项目团队的例会效率太低，怎么办？

【PMP落地指南】09|主播：夏夏

项目经理在做项目管理的时候，会遇到各种各样的困难，比如下面这个，就非常典型：

身为项目经理的你，为了提升工作效率，带领项目团队每天开站会，每周开例会，今天就是开每周例会的日子。

但是在会议上，大家根本不按议程讨论事情，东一句西一句，意见很难统一，需求得不到确认，进度得不到落实，你还要小心处理团队成员之间的利益冲突、人际关系等等问题……哎，想想就够头疼了！

这也不单单是项目经理的痛点。

很多人作为项目团队的一员，也非常不喜欢开会，大家对开会的印象往往是浪费时间、没有效果，没有产生相应的行动。

其实，项目团队的开会效率可以说是项目管理效率最直接的体现。一个项目团队是否是高效能团队，看看他们如何开例会，就一目了然了。

高效能团队的优势非常明显。从公司的角度来看，高效能团队能让增高投入产出比，公司的效益也会越来越好，项目做得越好越快，企业口碑就越好，客户粘性也就越高。

从团队成员的角度来看呢，如果工作执行得效率高，看到成效或者问题反应的速度越快，团队的士气就会更容易保持。所以我们说，高效的项目团队往往不仅工作效率高，团队氛围也往往更融洽。

既然高效能团队的好处这么多，那如何让自己的项目团队也变成高效能团队呢？

今天，我们就从项目例会的角度，来讲讲如何提升项目团队的工作效率。

想要提高开会效率，其实非常简单，只要你做到下面四点：

（1）明确会议目的和期望结果

（2）提前发送会议通知和资料

（3）指定主持人，制定会议规则

（4）会议之后要产生相应的记录

下面我们来分别讲讲这几招。

1、明确会议的目的和期望结果

如果项目组例会缺乏完整的会议目的和议程，就很容易导致项目组成员职责不清，项目经理对会议缺乏控制，进而效率低下，效果不佳。

所以，我们明确会议目的就可以让所有人的注意力集中在解决一件事情上。

比如本次会议是集体讨论一些想法？还是互通消息？或者解决一个面临的问题？明确会议的期望，是指会议想要达到信息同步还是要生成一个明确的解决方案。

例会想要有效果，首先要明确目的和期望的结果。

有时候在分析了目的之后，你就会知道这个例会可能是可开可不开的，比如一些只是需要大家知悉的事情，发一下会议资料就等于是开例会了。

此外，如果项目组进展顺利，或者没有遇到什么困难和问题，例会应该也可以酌情取消，或者是以邮件的形式或者组长做简短汇报的方式进行就可以了。

而且，项目中也不是每个会议都需要全体人员参加的。

项目经理可以采用“广泛征求意见，少数人讨论，核心人员决策”的原则，根据会议议题去确定参会人员的范围，没必要每次会议都要全体参加，更没必要全体都要发言。

2、提前发送会议通知和资料

建议项目经理在会前发布会议通知，在通知里写清楚本次会议的目的、时间、地点、参会人员、会议议程和议题。

另外，在会议中要用到的资料也可以提前发到参会人员手中。

这样可以让他们提前做好准备，尤其是那些需要背景资料支持的会议，如果资料提前到位，会上就可以直接讨论，我们就能用最短的时间进入主题，大大节约会议时间。

3、指定主持人，制定会议规则

为会议指定主持人，同时制定相应的会议规则，可以有效控制会议节奏、提升会议效率。

不要小看主持人，当一个会议有人主持，会让大家更有仪式感、秩序感、约束感。你可以回想一下，以前上学上课的时候，是不是只要老师不点名，有些同学就不会举手回答问题？在项目例会上也会有这样类似的情况，所以主持人就相当于会议的调节中枢。

比如项目进展不佳的时候，参加例会的气氛可能也会有些压抑，这时候我们更需要有主持人来调节气氛，帮助建立沟通；

再比如项目团队成员里有人性格开朗，非常活跃，开例会的时候滔滔不绝，这时候我们也需要有主持人来控制会议节奏。

4、产生相应的记录

最后，我们还要做好会议的相应记录，比如会后总结、提炼结论、会议纪要等等，都是做好会议的后勤保障。

只有形成相应的文档，才能把会议上沟通形成的决议等等结果记录在案，并安排后续跟进，落实这些沟通成果。

这里我们也建议，对于会议产生的记录，最朴素的文字要点记录是比PPT、录音、视频都要更好的。

现在是移动互联网时代啦，异地项目团队也越来越多，很多团队都在实行线上会议的办公方式，这时候我们可能会粗心大意，认为有视频和每个人的PPT文件，就是产生会议记录了，其实并不是的。

我们开会是为了更加高效地做项目，所以就不要在会议之后，还要让大家去通过低效的方式回顾决议。

以上就是提高团队例会效率的4个小妙招，怎么样？是不是很简单呢？这些办法说起来容易，但要坚持实行下去，还是有一定难度的，不过只要能提高开会的效率，进而提高项目团队的工作效率，就都值得啦。

总之，项目经理在组织团队开例会之前，先自查这几个问题：

1、你们的例会真的有必要开吗？

2、例会的通知落实到位了吗？

3、会议如何产生相应的记录？这些问题都回答如流，你们的例会一定会很成功！

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监制：Milk

视觉：little Phoenix