webex Share（一个手掌大小的适配器，可插入显示器的 HDMI 接口）。

在用于远程会议的空间内，我们提供视频系统或白板，或同时提供这两种设备。

在高级副总裁兼首席人才官Francine Katsoudas 看来：

“

我们的员工遍布全球，因此利用这类技术来开展协作、共享和加强团队建设（通常通过视频）是我们的生活方式，也是我们首选的工作方式。

”

小型团队协作会议室内的 Webex Board

智能楼宇技术

在我们的新办公楼（包括班加罗尔、新加坡和多伦多）内，智能楼宇技术让环境变得舒适，而且还能提高办公楼的可持续性。

例如，当我们选择工作空间时，我们可以调整照明和室温设置，以满足个人舒适度要求。当我们预订会议室时， 会议室可以根据与会者数量自动调节室温和照明。与会者可以在移动设备上对室温进行投票选择。联网照明设备通过低压以太网电缆供电，并且配备智能传感器，可监控室温、照明及空间使用情况。

设置可以根据传感器读数持续调整，从而做到主动设置而非被动响应需求。WPR 团队甚至可以监控并管理每一台单独的照明设备，因为每台设备都有自己的 IP 地址。

工作场所分析

我们利用分析功能了解员工使用工作空间和技术以及相互交流的情况。例如，为了发现员工在工作空间内的移动情况，我们可以使用思科 Workplace Analytics （思科互联移动体验 [CMX] 的组成部分）监控其无线设备的位置。

“我们正在寻求最佳平衡，在使空间容纳最大人数的同时，确保不造成拥挤或嘈杂（以免影响员工的最佳工作表现）。”我们使用 Workplace Analytics 来跟踪使用率与座位容量、未充分利用的空间与拥挤空间、各类角色和工作组的空间需求，以及不同工作组共享空间的可能性。

灵活的工作场所策略

关于员工的办公地点，我们拥有灵活的策略。例如，某客户经理只有 20% 的时间是待在办公室里，我们就不需要为其分配办公桌。在这种情况下，共享空间更适用。让经理和员工自由决定办公地点，这样可以提高空间利用率，而且员工也喜欢在工作时能够四处自由移动。

结果

截至 2018 年 12 月，我们已将 90% 的全球物业转化为思科互联工作场所。我们正在衡量该举措在提高员工敬业度和工作效率、环境可持续性以及物业成本方面的价值。

员工更加敬业，工作效率更高

员工敬业度提高了 19%，工作场所工作效率提高了 14%。原因之一是，转型后的办公楼内的员工表示，他们可以更轻松地完成任务：相较于处于传统办公楼内，客户费力度 (CES) 降低了 6%。

“在世界任何地方，无论我踏入哪间办公室，我都能预期到会是什么情景。”经常出差的思科业务拓展经理 Mark Miller 表示，“一致的外观和感觉，同样的技术，这就意味着我可以立即着手开始工作。” 我们预计，每年通过提高工作效率，可以创造出 8.11 亿美元的价值。

提升招募和留住顶尖人才的优势

70% 的新员工表示，思科互联工作场所影响了他们加入思科的决定。与 2016 年相比，目前员工基于工作空间而向别人推荐思科的可能性提高了 12%。

员工反馈获得更高的幸福指数

根据员工自己的报告，从 2010 年至 2018 年，他们对工作与非工作之间的平衡的满意度提高到了 73%，创下历史新高。同一时期，与传统办公空间内的员工相比，互联办公场所内的员工提交的“高度不适应”相关报告减少了 10%。

原因包括工作空间选择和移动性的改善、符合人体工程学的桌椅、可调家具和显示器，以及站坐两用式办公桌等。我们估计，每年通过减少工作时间的浪费，相当于节省了 4300 万美元。

工作空间具有更高的环境可持续性

与传统办公楼内的员工相比，互联工作场所内的员工平均每周通勤时间要少 1/3。减少的差旅相当于每年减少二氧化碳排放 59000 吨 (tCO2e)。自 2011 年以来，我们已经减少二氧化碳排放 553000 吨 (tCO2e)，相当于少燃烧 27650 加仑汽油。

从 2012 年到 2017 年，我们的全球物业成本降低了 26%，而员工人数增加了 7%。要点总结：

我们关闭了 241 座办公楼。仅在圣荷西，我们通过合并将办公楼从 60 座减少到了 39 座。

通过出售这些办公楼，我们获得了 2.94 亿美元的收益。

办公楼运营成本每年降低 1.96 亿美元。

后续行动

我们正在继续研究数据（包括调查和传感数据），从而让我们的员工工作起来更愉悦、更高效、更敬业。“互联工作场所是思科技术和产品的现实实验室。”McGinty 说，“我们致力于担任第零位客户：如果出现新技术，我们将率先开展试点，从而可以与客户分享经验，帮助他们更快地获取更多价值。”