发出去的邮件，泼出去的水

正文

腾讯内部，流传着这样一句经典的话：

“腾讯的产品迭代，就是被马化腾的邮件推着走的过程”

现在沟通方式如此丰富，微信更是深入人心，为何在腾讯内部，推动工作反而选择古老的电子邮件呢？

一、电子邮件是全球通用的语言

全世界的职场人，社交媒体可能不同，但每个人都会有自己的邮箱。

二、邮件是为了让沟通更正式

微信与之相比，就是T恤和正装的区别。

三、邮件同时可以存证备查

对于重要的文档、合同协议，款项确认，都必须使用电子邮件——说不定哪天撕逼也好办。

四、邮件方便群发，能够显著提高效率

你很难想象用微信把重要信息群发全公司，这未免有点儿戏了。

五、邮件还能方便接收者考虑下一步的动作

收到邮件后是马上处理？或是归档？还是设置为待办？对方都能第一时间作出判断，采取行动。

了解了邮件这么多好处，我们作为收件人时，要注意什么呢？

——减少查收次数，形成稳定频率

如果采用邮件发送信息，基本上可以确定事情不是最紧急的。

鉴于此，我们可以关掉那个随时提醒新邮件的灯泡，确保不要被随时打断。

在此基础上，我们可以形成定期查收邮件的习惯，集中地进行处理。

当我们的身份变成发件人时，应该如何写好一封高质量的邮件呢？

一、主题

1、首先，我们要开门见山，旗帜鲜明地写明关键信息：这样做的目的，是让收件人不要归类为垃圾邮件并且右键删除。

2、如果连主题都没有，那就干脆别写邮件了，浪费键盘和时间，典型的减分动作。

3、主题尽量具体，避免笼统性描述。

比如给别人邮件发简历，邮件主题可以是“211计算机专业李腾飞应聘电商运营-139010XXXXX”。

同理，通知类邮件也一样，避免出现“会议通知”这种不走心、简单粗暴的邮件主题。

简单的会议，尽量让大家从标题就看懂：“会议通知—3月24日9:00公司周会，zoom号5201314密码520520”。

二、正文

正文的核心要求是说人话、讲清楚——原则是化繁为简，一句话能说清楚，绝不用两句话。

1、“战地记者”原则

把自己假想成一名战地记者，在枪林弹雨中要报道当前战况，每说一句话的同时都有可能吃枪子儿，这时候，生活中的废话、套话、官话、空话一概省略，直切主题最为恰当。

我们首先要保证对方第一眼就能看到电邮的目的，第一时间了解事情的起因经过以及可能的结果，这种情况下如果繁文缛节，各种“尊敬的领导”进行寒暄修辞，反而可能导致对方遗漏重要信息。

2、总分总框架

进入内容阶段，总分总的原理适用于各领域，邮件或者文章都可适用。具体的要点就是：结论先行，中心明确，分层叙事，逐层铺开。

3、用户思维，详略得当

对于内容，记得分析收件人对于我们观点和结论的理解程度，如果是不言而喻的事，就可以点到为止，直接进入下一个环节。如果对方可能不甚理解，那就继续停留在这个中心点，继续展开描述。

4、善用附件

对于内容较多，且需要大量佐证和数据参考的，建议另加附件。

提醒：附件名字的重要性和邮件主题一样。

千万不要出现「新建文本文档」「新建 Word 」「新建表格」等名字，附件的命名。稳妥起见，我们可以按照“前缀+名字+版本”的格式来描述。

1）前缀：可以按序号进行，附件1、附件2……

2）名字：一样突出关键词，简明扼要写清楚。

3）后缀：交代好写版本，比如「自己的名字」+「最后修改日期」+「V2.0版」。

补充，对于周报/月报类邮件，能够贴在正文里的附件，尤其是表格和图片，尽量用截图附上。这样做，是避免收件人进行繁琐的操作和点击，浪费流量不说，还增加阅读等待时间。

此外，再加餐补充一些细节:

1、签名档

对于职场员工，建议都使用签名档。

很多公司都有默认格式，照搬就是。如果没有的，建议自己做一个签名单，这就是你的正式名片。

标准格式是“姓名+职务+SLOGAN（标签或倡导的理念）+联系信息”。

如果要加入头像，一定要是真人头像——平时彰显自己“云淡风轻”、“宠辱不惊”的微信头像，建议先打住。

2、邮箱昵称

这是个细节问题，但要处理好。

QQ 邮箱的用户应该有体会：如果你没有专门设置过发送人昵称，你会发现最终发件人赫然写上了你的 QQ 昵称——如果你给老板的邮件发送人是“爱在深秋2018”，结果你懂的。

职场中的同学们，尤其要注意这个细节，及时修改好邮箱的昵称，以符合当前的身份和场景需要——哪怕你不是 QQ 邮箱。

此外，建议不要纯英文，否则别人看半天也不知道是谁，建议用真名，或者是大都数人知晓的花名。

3、关于抄送

发送和抄送需要弄清。哪些人是发送，哪些人是抄送，一定不能弄错，否则很尴尬，尤其是在一些层级划分明显的大公司。

此外，发送和抄送的人员排序也有讲究，简单说就是：

“从大到小，先客后主”

4、发送前反复确认

对于职场新人，涉及对外的正式邮件，最稳妥的方法，就是写好后，和领导逐一确认，确保无问题后再发。

检查！检查！检查！

重要的事情说三遍：你的邮件就是你的输出，是你的名片，是泼出去的水——不仅代表着你的能力水平，还反映了你个人的教养以及你老板的领导水平，此乃大事，不可不察也！