使用流程优化解决商业问题

流程优化(BPI)是一门学科,利用BPI知识能够帮助企业提高业务流程的效率和准确性。BPI一般通过流程自动化来避免流程中断等现象,从而实现企业的商业目标。

如何识别哪些流程需要优化?

理解BPI很好的一个途径就是观察真实世界中的例子。

例如南非的一家巨头通讯公司,他们的客户数据库管理做的不是很好。公司所有的客户信息以数字化形式存储起来,一旦他们的市场人员带来大量新用户涌入的时候,他们就会面临很多问题。下面是这家巨头会面临的一些具体问题

平台分散

他们使用了很多不同的平台,其中一些平台会用一些独有的平台去记录用户的数据。去访问所有平台上的所有数据耗时且费力。

运行时间过长

当需要提供一些额外信息的时候,他们的数据库管理平台的带宽和数据处理能力都非常弱,导致运行时间很长。

可扩展性问题

记录用户数据的软件有容量上的限制,这大大的阻碍了公司扩张的目标。

数据安全方面的缺失

他们的客户信息管理数据库连接在内网中,一旦被人窃取,他们的市场很可能被竞争对手所抢占。

从上面的问题中,可以看出这家公司的客户数据管理非常混乱,急需进一步的优化与提升。部门内部大多数采用邮件处理业务,人为因素的错误比例非常大。更糟糕的是,公司内部数据的分享没有做任何权限验证。

一般来讲,如果一家企业存在手动操作数据、平台过于复杂和缺乏协作等问题,那么流程优化解决方案很大程度上能够为公司带来效益。

不要让您的流程像迷宫一样BPI是一针强心剂吗?

BPI不是魔法,他不能完全扭转散乱流程带来的破坏。尽管如此,BPI却可以发现操作过程中效率地下的环节,并把它们恢复到健康的状态下。像轻流这样一个易于使用的软件,非常适合用来做流程优化。这样的工具可以随时更改优化流程,并且可以监控流程的实际运行效果。

下面是BPI如何给你的企业注入新的活力业务流程更迅捷

企业最迫切的需求之一就是提高流程处理速度。那么如何实现这一目标呢?尽量减少人工参与的步骤,加入更多的流程自动化,例如自动发送通知或提醒。把串联任务转变成并发任务,避免使用邮件处理业务等来加快流程处理速度。

上面提及到的通讯公司,可以使用一款云BPI软件来维护用户数据库,通过访问控制来控制数据访问权限。当主管想要查看用户历史记录的时候,他只需要在软件中发起请求,就可以立即看到他所需要的数据。他们可以通过筛选来缩小数据范围,也可以隐藏数据中的某些信息。BPI可以有效的消除流程中的冗余内容,大大的提高流程运转速度。

自动化的协作

BPI可以提供非常高的自动化能力,因此在那些很有前瞻性的企业中,BPI是非常出名和受欢迎的。这些企业利用BPI软件,通过一个简单的数据表单来把数据自动的收集到数据库中,而不用人为的录入分类等。大多数现代的BPI工具都能够很好的与其他平台对接,不同平台间的数据共享非常高效。

在上面的例子中,BPI工具可以作为一个核心,把不同平台的数据连接起来,整合公司的资源。

更少的错误

当你写下了手动操作的重担,采取自动化任务的时候,错误率自然也会降低。例如,邮件发送的纸质表单可能会发送给错误的人,而一个自动化系统总是能把任务分配给正确的人。并且,自动化系统可以对表单的内容进行正确性验证,从而保证收集到数据的正确性。

这些只是BPI解决方法如何使用自动化来减少人为错误的两个例子,同时,它也可以加速流程运转。它还允许表单中可以进行数据验证,从而保证收集到数据的准确性。流程从来不会超出定义好的路线,只有每个每个需要完成的点都完成之后,任务才算结束。

但为什么BPI会优于其他解决方案呢?

很多企业企图通过变革管理方式来消除流程中的障碍,但这往往只是短时间内有效,不利于长远规划,并且有可能与企业使命不相符。由于BPI是长期的、效益合理并且可以量化评估,因此它胜于管理方式的变革。

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