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PPT写了一抹多的文案,老板还不让删,还有什么方法可以拯救它?

PPT不是Word,不要将幻灯片当成Word页面放上大段的文字,这是制作PPT的大忌。

永远记住这么一个理念:放在PPT中的文字是精华,如果将所有内容都放在页面中,还需要演讲者做什么。

如果放到幻灯片页面中的内容太多,如何删减才能保证不会“误伤”重要信息,才能给观众留下深刻的印象?文字的删减要从目的出发,将文字的提取当成广告文案细细推敲,提取出内容的关键信息,留下最能说明主题的文字。

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文字太多,如何删

发布会

如果制作PPT是为了在发布会上播放演讲,那么演讲者想说的话一定要保留,不能完全输入PPT中。否则观众在看到了页面文字内容后,就会失去对演讲的兴趣。总体来说,发布会上播放的PPT信息要精简,能给观众留下悬念。文字内容可以是演讲者演讲内容的关键词提炼,也可以是问句,不断地引起观众的兴趣。

例如,一个关于人工智能产品发布会的PPT,当演讲者讲到人工智能的概念时,可以提取的关键词就是“人工智能”,但是仅在页面中放上“人工智能”4 个字又显得平淡无奇。这场发布会的目的在于引起观众对人工智能产品的兴趣,那么将信息内容与观众联系起来,同时又制造悬念,可以将文字修改为“人工智能如何改变你的生活?”,其思考过程如下图所示。

根据以上思考,这页PPT的文字精简后,效果如下图所示,此时演讲者就可以开始口述人工智能的概念了。

 教学课件

教学课件的目的是传播教学信息,因此需要将知识点条理清晰、内容齐全地列在PPT中,此时文字就等于知识点的大纲框架,提醒观众当前在讲的知识点是什么,帮助观众梳理逻辑。

课件类PPT中,知识点数量较多,但是谨遵一个原则:一页PPT只讲一个知识点,不要贪多。基于此,页面中所有的文字都应该围绕一个核心。

例如,一份讲解着装礼仪的PPT,当讲到领带打法时,如果讲解的目的是要详细介绍常用的领带打法,可以一个页面放一种打法的文字信息。文字信息只需要说明打法的名称和简要介绍。至于具体的操作方式、典故、知识延伸,应该由授课老师口述讲解,如下图所示。

 宣传推广

宣传推广的PPT,目的在于让观众对产品产生兴趣,需要用产品亮点、真实数据、观众痛点来直击观众内心。精简这类PPT的文字,可以围绕的问题核心是“观众最想知道什么”“产品能给观众带来什么”等。

如下图所示,是一段马术俱乐部的招生信息,在这段信息中,该俱乐部有多少个班是观众不太关心的信息,这类信息应该删除。事实上,在这段信息中,招生对象、费用及课时数量是最需要传达给观众的信息,也是观众最需要的信息,基于这样的数据信息观众可以考虑是否要报名。

文字精简后的PPT效果如下图所示,可以将数据类信息加粗强调显示。

工作汇报

工作汇报类PPT,其目的就是让观众快速了解工作的进展、成果。这类PPT在精简信息时,方法是“结论先行”,再根据版面的大小决定是否保留导致结论的相关因素、相关数据。换句话说,工作汇报型PPT要保留的信息是齐全的工作数据、明确的工作总结。如下图所示,左边的红色是提取出的重点信息,由这些重点信息可以提取出结论和相关因素。

用同样的方法,可以对年度工作的其他内容进行精简。完成内容删减后,发现版面有空间可以排列导致结果的因素,因此制作出的PPT页面效果如下图所示。

02

文字太多不能删,只需3步就搞定

PPT的文字太多,删减一些可以减少页面拥挤感。但是如果每个文字都是重点的,都不能删除呢?大段的文字,要保证可读性和美观性,十分考验设计者的功力。其实搞定文字很简单,只要整理清楚文字逻辑、提取出重点、进行修饰,再多文字也不是问题。

 整理文字逻辑

文字的逻辑常见的有3类,可以按照如下图所示的思路进行整理,其中按类别进行整理是最常见的一种。

具体的整理方法是,对大段的文字内容进行分段,然后增加段落间的间距,将段落内容彼此区分开来。如下图所示,这段文字是按照业绩的类别进行整理的,根据业绩的不同,可将其分为3个部分。

 提取关键词

文字内容进行逻辑整理后,就需要提取不同内容的关键词,拟定标题。需要提取的关键词通常有两类:一是标题性关键词,起到概括总结作用;二是需要强调的信息,如数字、项目名称。

如下图所示,是完成关键词提取后的结果。在此例中,既有标题关键词也有强调关键词,可根据后面的版式设计来决定强调关键词是否需要单独展示。

 修饰文字

如何将整理好的大段文字变成美观的PPT?只需要符合两个原则,一是对关键词进行强调,二是排版整齐,思路如下图所示。下面重点讲解如何强调关键词。

(1)加粗字体

针对大段的文字,即使是简单地加粗、加大关键词字体,也可以让观众快速找到重点。将标题加粗、加大,再根据段落数量设计不同的对齐方式即可。如下图所示,因为有4个段落,所以设计为左右两两对齐,即使文字很多,观众也可以快速明白这页幻灯片所表达的文字内容。

(2)添加色块

强调标题文字,还可以为文字添加色块。色块可以起到视觉聚焦的作用,同时突出主题,效果如下图所示。

(3)图标修饰

如果想丰富界面内容,且高度强调关键词,可以使用图标修饰。因为图标有很强的设计感,使用符合关键词内容的图标,可以使内容形象化。如下图所示,在只有3个段落的前提下,使用了图标 + 色块的方式单独强调关键词,并且加粗了标题,使得大段文字内容的重点信息得到较好的突出,让观众即使不阅读段落文字,也能抓住信息的核心。如果段落有4段,为了使页面不那么拥挤,可以使用左右两两对齐,为标题添加图标即可。

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  • 原文链接https://kuaibao.qq.com/s/20201027A0HVXA00?refer=cp_1026
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