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操作技巧-Excel中神奇的快捷键F4

Office中有个神奇的快捷键F4,其功能是重复上一操作步骤。Excel中F4除此功能之外,还有一个功能就是自动切换单元格地址引用方式,而不需手工添加或删除$。由此开来,用好F4无疑可以大大简化操作,提升办公效率。

如开篇所讲,Excel中F4有如下两大神奇功能:

自动切换单元格地址引用方式,而不需手工添加或删除$

重复上一操作步骤

一、自动切换单元格地址引用方式

首先,介绍一下单元格地址引用方式:

在Excel中公式和函数的使用难免涉及复制,在复制过程中要保证单元格引用不出错,就不得不掌握【单元格地址引用方式】这个知识点。

在单元格引用中的$,为方便理解,我们可以把“$”理解为一把锁

如字母前加$代表锁定列,当公式移动或复制时引用的列不会变;

如数字前加$代表锁定行,当公式移动或复制时引用的行不会变;

如字母和数字前都加了$,代表行和列同时锁定,当公式移动或复制时引用的行和列都不会变。

根据组合,Excel中单元格地址引用方式包括三种:

绝对引用:字母和数字前都加$,将行和列引用都锁上,其目的就是:在移动或复制公式时保持引用地址不发生变化;

相对引用:字母和数字前都不加$,即行和列均不加锁,在移动或复制公式时引用的行和列均会变化;

混合引用:行和列只锁定一个,要么绝对行和相对列(譬如A$6),要么相对行和绝对列(譬如$A6),在移动或复制公式时,绝对引用地址保持不变,相对引用地址会相对发生变化;

那么,什么时候该用哪种引用方式呢?判断标准只有一个,就是在移动或复制公式时符合自己的计算要求,不会出错。

自动切换单元格地址引用方式的方法:

本文主角“F4,可以实现相对引用、绝对引用和混合引用之间的快速切换,方法就是:在公式编辑区选中要切换的单元格或单元格区域引用地址,然后按F4,每按一次引用方式都会变化一次,直至切换结果符合自己的要求。

二、重复上一操作步骤

重复性操作,如果采用手工方式无疑繁琐且效率极低。利用好F4【重复上一步操作】功能,可以大大提高工作效率。接下来通过介绍几种使用场景,方便大家理解后举一反三、活学活用。

快速设置单元格格式

当需要进行大批量单元格格式设置时可以用这个方法。首先,手工设置好某个单元格格式,然后利用Ctrl或Shift键批量选中要设置格式的单元格或单元格区域,按F4即可完成选中单元格的格式设置,可继续选中和按F4重复,直至完成所有。

PS:设置单元格格式包括:填充背景颜色、字体大小颜色、显示格式等等

快速插入/删除行

当需要进行多次插入操作时可以用这个方法。首先,手工在表中插入1行,然后选取要插入行的位置,按F4就可以自动插入行,如此重复多次即可。

快速合并单元格

当需要合并大量单元格并设置格式时可以使用这个方法。首先,手工操作合并一次单元格,依次选取需要合并的单元格区域,每按一次F4完成一次合并设置,直至完成所有。

快速插入/删除工作表

当需要插入大量工作表时,你可以使用这个方法。首先,手工插入一个工作表(工作表标签右键菜单 -> 插入 -> 工作表),然后每按一次F4,就会插入一个新工作表,直至完成所有。

批量删除工作表方法同上。

其他快速操作

还有很多使用场景,不一一赘述。

需要特别说明的是,在excel中,并不是所有操作F4都能重复,所以大家可以自已测试总结,形成自己的快速、高效操作方法和习惯。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20200426A005GH00?refer=cp_1026
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