做好PPT的终极大招

醉里挑灯做PPT

想做好一份PPT，操作绝不是最重要的。这就像做一道菜，食材和佐料都一样的，蒸煮炸炒的方法都一样，但有的人做出来只是能吃，有的人做出来好吃，让人无法忘怀。

同理，一样的内容，有的人做出来的PPT只是文字的堆砌，有的人做的PPT逻辑结构清楚、视觉感官很好。由于PPT本身就是一个具有视觉化功能的演示软件，是一个用于高效沟通的工具。如果PPT做不好，干扰了观众的理解，那还不如不要PPT。

▏第一种表达

▏第二种表达

如上面的两张PPT，表达的内容完全一致，很显然，第二种表达方式更舒适，容易让观众接受。虽然从排版上看，第一种表达遵从了排版的基本规律，对齐、对比这些原则也都用上了，但是还不够好，它最大的问题就在于内容没有做到可视化。这就是为什么PPT的操作我都会，也掌握了一定的排版技巧，但是依然做不好PPT的原因。

▏可视化的重要性

那么什么是可视化？可以先思考这样一个问题，为什么最早的信息传达工具是象形文字，因为象形文字是最形象最直观的纪录所看的东西。当然后面逐渐发展成为今天的各种文字。在PPT中，对信息进行可视化，让人一下子就记住，既是演讲者的需要，也是观众的需求。前者是辅助表达，后者是便于理解。

来看一个例子，我们想表达戴望舒的《雨巷》这种意境，如果用下面这页PPT感觉也还不错，但是这需要观众去想象那种诗人看到姑娘的场景，而想象的结果因人而异。

如果你在演讲或教学，你心中自有你想象的样子，观众所理解的未必和你一致。为了精确表达，不如换成下面这样的PPT。那种诗人的感觉一下子就抓住了观众的心思，把你代入到诗中去。

那么，在PPT中有哪些内容可以做可视化？可视化的载体是什么？针对这两个问题，我着重来介绍一下。在PPT中，有文字可视化和数据可视化两种。而具体到可视化的载体，那就需要根据情况来看了。

第一种：文字可视化

文字是PPT的血液，有了文字，才能更好的把每一页PPT串联起来。但是PPT不是WORD，文字必须要经过凝练，简短有力。诸如描述性的文字和意义不大的内容需要删除或者弱化。这是做可视化之前首先要考虑的问题。

如下面这个例子，我们如何才能做好一份PPT，这句话说出来没任何问题，但是放到PPT上就不合适，“我们”“才能”“一份”这些词都属于描述性词语，在PPT中应该避免使用。

文字要求精简后，有两种做可视化的关键点。

第一个就是要分析文字本身要传达内容之间的逻辑关系。文章有构段方式的说法，是指文章的段落组成之间的逻辑关系，构段是文章的基础。PPT和写文章一样，每一个观点类似于文章中的段落。比如有：总分、并列、层进、顺序、因果、承接和转折等关系。那么在PPT中做文字可视化，就是要在这些逻辑关系中找突破点。

而这些逻辑关系，是可以衍生出各种框架图和组织关系的，比如组织机构图是典型的根据文字之间的逻辑关系进行可视化展示的案例。这一点，可以多参考SMART-ART的用法。下面我将以具体案例来展示。

举例：总分关系

PPT中一般用的目录页是最常见的总分关系。常见的对文字排版就是下面这个丑样了，没有新意。

这种总分关系如何做可视化。

▏可视化，总分-内部元素并列

▏可视化，总分-内部元素循环

▏可视化，总分-内部元素递进

举例：并列关系

并列关系常见于多个同类别元素的展示。没有可视化的内容是这样子的。感受不到四个汽车品牌是处在同等地位上。

那么并列关系做成可视化，非常简单，就是让每一个元素地位一致即可，可以从元素所占页面面积、长度和位置分割等方面考虑。

▏可视化，并列关系，基于位置分割

▏可视化，并列关系，基于面积占比

举例：循环关系

循环关系，类似于总分总的关系，只是在视觉表达上体现出是首尾相接即可。没有进行内容可视化是如下状态。

▏可视化，循环关系

举例：顺序关系

文字内容是按照时间进度、先后关系展开的，可以按照节点来划分，进行视觉上的重新规划。比如介绍公司的发展历程、事情进展的不同阶段，均可以用顺序关系的逻辑来梳理。先看下没有视觉化处理的页面。

▏可视化，顺序关系

以上即为文字之间的逻辑关系可以提炼出可视化的结构框架，只是列举这样操作的可能性，可根据实际情况表达内容的视觉关系。

第二个文字可视化的方法是借用图片。一图胜千言，一张合适的图片可以说明一切。有些时候，PPT上的文字部分提炼不出逻辑关系。比如很重要的结论、中肯的陈述等，或者文字字数较少，又想表现出内容的张力，那么这些情况都需要去找一些配图，来支撑表达。

比如下面这个例子。

当把文字进行夸张处理时，文字本身也可以变为一张图片。这里用到的是文字云和文字图片填充的操作。

第二种：数据可视化

数据可视化主要是借助于图形化手段，清晰有效地传达与沟通信息。但是，这并不就意味着，数据可视化就一定因为要实现其功能用途而令人感到枯燥乏味，或者是为了看上去绚丽多彩而显得极端复杂。为了让PPT中数据表达更具高效沟通的属性，就需要对数据进行分析，用最适合的图表来展示。其中最常用的有柱状图、折线图、环形图、堆积图以及特殊图表种类。

举例：柱状图

柱状图是使用最广泛的图表。它是一个二维数据集，其中x坐标表示类别，另一个维度y在变化，主要体现在高度变化上，能够反映不同类别之间的差异。缺点:不适合表现大数据集。不能很好的反映变化趋势。

但是由于PPT拥有强大的图表编辑功能，可以对普通的柱状图进行进化改造。最典型的改法就是更换矩形条，换成和表达内容相贴合的图形元素。

举例：折线图

折线图虽然也是二维数据集，但是能够反映变化的趋势，相对于文本数据的罗列，不如转换成折线图，一目了然。

举例：环形图

环形图其实是饼图的一个优化体，是用于体现不同类别元素占总体的比例。我不建议各位在做PPT的时候使用饼图，因为饼图占的面积太大，不利于排版，且人的眼睛对面积敏感度不高。可以把饼图修改为环形图，让弧长成为数据区分的载体。

举例：雷达图

雷达图可以表现多维数据的均衡性，但是数据点不宜太多，否则识别度不高，使用有一定的局限性。下图案例为模仿手游《刺激战场》玩家表现的雷达图。可以看出这句比赛，玩家Captaingz在伤害表现上异常突出。

总结

PPT要想做到博人眼球，让人产生看下去的欲望，那么必须要做到文字可视化和数据可视化这两点。

文字可视化，需要制作者深挖文字之间的逻辑关系，进而用图形，逻辑框图来梳理文字，并做到合理排版，让视觉上更舒适。

数据可视化，则需要根据数据的特点，选择合适的图表来展现，不合适的图表只会增加干扰项，不利于观看和理解。可以多练习EXCEL图表和PPT图表来提高设计感。

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监制/郭政/ 主编/船长

编辑/船长

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