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使用Project做项目管理进度规划的七个误区

误区四:什么是基线?是干啥用的?

——你的计划做不做快照?那么你是如何衡量进度的?

这里谈到的一个问题就是我们还不习惯跟踪甘特图,从而也不知道要去记录项目的初始值 。这么说吧,如果在项目进行了一个月后,因为有事件发生,您的项目进度与之前的计划发生了不小的改变,您是如何表达这些信息的呢?

别告诉我您曾把原始的甘特图保存了一个备份,然后现在拿出来与新图对照!这想法已经算是幸运而且聪明的了。

不过Project有更聪明的方法,就是在项目开始时为您保存基线,以便您在需要时拿来与现时的进度作对照,而且是在同一张甘特图中。

我们做项目管理就是需要对进度进行对照以衡量差异。基线可以把项目开始前的日程安排状况保存下来,就象是对项目的开始情况做了一个“快照”。

请看下图,它在项目开工前对项目保存了一个基线,项目开工后,有因计划外事件被延迟的任务,也有开工后计划外新加的任务,由于有了开工前保存的基线,我们可以了解到项目被各类事件所影响的程度。如果这个计划外新增项不是任务而是事件,那么只要实时联网共享这份甘特图,项目所有的相关方也就能立即明白是什么原因造成了项目的延迟,这可以避免很多无谓的争吵与扯皮,大大提高生产效率!

而且由于Project的动态计算功能,如果您事先已经把项目的各类资源信息全部分配给了任务,并保存了基线。那么,在任务情况发生变化时,所有的资源使用情况的变化也立时得到更新:

1.工人的工作安排计划可以自动调整,我们的人可以即时与包工队协商增减工资;

2.材料采购计划也得到更新,我们的采购经理不必再盲目签约以承担更多的财务风险;

3.在各时间节点的应交付内容也会实时更新,业主、监理或者顾问公司也不必盲目地催命——问题都摆出来了,该找谁找谁去!

4.现金流量表也实时得到更新,公司上层以及业主方也能实时了解项目的现金流情况,以便更自如地调配资金的使用和及时支付;

5.中期付款的核算也更方便了,竣工结算更是依据满满!

我认为,如果公司内部通用这套甘特图,项目经理的日报、月报都可以简略得多,但是信息量却只多不少!

Project可以为我们保存十几条基线和十多条中期进度线,这足够我们执行整个任务使用了。我们不但可以在项目开工时保存基线,还可以在项目的重大情况发生时、或重大时间节点上保存基线,以备日后对照参考。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20200421A08F0500?refer=cp_1026
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