Excel图表如何自动更新显示新添加的数据？

用自定义名称，结合OFFSET函数和COUNTA函数实现图表自动更新。

每个Excel技巧后面都有一个故事，大家好，我是致力于分享职场实战Excel技巧的Martin。

在我上家公司时，我负责的是质量部门，当时有几个图表是需要不断新增数据的。一个是过期产品性能测试的，一个是材料关键尺寸的追踪。 刚开始，由于没有数据，整个图表一大片空白。尝试只选中一部分数据，虽然图表更为美观了，但是在选中部分数据之后增加的数据又显示不了，需要手动重新选择数据进行更新。这个效率也不高，但是当时没有深入研究Excel，还是用大片空白的图表来进行记录分析。

现在又有类似的表格需要做，作为职场Excel熟练使用者，应该不能再用以前的方法了。经过各种信息查阅学习和测试，终于发现了可以让图表自动更新显示新添加的数据的方法了。答案便是使用自定义名称。自定义名称能很好地动态引用数据表中数据区域。在图表中，自定义名称和OFFSET函数及COUNTA函数一起便实现了对数据区域的“自动响应扩展”式引用。

下图左边是常规的图表，右边是用了自定义名称的图表。

常规图表 VS 自定义名称图表

具体如何从常规图表过渡到自定义名称图表呢？请参看下列步骤。

1. 制作基础图表。

将鼠标置于数据表格中，点击【插入】选项卡的【图表】组中【带数据标记的折线图】图表类型。创建一个如图所示的基础图表。

基础图表

2. 简单格式化各图表项。

根据前面创建的简单图表，可以进行各图表元素的简单加工。例如：增加表格背景，比如尺寸对应的是该零件，那就把零件作为背景插入图表。

还可以将图标标题更换，去掉网格线等等；通过“设置数据系列格式”可以对线型及数据标记进行设置。设置结果如图：

简单格式化后的图表

3. 完成自定义名称的定义及数据系列对其的引用。

首先完成自定义名称的定义。在本例中可以用三个自定义名称（“日期”、“尺寸1”、“尺寸2”）完成对源数据的动态引用。

点击【公式】选项卡的【定义的名称】组中的【定义名称】。

“新建名称”对话框

自定义名称和对应的公式（引用位置）如下：

自定义名称及其对应的公式

日期：=OFFSET(Sheet34!$A$1,1,0,COUNTA(Sheet34!$B:$B),1)

尺寸1：=OFFSET(Sheet34!$B$1,1,0,COUNTA(Sheet34!$B:$B),1)

尺寸2：=OFFSET(Sheet34!$C$1,1,0,COUNTA(Sheet34!$B:$B),1)

注意公式中的Excel页Sheet34需要根据实际表格做下改动。

然后需要使用自定义名称作为系列的数据源。将“尺寸1”系列的值由“=Sheet34!$B$2:$B$32”改为右图的“=Sheet34!尺寸1”。

使用名称

完成如上三步系列源数据的自定义名称引用，大家应该就基本了解了自定义名称的用法了。

最终效果如图。

系列源数据自定义名称引用

如果添加数据，图表会自动进行调整更新，这样就更为智能了。不仅图表美观，工作效率也提高了很多，何乐而不为呢？

添加数据后图表自动更新

相信大家了解具体步骤后对此方法就有了更进一步的理解了。职场中如果有类似需求，就可以将知识转化为实际应用了。关于OFFSET函数和COUNTA函数，如果不是很清楚，需要自己网上找资料学习下。